Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, việc mở rộng mạng lưới kinh doanh và thiết lập các văn phòng đại diện tại nhiều địa phương là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu phát triển kinh doanh cũng như tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp đôi khi phải tiến hành điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về các bước cần thiết trong thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
1. Các trường hợp nào cần phải điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:
Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài: Khi thương nhân nước ngoài thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở chính, cần điều chỉnh giấy phép để đảm bảo thông tin chính xác và nhất quán với các cơ quan chức năng tại Việt Nam.
Thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài có liên quan trực tiếp đến nội dung hoạt động của Chi nhánh tại Việt Nam: Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào trong nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài mà ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của chi nhánh tại Việt Nam, giấy phép cần được điều chỉnh để phản ánh sự thay đổi này.
Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện, Chi nhánh: Khi có sự thay đổi người đứng đầu, giấy phép cần được cập nhật thông tin về người đứng đầu mới để đảm bảo tính hợp pháp trong các hoạt động của văn phòng đại diện.
Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện, Chi nhánh: Nếu tên gọi của văn phòng đại diện hoặc chi nhánh được thay đổi, giấy phép cũng cần được điều chỉnh để thể hiện tên mới.
Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh: Bất kỳ sự thay đổi nào trong nội dung hoạt động của văn phòng đại diện hoặc chi nhánh cũng yêu cầu điều chỉnh giấy phép để đảm bảo sự phù hợp với thực tế hoạt động.
Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý: Khi văn phòng đại diện chuyển đến một địa chỉ mới trong cùng một tỉnh, thành phố hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý, giấy phép cần được cập nhật để phản ánh địa chỉ mới.
Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Chi nhánh: Tương tự như trên, khi chi nhánh thay đổi địa chỉ trụ sở, giấy phép cũng cần được điều chỉnh để cập nhật thông tin về địa chỉ mới.
2. Trình tự, thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trình tự và thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện như sau:
Bước 1. Nộp hồ sơ
Thương nhân nước ngoài làm thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện bằng cách nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến cơ quan cấp Giấy phép.
Bước 2. Kiểm tra và yêu cầu bổ sung hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hợp lệ.
Bước 3. Xử lý hồ sơ
Trừ trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 17 Nghị định này, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép phải điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không điều chỉnh, cơ quan cấp Giấy phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Bước 4. Lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu cần)
Nếu việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện dẫn đến tình huống thuộc khoản 5 Điều 7 hoặc khoản 5 Điều 8 Nghị định này, hoặc nếu nội dung hoạt động mới chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành, cơ quan cấp Giấy phép phải gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bộ quản lý chuyên ngành phải có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của cơ quan cấp Giấy phép.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp Giấy phép phải điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không điều chỉnh, phải có văn bản nêu rõ lý do.
3. Hồ sơ điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định hồ sơ điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể:
Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định này: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.
Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định này: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài.
Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại khoản 3 Điều 15 Nghị định này: Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh; giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi.
Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại khoản 6 và khoản 7 Điều 15 Nghị định này: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.
Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
Đối với các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 (đối với trường hợp văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh bằng tiếng nước ngoài và bản sao hộ chiếu của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh là người nước ngoài) Điều 15 Nghị định này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi tại khoản 1, khoản 2 Điều 15 Nghị định này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Câu hỏi thường gặp
Nếu hồ sơ bị thiếu hoặc sai sót thì được bổ sung mấy lần?
Điều 17 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Cần nộp mấy bộ hồ sơ điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện khi làm thủ tục?
Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định số lượng hồ sơ cần nộp là 01 bộ.
Thời hạn thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện là bao lâu?
Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi quy định tại Điều 15 Nghị định này, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nainếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN