Thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần là một giao dịch bảo đảm quan trọng, thường xuyên phát sinh khi doanh nghiệp cần huy động vốn từ các tổ chức tín dụng. Việc nắm vững quy trình, điều kiện và hồ sơ pháp lý không chỉ giúp giao dịch diễn ra thuận lợi mà còn hạn chế rủi ro tranh chấp về sau. Hãy cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Hướng dẫn thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần

Quy trình được thực hiện tuần tự qua các bước sau, đảm bảo đúng quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Các tổ chức tín dụng 2024.

Bước 1: Chuẩn bị và ký kết hợp đồng thế chấp

Công ty cổ phần và bên nhận thế chấp (ngân hàng, tổ chức tín dụng) thỏa thuận các điều khoản về tài sản bảo đảm, giá trị, quyền và nghĩa vụ mỗi bên. Hợp đồng phải được lập bằng văn bản, nếu tài sản là bất động sản hoặc pháp luật yêu cầu thì cần công chứng, chứng thực.

Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp tập hợp đầy đủ các giấy tờ như đã liệt kê ở mục Hồ sơ. Đối với tài sản là quyền sử dụng đất, cần có đơn đăng ký thế chấp theo mẫu của Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Tùy loại tài sản, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ khác nhau:

• Đối với quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: Nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện nơi có đất (theo quy định tại Điều 19 Nghị định 99/2022/NĐ-CP về đăng ký giao dịch bảo đảm).
• Đối với tàu bay, tàu biển: Nộp tại Cục Hàng không, Cục Hàng hải.
• Đối với động sản khác: Nộp tại Trung tâm đăng ký giao dịch bảo đảm thuộc Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm (Bộ Tư pháp).

Thời gian giải quyết hồ sơ thường từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; với một số trường hợp phức tạp có thể kéo dài đến 10 ngày.

Bước 4: Thẩm định và xác nhận đăng ký

Cơ quan đăng ký kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu thông tin tài sản, nếu đáp ứng đủ điều kiện sẽ cập nhật vào Sổ đăng ký giao dịch bảo đảm và trả kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký giao dịch bảo đảm.

Bước 5: Bàn giao giấy tờ và bảo quản hồ sơ

Bên nhận thế chấp thường giữ bản chính Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ gốc của tài sản, trong khi công ty cổ phần lưu bản sao và các chứng từ liên quan để phục vụ hạch toán, kiểm toán.

2. Điều kiện để thế chấp tài sản công ty cổ phần

Mặc dù pháp luật không quy định một điều kiện riêng biệt dưới dạng “điều kiện thế chấp”, nhưng để thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần có hiệu lực, cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Tài sản thế chấp phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của công ty, không thuộc diện bị cấm giao dịch, không có tranh chấp (theo Điều 318 Bộ luật Dân sự 2015). Tài sản có thể là bất động sản, động sản, quyền tài sản, giấy tờ có giá… miễn là xác định được giá trị và được phép giao dịch.
• Việc thế chấp phải được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của công ty thực hiện. Trường hợp Điều lệ công ty quy định thế chấp tài sản có giá trị lớn thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị thì phải có nghị quyết thông qua trước khi ký kết hợp đồng.
• Bên nhận thế chấp, thường là tổ chức tín dụng, phải có đủ năng lực pháp luật và được phép nhận bảo đảm theo Luật Các tổ chức tín dụng 2024. Hợp đồng thế chấp phải được lập thành văn bản, có thể công chứng, chứng thực tùy theo yêu cầu của các bên hoặc quy định pháp luật đối với một số loại tài sản.
• Đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, việc thế chấp chỉ có hiệu lực sau khi được đăng ký tại cơ quan đăng ký đất đai có thẩm quyền, theo quy định tại Điều 319 Bộ luật Dân sự 2015.

Xem thêm: 2 Công ty cổ phần góp vốn thành doanh nghiệp được không?

