Đóng bảo hiểm cho công ty mới thành lập là thủ tục bắt buộc mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện ngay sau khi đi vào hoạt động, nhằm bảo vệ quyền lợi người lao động và tuân thủ các quy định pháp luật lao động. Việc chậm trễ có thể dẫn đến phạt hành chính nặng, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Hướng dẫn chi tiết dưới đây sẽ giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ quy trình, tránh sai sót phổ biến. Cùng ACC Đồng Nai khám phá cách thức thực hiện hiệu quả.

1. Các bước đóng bảo hiểm cho công ty mới thành lập

Việc thiết lập hệ thống bảo hiểm ngay từ khi mới đi vào hoạt động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng uy tín với người lao động. Quy trình này hiện nay đã được đơn giản hóa thông qua giao dịch điện tử, giúp các đơn vị mới tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Căn cứ theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp cần trình tự thực hiện các bước sau để hoàn tất đăng ký lần đầu.

Bước 1: Đăng ký mã số đơn vị và tài khoản giao dịch điện tử

Doanh nghiệp mới cần truy cập vào Cổng dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc sử dụng phần mềm kê khai bảo hiểm (I-VAN) để đăng ký cấp mã đơn vị sử dụng lao động. Tại bước này, người sử dụng lao động cung cấp các thông tin định danh như mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin người đại diện pháp luật dựa trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Chữ ký số (USB Token) là công cụ bắt buộc để ký xác thực hồ sơ đăng ký tài khoản giao dịch điện tử theo quy định tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Sau khi hệ thống phê duyệt, mã đơn vị sẽ được cấp để doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ báo tăng lao động và đóng tiền hàng tháng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và kê khai danh sách lao động tham gia lần đầu

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động đầu tiên, doanh nghiệp phải lập hồ sơ điện tử để báo cáo danh sách nhân sự tham gia bảo hiểm. Hồ sơ bao gồm Tờ khai đơn vị tham gia (Mẫu TK3-TS) để cập nhật thông tin công ty và Danh sách lao động tham gia (Mẫu D02-LT) kèm theo Tờ khai thông tin cá nhân (Mẫu TK1-TS) của từng nhân viên. Đây là giai đoạn quan trọng để đối soát mã số bảo hiểm xã hội cũ của nhân viên hoặc cấp mới nếu họ chưa từng tham gia, đảm bảo quyền lợi được nối tiếp liên tục. Việc kê khai chính xác mức lương và các khoản phụ cấp đóng bảo hiểm tại bước này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về truy thu hoặc tính lãi chậm đóng sau này.

Bước 3: Nộp hồ sơ và hoàn tất nghĩa vụ đóng tiền bảo hiểm

Sau khi hồ sơ điện tử được ký số và gửi đi thành công, doanh nghiệp cần theo dõi thông báo phản hồi từ cơ quan bảo hiểm về tính hợp lệ của dữ liệu. Song song với việc nộp hồ sơ, đơn vị tiến hành chuyển khoản số tiền bảo hiểm tương ứng với tổng tỷ lệ trích đóng của doanh nghiệp và người lao động vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH quận/huyện quản lý. Sau khi xác nhận tiền đã khớp với danh sách kê khai, cơ quan bảo hiểm sẽ cấp thẻ Bảo hiểm y tế (BHYT) bản điện tử hoặc bản giấy cho người lao động. Việc hoàn tất thanh toán đúng hạn vào cuối mỗi tháng sẽ giúp doanh nghiệp duy trì trạng thái hoạt động bình thường trên hệ thống và đảm bảo nhân viên được hưởng đầy đủ các chế độ thai sản, ốm đau ngay khi có phát sinh.

2. Đối tượng tham gia và trách nhiệm của doanh nghiệp trong đóng bảo hiểm

Việc nhận diện chính xác những nhân sự thuộc diện bắt buộc tham gia bảo hiểm là trách nhiệm hàng đầu của chủ doanh nghiệp để bảo đảm tính tuân thủ pháp luật lao động. Sai sót trong việc xác định đối tượng có thể dẫn đến những tranh chấp không đáng có hoặc các chế tài xử phạt nghiêm khắc từ cơ quan chức năng.

• Xác định nhân sự thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc

Căn cứ vào Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối tượng bắt buộc tham gia bao gồm toàn bộ người lao động là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên. Quy định này áp dụng cho cả hợp đồng xác định thời hạn và không xác định thời hạn, kể cả khi hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có bản chất là làm công ăn lương. Đặc biệt, người quản lý doanh nghiệp như Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có hưởng tiền lương tại công ty cũng là đối tượng phải thực hiện đóng bảo hiểm bắt buộc. Đối với lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp cần lưu ý tham gia các chế độ theo quy định riêng về giấy phép lao động để tránh bỏ sót nghĩa vụ quốc tế.

• Trách nhiệm quản lý và công khai thông tin đóng bảo hiểm

Doanh nghiệp có nghĩa vụ định kỳ hàng tháng trích đóng phần trách nhiệm của đơn vị và khấu trừ phần đóng của người lao động để nộp vào quỹ bảo hiểm đúng thời hạn. Bên cạnh nghĩa vụ tài chính, đơn vị sử dụng lao động phải có trách nhiệm cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực về việc đóng bảo hiểm khi người lao động hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Việc cập nhật kịp thời các biến động tăng lương, giảm lao động do nghỉ việc hoặc thai sản trong vòng 10 ngày là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo sổ bảo hiểm của nhân viên luôn chính xác. Doanh nghiệp thực hiện tốt trách nhiệm này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi cho nhân sự mà còn khẳng định sự minh bạch trong quản trị, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu nhà tuyển dụng trên thị trường.

