Không đăng ký kinh doanh có được xuất hóa đơn không là câu hỏi phổ biến mà nhiều cá nhân và tổ chức đặt ra khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Việc xuất hóa đơn không chỉ liên quan đến quy định pháp luật mà còn ảnh hưởng đến uy tín và khả năng hợp tác với đối tác. Cùng ACC Đồng Nai khám phá ngay!

1. Không đăng ký kinh doanh có được xuất hóa đơn không?

Việc hiểu rõ quy định về xuất hóa đơn khi không đăng ký kinh doanh là bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro không đáng có.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, chỉ các tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký hợp pháp mới được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn bán hàng. Đối với cá nhân không đăng ký kinh doanh, pháp luật không cho phép tự xuất hóa đơn, trừ trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế hỗ trợ cấp hóa đơn bán hàng theo từng lần phát sinh. Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và quản lý thuế hiệu quả. Nếu bạn kinh doanh mà chưa đăng ký, việc xuất hóa đơn sẽ bị hạn chế và cần tuân theo các quy trình cụ thể tại cơ quan thuế.

Theo Điều 18 Luật Quản lý thuế 2019, mọi giao dịch kinh doanh có giá trị từ 200.000 đồng trở lên phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Cá nhân không đăng ký kinh doanh không được cấp mã số thuế để tự xuất hóa đơn VAT. Tuy nhiên, theo Thông tư 40/2021/TT-BTC và được cập nhật bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 1/6/2025, cá nhân kinh doanh không thường xuyên, không có địa điểm cố định có thể đến cơ quan thuế để xin cấp hóa đơn bán hàng. Hóa đơn này được cấp theo từng lần phát sinh giao dịch, với điều kiện cá nhân nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp khoán. Quy trình này đảm bảo tính minh bạch nhưng có thể gây bất tiện nếu bạn thực hiện nhiều giao dịch thường xuyên mà không đăng ký kinh doanh.

Ngoài ra, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 quy định rằng cá nhân không đăng ký kinh doanh nhưng có thu nhập từ hoạt động kinh doanh phải nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Điều này đồng nghĩa với việc, để xuất hóa đơn hợp lệ, bạn cần làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể và cấp hóa đơn phù hợp với giao dịch của mình. Các quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP nhấn mạnh việc sử dụng hóa đơn điện tử, kể cả đối với các giao dịch nhỏ lẻ, nhằm tăng cường quản lý và minh bạch hóa dữ liệu thuế.

2. Quy trình xin cấp hóa đơn tại cơ quan thuế cho cá nhân không đăng ký kinh doanh

Quy trình xin cấp hóa đơn tại cơ quan thuế được quy định rõ ràng và bao gồm các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Cá nhân cần chuẩn bị các giấy tờ như chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, hợp đồng hoặc thỏa thuận giao dịch với khách hàng, và thông tin chi tiết về giá trị giao dịch. Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, hồ sơ phải bao gồm đầy đủ thông tin về bên mua, bên bán và nội dung giao dịch để cơ quan thuế xem xét. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu rủi ro phải bổ sung giấy tờ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế. Hồ sơ được nộp tại chi cục thuế quản lý địa phương nơi cá nhân cư trú hoặc nơi diễn ra giao dịch. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thông tin giao dịch. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ thường kéo dài từ 2 đến 5 ngày làm việc, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của giao dịch.

Bước 3: Nộp thuế và nhận hóa đơn. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, cá nhân phải nộp thuế giá trị gia tăng (thường là 10%) và thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp khoán, như quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007. Khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng (không phải hóa đơn VAT) để cá nhân cung cấp cho khách hàng. Hóa đơn này có giá trị pháp lý trong các giao dịch dân sự và được chấp nhận để kê khai chi phí hợp lệ.