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần

Bộ hồ sơ đầy đủ là nền tảng để thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là các loại giấy tờ cơ bản cần có:

• Giấy đề nghị đăng ký giao dịch bảo đảm (theo mẫu của cơ quan đăng ký).
• Hợp đồng thế chấp tài sản (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty cổ phần.
• Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị về việc thế chấp tài sản (nếu Điều lệ yêu cầu).
• Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, giấy ủy quyền (nếu có).
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ hồng; đăng ký xe (đối với ô tô); giấy chứng nhận sở hữu cổ phần, trái phiếu; hợp đồng mua bán, hóa đơn tài sản…
• Văn bản xác định giá trị tài sản (chứng thư thẩm định giá, nếu cần).
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan đăng ký hoặc tổ chức tín dụng.

Lưu ý thực tế: Đối với tài sản là bất động sản, hồ sơ thường phức tạp hơn, cần thêm sơ đồ thửa đất, trích lục bản đồ… Các tài sản là động sản như máy móc, thiết bị cần có biên bản kiểm kê, định giá rõ ràng. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tình trạng pháp lý của tài sản trước khi nộp hồ sơ để tránh bị từ chối.

Xem thêm: Mẫu thông báo tăng vốn điều lệ chuẩn pháp lý

4. Chi phí thực hiện thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần

Chi phí thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần bao gồm nhiều khoản khác nhau, không cố định mà phụ thuộc vào loại tài sản và giá trị giao dịch. Các khoản chính thường gặp là: lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm (theo biểu phí của cơ quan đăng ký); phí công chứng, chứng thực hợp đồng; phí thẩm định giá tài sản (nếu thuê đơn vị độc lập); chi phí trích lục hồ sơ pháp lý…

Doanh nghiệp nên dự trù kinh phí và tham khảo bảng giá của cơ quan đăng ký hoặc đơn vị dịch vụ để chủ động tài chính.

5. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần tại ACC Đồng Nai

Sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp tại ACC Đồng Nai sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu. Những lý do nên lựa chọn:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ trọn gói với mức phí hợp lý, tránh phát sinh do sai sót hồ sơ, giảm chi phí đi lại và cơ hội bị từ chối đăng ký.
• Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ có kinh nghiệm am hiểu sâu về pháp luật doanh nghiệp và giao dịch bảo đảm, luôn cập nhật các quy định mới nhất của Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Các tổ chức tín dụng 2024.
• Tư vấn chuyên sâu: Phân tích chi tiết Điều lệ công ty, xác định đúng thẩm quyền phê duyệt, tư vấn lựa chọn tài sản bảo đảm phù hợp, giảm thiểu rủi ro pháp lý.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký, theo dõi tiến độ xử lý đến khi nhận kết quả, đồng thời hỗ trợ giải chấp, xóa đăng ký khi tất toán nghĩa vụ.

6. Câu hỏi thường gặp

Tài sản nào của công ty cổ phần có thể dùng để thế chấp?

Theo Điều 318 Bộ luật Dân sự 2015, mọi tài sản thuộc sở hữu hợp pháp của công ty nếu không bị cấm giao dịch và có giá trị đều có thể dùng để thế chấp, bao gồm bất động sản, động sản, quyền tài sản như quyền đòi nợ, cổ phần, trái phiếu…

Thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần mất bao lâu?

Thời gian hoàn tất phụ thuộc vào khâu chuẩn bị hồ sơ và cơ quan đăng ký. Nếu hồ sơ đầy đủ, việc đăng ký giao dịch bảo đảm tại cơ quan đăng ký thường mất từ 3 đến 5 ngày làm việc.

Công ty cổ phần có bắt buộc phải thông qua Đại hội đồng cổ đông khi thế chấp tài sản?

Không phải lúc nào cũng bắt buộc. Việc này phụ thuộc vào Điều lệ công ty và giá trị tài sản thế chấp. Nếu Điều lệ quy định thế chấp tài sản có giá trị từ một mức nhất định trở lên phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị thông qua thì doanh nghiệp cần có nghị quyết tương ứng.

Thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần cần sự chính xác trong từng khâu để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và đối tác. Để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ trọn gói, quý doanh nghiệp hãy liên hệ ACC Đồng Nai ngay hôm nay.