Biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm là một tài liệu quan trọng trong quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng mua bán giữa hai bên. Trong biên bản này, các điều khoản và điều kiện của hợp đồng sẽ được thảo luận, đàm phán và thống nhất giữa các bên để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong giao dịch. Hãy cùng tìm hiểu Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm thông qua bài viết dưới đây.
1. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm là gì?
Một biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm là một văn bản ghi chép lại toàn bộ nội dung đã được thương thảo giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu. Văn bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý bằng nhau.
2. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm
Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm
3. Cách viết mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm
Bước 1: Xác định thông tin cần ghi vào biên bản
Trước khi viết biên bản, cần xác định rõ các thông tin sau:
Tên bên mời thầu, địa chỉ, số điện thoại, email.
Tên nhà thầu trúng thầu, địa chỉ, số điện thoại, email.
Nội dung đã thương thảo: giá cả, thời gian thực hiện, địa điểm thực hiện, phạm vi công việc, phương thức thanh toán, bảo hành, bảo trì.
Bước 2: Lập dàn ý cho biên bản
Dàn ý cho biên bản có thể bao gồm:
Tiêu đề: Biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm.
Thông tin bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu.
Nội dung đã thương thảo.
Kết luận của hai bên.
Bước 3: Viết nội dung biên bản
Viết nội dung cho mỗi phần của biên bản như sau:
Thông tin bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu: ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, email của cả hai bên.
Nội dung đã thương thảo: ghi chi tiết về giá cả, thời gian thực hiện, địa điểm, phạm vi công việc, phương thức thanh toán, bảo hành và bảo trì.
Kết luận: tổng hợp và xác nhận lại những điều đã thương thảo.
Các phần trên cần phải được trình bày một cách rõ ràng, chính xác và có tính logic để biên bản trở nên hoàn chỉnh.
4. Nội dung mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm gồm những gì?
Nội dung mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm thường gồm các phần sau:
Thông tin bên mời thầu:
Tên bên mời thầu: Ghi đầy đủ tên của bên mời thầu, bao gồm tên đầy đủ và tên viết tắt (nếu có).
Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính của bên mời thầu.
Số điện thoại: Ghi rõ số điện thoại liên hệ của bên mời thầu.
Email: Ghi rõ địa chỉ email liên hệ của bên mời thầu.
Thông tin nhà thầu trúng thầu:
Tên nhà thầu trúng thầu: Ghi đầy đủ tên của nhà thầu trúng thầu, bao gồm tên đầy đủ và tên viết tắt (nếu có).
Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính của nhà thầu trúng thầu.
Số điện thoại: Ghi rõ số điện thoại liên hệ của nhà thầu trúng thầu.
Email: Ghi rõ địa chỉ email liên hệ của nhà thầu trúng thầu.
Nội dung đã được thương thảo:
Giá cả: Ghi rõ giá cả của hàng hóa, dịch vụ mua sắm.
Thời gian thực hiện: Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc thực hiện hợp đồng.
Địa điểm thực hiện: Ghi rõ địa điểm thực hiện hợp đồng.
Phạm vi công việc: Ghi rõ công việc mà nhà thầu trúng thầu phải thực hiện.
Phương thức thanh toán: Ghi rõ phương thức thanh toán đã thống nhất.
Bảo hành, bảo trì: Ghi rõ điều khoản về bảo hành, bảo trì của hàng hóa, dịch vụ mua sắm.
Kết luận của hai bên:
Kết luận về việc thương thảo hợp đồng và tiến hành ký kết.
Kết luận về việc tiếp tục thương thảo nếu cần.
Biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản, và có giá trị pháp lý như nhau.
5. Quy trình nộp mẫu biên bản thương thảo hơp đồng mua sắm
Quy trình nộp mẫu biên bản thương thảo hơp đồng mua sắm
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Để nộp mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm, hồ sơ cần bao gồm:
Biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm đã được đại diện của hai bên ký kết.
Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và tài chính của nhà thầu trúng thầu.
Các tài liệu khác liên quan đến thương thảo hợp đồng (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Hồ sơ nộp biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm có thể được gửi cho bên mời thầu theo các hình thức sau:
Gửi trực tiếp tại văn phòng của bên mời thầu.
Gửi qua dịch vụ bưu điện.
Gửi qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến của bên mời thầu.
Bước 3: Xác nhận hồ sơ
Bên mời thầu có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ nộp mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, bên mời thầu sẽ xác nhận và thông báo cho nhà thầu trúng thầu.
Bước 4: Ký kết hợp đồng
Sau khi hồ sơ được xác nhận, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Hợp đồng cần được lập thành văn bản, có chữ ký của đại diện hai bên và có giá trị pháp lý như nhau.
6. Nơi nộp mẫu biên bảng thương thảo hợp đồng mua sắm ở đâu?
Giao hồ sơ trực tiếp tại trụ sở của bên mời thầu là phương pháp thuận tiện và nhanh chóng nhất. Nhà thầu trúng thầu có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại văn phòng của bên mời thầu trong giờ hành chính.
Sử dụng dịch vụ bưu điện là phương tiện nộp hồ sơ phổ biến và được nhiều nhà thầu ưa thích. Nhà thầu trúng thầu có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện tới địa chỉ được ghi trong thông báo mời thầu.
Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến của bên mời thầu là một lựa chọn mới trong thời gian gần đây. Nhà thầu trúng thầu có thể gửi hồ sơ thông qua hệ thống trực tuyến của bên mời thầu, miễn là họ cung cấp dịch vụ này.
Lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phụ thuộc vào điều kiện và khả năng của nhà thầu trúng thầu. Tuy nhiên, nhà thầu cần chú ý lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp để đảm bảo tuân thủ đúng thời hạn quy định.
7. Mọi người cùng hỏi
Nội dung cơ bản của một biên bản thương thảo là gì?
Nội dung cơ bản bao gồm các điều khoản và điều kiện chính của hợp đồng, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, và các điều khoản pháp lý khác.
Ai thường tham gia vào quá trình thương thảo và lập biên bản này?
Các bên tham gia bao gồm các đại diện của hai bên hợp đồng, thường là người đại diện của nhà cung cấp và người đại diện của bên mua.
Biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm có tác dụng pháp lý không?
Mặc dù không có giá trị pháp lý như hợp đồng chính thức, nhưng biên bản thương thảo là một tài liệu quan trọng để thể hiện sự đồng ý và cam kết của hai bên trong quá trình thương thảo.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
