Thay đổi giám đốc có cần phải thay đổi chữ ký số không?

Chữ ký số là một công cụ quan trọng được sử dụng để ký các văn bản điện tử, đảm bảo tính bảo mật và chính xác của thông tin. Việc thay đổi giám đốc doanh nghiệp có thể dẫn đến một số thắc mắc về việc có cần phải thay đổi chữ ký số hay không. Bài viết này sẽ cùng bạn giải đáp vấn đề thay đổi giám đốc có cần phải thay đổi chữ ký số không?

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được các doanh nghiệp hiện nay sử dụng rất phổ biến để nhằm thuận tiện trong các giao dịch với các bên thứ ba, đối tác cũng như để ban hành các văn bản nội bộ. Theo quy định của pháp luật hiện hành, không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số khi thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh, trừ một số trường hợp đặc biệt.

Cụ thể, khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục kê khai đóng bảo hiểm xã hội thông qua các giao dịch điện tử, phải có chữ ký số hợp pháp theo khoản 1, Điều 4, Quyết định số 838/QĐ-BHXH.

Doanh nghiệp cũng bắt buộc sử dụng chữ ký số khi sử dụng hóa đơn điện tử và trong các giao dịch kê khai, nộp thuế điện tử theo Điều 17 của Luật quản lý thuế năm 2019.

Ngoài ra, theo Điều 9 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện như được lập trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và được kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó. Đồng thời, chữ ký số phải được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai và do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, chuyên dùng Chính phủ, hoặc công cộng cấp.

2. Thay đổi giám đốc có cần phải thay đổi chữ ký số không?

Việc thay đổi giám đốc không nhất thiết phải thay đổi chữ ký số.

Thông thường, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi chữ ký số khi có những thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sử dụng của chữ ký số, cụ thể là khi thông tin trên chữ ký số cũ không còn giá trị pháp lý nữa. Những trường hợp này bao gồm việc thay đổi mã số thuế hoặc mở thêm chi nhánh mới.

Tuy nhiên, đối với các thay đổi không ảnh hưởng đến quá trình sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp không cần phải thay đổi chữ ký số. Ví dụ, việc thay đổi tên doanh nghiệp, thay đổi địa chỉ trụ sở chính, thay đổi vốn điều lệ, hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh không yêu cầu phải cập nhật chữ ký số. Đặc biệt, việc thay đổi giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật cũng không bắt buộc phải thay đổi chữ ký số.

Do đó, khi doanh nghiệp có sự thay đổi giám đốc, chỉ cần liên hệ với công ty cấp chữ ký số để cập nhật thông tin mới nếu cần, nhưng không cần thiết phải mua chữ ký số mới.

3. Việc thay đổi chữ ký số có ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử đang thực hiện không?

Việc thay đổi chữ ký số có thể ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử đang thực hiện, tùy thuộc vào giai đoạn và quy trình của từng giao dịch cụ thể. Khi thay đổi chữ ký số, các giao dịch đang thực hiện có thể gặp các vấn đề sau:

• Xác thực và Phê duyệt: Các giao dịch đang chờ phê duyệt có thể bị từ chối do chữ ký số mới không khớp với chữ ký số cũ đã được sử dụng để xác thực trước đó. Ví dụ, trong hệ thống ngân hàng, một lệnh chuyển khoản đã được xác thực bằng chữ ký số cũ sẽ cần được xác thực lại nếu chữ ký số thay đổi trong quá trình xử lý.
• Hợp đồng Điện tử: Các hợp đồng đã ký điện tử trước khi thay đổi chữ ký số vẫn giữ nguyên hiệu lực pháp lý với chữ ký số cũ. Tuy nhiên, bất kỳ thay đổi hoặc bổ sung nào vào hợp đồng đó sau khi thay đổi chữ ký số sẽ yêu cầu xác nhận lại bằng chữ ký số mới. Ví dụ, trong hợp đồng mua bán hàng hóa trực tuyến, việc thay đổi điều khoản sau khi thay đổi chữ ký số sẽ cần sự xác nhận lại từ cả hai bên bằng chữ ký số mới.
• Giao dịch Chính phủ Điện tử: Trong các hệ thống chính phủ điện tử, việc thay đổi chữ ký số có thể làm gián đoạn các dịch vụ công trực tuyến như nộp thuế, đăng ký kinh doanh, hay khai báo hải quan. Các giao dịch này sẽ cần phải được xác thực lại bằng chữ ký số mới để đảm bảo tính hợp lệ và an toàn.
• Tích hợp Hệ thống: Nếu doanh nghiệp sử dụng các hệ thống tích hợp tự động như ERP hay CRM, việc thay đổi chữ ký số có thể yêu cầu cập nhật lại cấu hình của các hệ thống này để đảm bảo các giao dịch được thực hiện thông suốt.

Do đó, đối với các thay đổi không ảnh hưởng đến quá trình sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp không cần phải thay đổi chữ ký số. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình quản lý và sử dụng chữ ký số.

Nếu có kế hoạch thay đổi chữ ký số, doanh nghiệp và cá nhân nên thông báo trước cho các đối tác và các bên liên quan, kiểm tra và cập nhật hệ thống để giảm thiểu rủi ro và gián đoạn trong các giao dịch điện tử.

4. Câu hỏi thường gặp

Có quy định pháp luật nào yêu cầu thay đổi chữ ký số khi thay đổi giám đốc không?

Không có quy định pháp luật bắt buộc phải thay đổi chữ ký số khi thay đổi giám đốc, vì điều này không ảnh hưởng đến tính pháp lý của chữ ký số hiện tại.

Việc thay đổi giám đốc có ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử sử dụng chữ ký số cũ không?

Không. Các giao dịch điện tử sử dụng chữ ký số vẫn sẽ hợp lệ, vì chữ ký số vẫn có hiệu lực pháp lý dù giám đốc có thay đổi.

Tại sao không cần thay đổi chữ ký số khi thay đổi giám đốc?

Vì chữ ký số được cấp cho doanh nghiệp chứ không phải cá nhân giám đốc. Thay đổi giám đốc không làm thay đổi thông tin pháp lý của doanh nghiệp liên quan đến chữ ký số.

Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Thay đổi giám đốc có cần phải thay đổi chữ ký số không?. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.