Phí ngân hàng có được khấu trừ thuế không là mối quan tâm lớn của nhiều doanh nghiệp và cá nhân khi lập báo cáo tài chính. Việc nắm rõ các quy định pháp luật liên quan không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí thuế mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các điều kiện khấu trừ, quy trình thực hiện, và những lưu ý quan trọng dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành. Cùng ACC ĐỒNG NAI khám phá để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Phí ngân hàng là gì và vai trò trong hoạt động kinh doanh?

Phí ngân hàng bao gồm các khoản chi phí mà doanh nghiệp hoặc cá nhân phải trả khi sử dụng các dịch vụ tài chính của ngân hàng, chẳng hạn như phí giao dịch, phí quản lý tài khoản, phí chuyển khoản, phí dịch vụ thẻ, hoặc phí xử lý hồ sơ vay vốn. Những khoản phí này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động tài chính của doanh nghiệp, từ quản lý dòng tiền đến thực hiện các giao dịch thanh toán. Hiểu rõ bản chất và cách hạch toán các khoản phí này là bước đầu tiên để xác định xem chúng có thể được khấu trừ thuế hay không.

Trong hoạt động kinh doanh, phí ngân hàng thường xuất hiện trong các giao dịch như thanh toán nhà cung cấp, quản lý tài khoản doanh nghiệp, hoặc xử lý các giao dịch quốc tế. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 và Luật số 71/2014/QH13), các chi phí hợp lý, hợp lệ và có chứng từ đầy đủ có thể được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tuy nhiên, để được công nhận, các khoản phí ngân hàng phải đáp ứng các điều kiện cụ thể về tính hợp lệ và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ, phí chuyển khoản để thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa thường được xem là chi phí hợp lý, trong khi phí liên quan đến giao dịch cá nhân của chủ doanh nghiệp sẽ không được chấp nhận.

Việc hạch toán phí ngân hàng đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế mà còn đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Các khoản phí này thường được ghi nhận vào chi phí quản lý chung hoặc chi phí tài chính, tùy thuộc vào bản chất giao dịch. Tuy nhiên, không phải mọi khoản phí ngân hàng đều được khấu trừ. Theo Nghị định 218/2013/NĐ-CP và Thông tư 96/2015/TT-BTC, các chi phí không có chứng từ hợp pháp hoặc không liên quan đến hoạt động kinh doanh sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ. Do đó, doanh nghiệp cần phân loại rõ ràng các khoản phí và lưu trữ chứng từ đầy đủ để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Một số loại phí ngân hàng đặc thù, như phí xử lý nợ xấu hoặc phí liên quan đến các giao dịch không hợp pháp, thường không được khấu trừ. Nghị định 93/2017/NĐ-CP về quản lý nợ xấu của các tổ chức tín dụng quy định rõ rằng các chi phí liên quan đến xử lý nợ xấu chỉ được khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể, ví dụ khi có chứng từ hợp lệ và liên quan đến hoạt động kinh doanh chính thức. Doanh nghiệp cần tham khảo kỹ các văn bản này để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

2. Phí ngân hàng có được khấu trừ thuế không?

Việc xác định phí ngân hàng có được khấu trừ thuế hay không là vấn đề cốt lõi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm. Phần này sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành, điều kiện khấu trừ, và các trường hợp cụ thể để làm rõ vấn đề này.

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi phí được khấu trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng ba điều kiện chính: chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, phải thanh toán không dùng tiền mặt. Phí ngân hàng như phí chuyển khoản, phí quản lý tài khoản, hoặc phí dịch vụ thẻ thường đáp ứng các điều kiện này nếu được sử dụng trực tiếp cho mục đích kinh doanh và có chứng từ hợp lệ, chẳng hạn như hóa đơn điện tử, sao kê ngân hàng, hoặc biên lai thu phí. Ví dụ, một doanh nghiệp chi trả phí chuyển khoản để thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa sẽ được xem là chi phí hợp lý, hợp lệ nếu có hóa đơn và chứng từ thanh toán phù hợp.

Về thuế giá trị gia tăng (GTGT), Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (có hiệu lực từ 1/7/2025) quy định rằng thuế GTGT đầu vào của các khoản phí ngân hàng có thể được khấu trừ nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp khấu trừ thuế và có hóa đơn hợp lệ. Tuy nhiên, các dịch vụ tài chính và ngân hàng thuộc nhóm không chịu thuế GTGT theo Điều 5 Luật Thuế GTGT 2024, do đó, phần lớn các khoản phí ngân hàng không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ. Trong một số trường hợp hiếm hoi, ví dụ như phí liên quan đến các dịch vụ chịu thuế GTGT (như dịch vụ tư vấn tài chính), doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Các khoản phí ngân hàng liên quan đến giao dịch quốc tế hoặc phí xử lý nợ xấu cần được xem xét kỹ lưỡng. Theo Nghị định 93/2017/NĐ-CP, chi phí thu hồi nợ xấu hoặc các khoản chi không có chứng từ hợp lệ sẽ không được khấu trừ khi tính thuế TNDN. Tương tự, Thông tư 18/2021/TT-NHNN về chiết khấu giấy tờ có giá quy định rằng các khoản phí liên quan đến hoạt động này chỉ được khấu trừ nếu có chứng từ hợp pháp và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các khoản phí này được hạch toán đúng tài khoản kế toán và có đầy đủ chứng từ để cơ quan thuế chấp nhận.