Xem thêm: Quy định về tự định giá tài sản thành lập doanh nghiệp

3. Mức đóng bảo hiểm và các hình thức hỗ trợ cho doanh nghiệp mới

Việc nắm vững cơ cấu mức đóng giúp doanh nghiệp mới thành lập chủ động trong việc lập dự toán ngân sách và tối ưu hóa chi phí vận hành từ những ngày đầu.

• Tỷ lệ trích đóng các loại hình bảo hiểm bắt buộc

Tổng tỷ lệ đóng bảo hiểm hiện hành thường chiếm khoảng 32% trên quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm của người lao động. Trong cơ cấu này, doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả phần lớn với tỷ lệ 21,5%, bao gồm các quỹ hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp cùng với bảo hiểm y tế. Người lao động sẽ đóng góp 10,5% còn lại để đảm bảo trách nhiệm cá nhân đối với các quyền lợi an sinh dài hạn.

Việc trích đóng này được tính dựa trên mức lương tháng ghi trong hợp đồng lao động nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng và không vượt quá mức trần (20 lần mức lương cơ sở) theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

• Các chính sách ưu đãi và phương thức đóng linh hoạt

Để hỗ trợ các pháp nhân mới, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, pháp luật cho phép linh hoạt trong phương thức nộp tiền. Theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP, những đơn vị có quy mô dưới 10 lao động có thể lựa chọn đóng tiền theo định kỳ 3 tháng hoặc 6 tháng một lần thay vì đóng hàng tháng, giúp giảm áp lực về dòng tiền trong giai đoạn khởi nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp có thể được áp dụng tỷ lệ đóng vào quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp thấp hơn mức thông thường nếu đảm bảo các điều kiện an toàn lao động. Các chương trình hỗ trợ giảm mức đóng bảo hiểm thất nghiệp từ quỹ kết dư cũng thường xuyên được triển khai để giúp doanh nghiệp vượt qua các giai đoạn biến động kinh tế.

Xem thêm: Mở công ty tại nhà cần làm những gì?

4. Lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi đóng bảo hiểm lần đầu

Trong quá trình thực hiện thủ tục lần đầu, doanh nghiệp mới thường gặp phải các vướng mắc kỹ thuật và pháp lý dẫn đến việc chậm trễ hoặc sai lệch thông tin hồ sơ.

• Kiểm soát chặt chẽ căn cứ tiền lương và các khoản phụ cấp

Một trong những lỗi phổ biến là doanh nghiệp không phân định rõ khoản thu nhập nào phải đóng bảo hiểm và khoản nào được miễn. Căn cứ theo Thông tư hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, mức đóng phải bao gồm lương chính, phụ cấp lương và các khoản bổ sung ổn định khác. Việc bỏ sót các khoản phụ cấp bắt buộc sẽ khiến doanh nghiệp bị truy thu kèm lãi suất chậm nộp khi có đợt thanh tra chuyên ngành. Do đó, kế toán cần đối soát kỹ danh mục chi trả lương để kê khai đúng bản chất, vừa đảm bảo quyền lợi nhân viên vừa không làm tăng chi phí bất hợp lý cho công ty.

• Duy trì tính liên tục của mã số bảo hiểm xã hội cá nhân

Khi tiếp nhận nhân sự mới, doanh nghiệp cần ưu tiên kiểm tra mã số bảo hiểm xã hội đã có của người lao động trên hệ thống tra cứu trực tuyến để thực hiện báo tăng nối tiếp thay vì đăng ký cấp mới. Việc mỗi cá nhân có hai mã số bảo hiểm khác nhau sẽ gây ra hệ lụy lớn khi làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc chốt sổ hưu trí sau này.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ đăng ký tham gia lần đầu và các biên lai chuyển tiền tối thiểu 5 năm để phục vụ công tác đối soát và kiểm tra định kỳ của cơ quan chức năng. Việc quản lý hồ sơ khoa học ngay từ đầu sẽ giúp đơn vị chủ động giải trình và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trước pháp luật.

5. Câu hỏi thường gặp

Công ty mới thành lập có phải đóng bảo hiểm cho tất cả nhân viên không?

Doanh nghiệp chỉ có nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho những nhân sự ký kết hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 tháng trở lên. Những trường hợp làm việc theo hợp đồng khoán việc ngắn hạn dưới 1 tháng hoặc lao động đã nghỉ hưu đang hưởng lương hưu thì doanh nghiệp không phải đóng bảo hiểm bắt buộc mà chi trả trực tiếp phần chi phí đó vào lương cho họ.

Thời hạn đóng bảo hiểm lần đầu là bao lâu sau khi thành lập công ty?

Luật quy định trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực, doanh nghiệp phải hoàn tất hồ sơ đăng ký tham gia. Nếu chậm trễ, ngoài việc bị tính lãi chậm đóng trên số tiền phải nộp, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với án phạt hành chính từ cơ quan quản lý bảo hiểm địa phương.

Doanh nghiệp nhỏ có được giảm mức đóng bảo hiểm không?

Hiện chưa có quy định giảm tỷ lệ đóng riêng cho doanh nghiệp nhỏ, nhưng các đơn vị dưới 10 lao động được phép lựa chọn phương thức đóng tiền theo quý hoặc nửa năm để chủ động hơn về tài chính.

Đóng bảo hiểm cho công ty mới thành lập là bước đi thiết yếu để bảo vệ quyền lợi lao động và duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Thực hiện đúng quy trình không chỉ tránh các chế tài pháp lý mà còn xây dựng lòng tin với nhân viên. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong thủ tục, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ nhanh chóng, giúp công ty bạn khởi đầu suôn sẻ.