Quy trình này tuy đơn giản nhưng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế. Nếu không thực hiện đúng, cá nhân có thể đối mặt với các hình phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

>>> Xem thêm tại đây Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh tại Đồng Nai 2024

3. Rủi ro pháp lý khi không đăng ký kinh doanh nhưng vẫn xuất hóa đơn

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cá nhân kinh doanh không đăng ký nhưng cố tình xuất hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp pháp có thể bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng. Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, như trốn thuế hoặc sử dụng hóa đơn để che giấu nguồn thu nhập, mức phạt có thể lên đến 50 triệu đồng hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ Luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017). Các quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng nhấn mạnh việc kiểm soát chặt chẽ hơn đối với hóa đơn điện tử, nhằm ngăn chặn gian lận thuế và đảm bảo tính minh bạch.

Hơn nữa, nếu cá nhân cung cấp hóa đơn không hợp lệ, khách hàng có thể từ chối thanh toán hoặc yêu cầu hoàn trả, dẫn đến tranh chấp dân sự theo quy định tại Bộ Luật Dân sự 2015. Điều này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín cá nhân. Vì vậy, nếu có ý định kinh doanh lâu dài, việc đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2020 là giải pháp tối ưu để đảm bảo quyền lợi, cho phép xuất hóa đơn VAT và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

4. Lợi ích của việc đăng ký kinh doanh để xuất hóa đơn hợp pháp

Đăng ký kinh doanh không chỉ giúp cá nhân tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong việc xuất hóa đơn và quản lý thuế.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc đăng ký kinh doanh giúp cá nhân hoặc tổ chức được cấp mã số thuế, từ đó có quyền xuất hóa đơn VAT hoặc hóa đơn bán hàng một cách hợp pháp mà không cần qua cơ quan thuế cho mỗi giao dịch. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các giao dịch thường xuyên hoặc có giá trị lớn, vì hóa đơn VAT giúp khách hàng khấu trừ thuế đầu vào, tăng tính cạnh tranh và uy tín trong kinh doanh. Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, giúp đơn giản hóa quy trình và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

Ngoài ra, việc đăng ký kinh doanh còn giúp cá nhân tiếp cận các chính sách ưu đãi thuế và hỗ trợ pháp lý từ nhà nước, đặc biệt trong các lĩnh vực như xây dựng (theo Luật Xây dựng 2020) hoặc kinh doanh đất đai (theo Luật Đất đai 2024). Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh, tạo nền tảng vững chắc để phát triển lâu dài.

>>> Xem thêm tại đây Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh tại Đồng Nai uy tín

5. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc xuất hóa đơn khi không đăng ký kinh doanh, cùng câu trả lời chi tiết để bạn tham khảo:

Cá nhân không đăng ký kinh doanh có thể xuất hóa đơn VAT không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cá nhân không đăng ký kinh doanh không được phép xuất hóa đơn VAT. Thay vào đó, họ có thể xin cấp hóa đơn bán hàng tại cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, với điều kiện nộp đủ thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp khoán.

Chi phí xin cấp hóa đơn tại cơ quan thuế là bao nhiêu?

Chi phí bao gồm thuế giá trị gia tăng (thường 10%) và thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp khoán, tùy thuộc vào giá trị giao dịch. Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, cá nhân cần làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể về mức thuế và các khoản phí liên quan.

Có cách nào xuất hóa đơn mà không cần đến cơ quan thuế không?

Không, cá nhân không đăng ký kinh doanh bắt buộc phải làm việc với cơ quan thuế để được cấp hóa đơn hợp pháp. Việc tự ý sử dụng hóa đơn không qua cơ quan thuế là vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Nếu không xuất hóa đơn, khách hàng có thể từ chối thanh toán không?

Có, theo Điều 18 Luật Quản lý thuế 2019, khách hàng có quyền yêu cầu hóa đơn hợp lệ cho các giao dịch từ 200.000 đồng trở lên. Nếu không cung cấp được hóa đơn hợp pháp, khách hàng có thể từ chối thanh toán hoặc yêu cầu bồi thường theo Bộ Luật Dân sự 2015.

Không đăng ký kinh doanh có được xuất hóa đơn là vấn đề đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về pháp luật để tránh vi phạm và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Dù cá nhân không đăng ký kinh doanh có thể xin cấp hóa đơn bán hàng tại cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, quy trình này chỉ phù hợp với các hoạt động kinh doanh không thường xuyên. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về thủ tục pháp lý, xuất hóa đơn hoặc đăng ký kinh doanh, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn chi tiết và chuyên nghiệp.