Để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu trữ các chứng từ như hóa đơn điện tử, sao kê ngân hàng, hoặc hợp đồng dịch vụ tài chính. Các chứng từ này phải ghi rõ thông tin về khoản phí, mục đích sử dụng, và tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 70/2025/NĐ-CP). Việc lưu trữ chứng từ đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của khoản chi mà còn hỗ trợ trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra.

Xem thêm: Hướng dẫn thay đổi thông tin đăng ký thuế online chi tiết

3. Quy trình kê khai và khấu trừ phí ngân hàng

Để đảm bảo phí ngân hàng được khấu trừ thuế đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình kê khai rõ ràng và minh bạch. Phần này trình bày các bước cụ thể để thực hiện quy trình này, từ thu thập chứng từ đến lưu trữ hồ sơ.

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ
Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các chứng từ liên quan đến phí ngân hàng, bao gồm hóa đơn điện tử, biên lai thu phí, sao kê ngân hàng, hoặc hợp đồng dịch vụ tài chính. Các chứng từ này phải đáp ứng yêu cầu hợp pháp theo Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 70/2025/NĐ-CP). Cụ thể, hóa đơn phải ghi rõ thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, nội dung dịch vụ, và số tiền thanh toán. Đối với các khoản phí từ 20 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, như ủy nhiệm chi hoặc sao kê chuyển khoản ngân hàng. Việc kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi kê khai thuế.

Bước 2: Hạch toán chi phí vào sổ sách kế toán
Sau khi kiểm tra chứng từ, doanh nghiệp cần hạch toán các khoản phí ngân hàng vào sổ sách kế toán, thường được ghi nhận trong tài khoản chi phí quản lý chung (TK 642) hoặc chi phí tài chính (TK 635), tùy thuộc vào bản chất giao dịch. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, việc hạch toán phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và đảm bảo tính minh bạch. Doanh nghiệp cần phân loại rõ ràng các khoản phí để tránh nhầm lẫn với các chi phí không được khấu trừ, chẳng hạn như chi phí cá nhân hoặc chi phí không có chứng từ hợp lệ.

Bước 3: Kê khai thuế và lập báo cáo
Khi kê khai thuế TNDN, doanh nghiệp cần đưa các khoản phí ngân hàng vào chi phí được trừ trong tờ khai thuế TNDN, theo mẫu quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC. Đối với thuế GTGT, nếu có thuế đầu vào từ các dịch vụ ngân hàng chịu thuế, doanh nghiệp cần lập bảng kê khai thuế GTGT đầu vào theo mẫu quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC. Trong trường hợp phí ngân hàng không chịu thuế GTGT, các khoản phí này sẽ được tính trực tiếp vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các khoản phí được kê khai đúng kỳ thuế và phù hợp với quy định pháp luật.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ và kiểm tra định kỳ
Sau khi kê khai, doanh nghiệp phải lưu trữ toàn bộ chứng từ và hồ sơ liên quan trong thời hạn tối thiểu 10 năm, theo quy định tại Điều 55 Luật Quản lý thuế 2019. Hồ sơ lưu trữ bao gồm hóa đơn, biên lai, sao kê ngân hàng, và các tài liệu liên quan khác. Việc này giúp doanh nghiệp sẵn sàng cung cấp thông tin khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra hoặc kiểm tra. Định kỳ, doanh nghiệp nên rà soát lại các khoản phí ngân hàng để đảm bảo không có sai sót trong kê khai, đặc biệt là trong các kỳ thanh tra thuế.

Bước 5: Xử lý sai sót (nếu có)
Trong trường hợp phát hiện sai sót trong kê khai, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019. Ví dụ, nếu một khoản phí ngân hàng bị kê khai sai hoặc thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể bổ sung hồ sơ hoặc điều chỉnh tờ khai thuế trong thời hạn quy định. Việc xử lý sai sót kịp thời giúp tránh các khoản phạt hoặc tiền chậm nộp thuế, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Xem thêm: Mẫu 01 CNKD báo cáo thuế hộ kinh doanh cá thể

4. Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để xử lý khi phí ngân hàng bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ?

Nếu phí ngân hàng bị từ chối khấu trừ, doanh nghiệp cần kiểm tra lại chứng từ và mục đích sử dụng của khoản phí. Theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp có thể bổ sung chứng từ hoặc giải trình với cơ quan thuế trong thời hạn quy định.

Phí ngân hàng liên quan đến nợ xấu có được khấu trừ không?

Theo Nghị định 93/2017/NĐ-CP, chi phí thu hồi nợ xấu hoặc các khoản chi liên quan đến nợ xấu có thể được khấu trừ nếu có chứng từ hợp lệ và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, các khoản phí này thường phức tạp và cần được xem xét kỹ lưỡng.

Phí ngân hàng thanh toán quốc tế có cần quy đổi tỷ giá không?

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản phí ngân hàng bằng ngoại tệ, như phí thanh toán quốc tế, phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh. Việc quy đổi đúng tỷ giá giúp đảm bảo tính chính xác trong hạch toán và kê khai thuế, tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Phí ngân hàng có được khấu trừ thuế không phụ thuộc vào việc đáp ứng các điều kiện về chứng từ hợp lệ, tính hợp lý, và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.Việc lưu trữ chứng từ đầy đủ, hạch toán đúng quy định, và cập nhật các văn bản pháp luật mới sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế và tránh rủi ro pháp lý. Để được hỗ trợ chi tiết hơn, hãy liên hệ ACC ĐỒNG NAI để nhận tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia pháp lý và kế toán.