Khi chi nhánh và công ty mẹ sử dụng chung hóa đơn, việc nắm rõ các quy định và yêu cầu pháp lý là vô cùng quan trọng. Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro trong quản lý tài chính, cả hai bên cần thực hiện đúng các bước cần thiết và lưu ý các vấn đề liên quan. Bài viết dưới đây, hãy cùng ACC Đồng Nai nêu ra những lưu ý mà các doanh nghiệp cần nắm rõ khi tiến hành thủ tục này.
Chi nhánh và công ty mẹ sử dụng chung hóa đơn cần lưu ý điều gì?
Mối liên hệ giữa chi nhánh và công ty mẹ chủ yếu thể hiện qua sự phụ thuộc và kiểm soát. Chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, nghĩa là chi nhánh không có tư cách pháp nhân riêng và hoạt động dưới sự quản lý và điều hành của công ty mẹ. Công ty mẹ nắm quyền kiểm soát các hoạt động của chi nhánh, từ việc xác định chiến lược kinh doanh đến các quyết định quản lý và tài chính.
Chi nhánh thực hiện các chức năng và nhiệm vụ được giao bởi công ty mẹ và phải tuân thủ các quy định, ngành nghề kinh doanh mà công ty mẹ đã đăng ký. Công ty mẹ chịu trách nhiệm về tất cả các nghĩa vụ pháp lý và tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh, bao gồm cả các khoản nợ và nghĩa vụ thuế.
2. Chi nhánh và công ty mẹ sử dụng chung hóa đơn cần lưu ý điều gì?
Chi nhánh có thể sử dụng chung hóa đơn với công ty mẹ, nhưng điều này phụ thuộc vào cách thức kê khai thuế của chi nhánh và công ty mẹ. Dưới đây là các trường hợp chi tiết:
Chi nhánh kê khai thuế GTGT chung với công ty mẹ:
Khi chi nhánh và công ty mẹ kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) chung, tức là chi nhánh thuộc cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với công ty mẹ và không tách biệt kê khai thuế, chi nhánh có thể sử dụng chung mẫu hóa đơn với công ty mẹ.
Trong trường hợp này, chi nhánh không cần phải lập thông báo phát hành hóa đơn riêng, vì các hóa đơn được phát hành dưới sự quản lý và giám sát chung của công ty mẹ. Tên, mã số thuế, và địa chỉ của chi nhánh sẽ được ghi thêm vào phần thông tin của hóa đơn.
Chi nhánh khai thuế GTGT riêng:
Nếu chi nhánh kê khai thuế GTGT riêng biệt, điều này thường xảy ra khi chi nhánh nằm tại tỉnh hoặc thành phố khác so với trụ sở chính của công ty mẹ hoặc khi chi nhánh muốn tách biệt việc kê khai thuế.
Trong trường hợp này, mặc dù chi nhánh có thể sử dụng mẫu hóa đơn của công ty mẹ, nhưng chi nhánh cần phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình. Thông báo này phải được gửi trước khi chi nhánh bắt đầu sử dụng hóa đơn và phải có các thông tin như số lượng hóa đơn, loại hóa đơn, và ngày bắt đầu phát hành hóa đơn.
Tóm lại, việc chi nhánh có thể sử dụng chung hóa đơn với công ty mẹ hay không phụ thuộc vào cách thức kê khai thuế GTGT. Khi kê khai chung, việc sử dụng hóa đơn chung là hợp lệ và không cần thông báo phát hành riêng. Khi kê khai riêng, chi nhánh cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Chi nhánh kê khai thuế khi sử dụng chung hóa đơn với công ty mẹ
Theo khoản 1b Điều 11 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính, các quy định chi tiết về kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) cho các đơn vị trực thuộc như sau:
Các vấn đề liên quan đến chi nhánh và công ty mẹ sử dụng chung hóa đơn
Kê khai thuế chung cho các đơn vị trực thuộc: Khi một doanh nghiệp có trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc (như chi nhánh, văn phòng đại diện) hoạt động ở cùng một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương với trụ sở chính, doanh nghiệp có quyền thực hiện khai thuế GTGT chung cho cả trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc. Điều này có nghĩa là toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các đơn vị phụ thuộc, sẽ được tổng hợp và kê khai thuế tại trụ sở chính. Việc kê khai thuế chung giúp đơn giản hóa quá trình quản lý thuế và giảm thiểu số lượng báo cáo cần thực hiện.
Kê khai thuế riêng cho các đơn vị trực thuộc: Nếu một đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp (như một chi nhánh hoặc văn phòng đại diện) có con dấu và tài khoản ngân hàng riêng, thực hiện các hoạt động bán hàng hóa hoặc dịch vụ, và cần kê khai đầy đủ thuế GTGT đầu vào và đầu ra của mình, thì đơn vị đó có thể lựa chọn kê khai và nộp thuế riêng biệt. Để thực hiện điều này, đơn vị trực thuộc phải đăng ký nộp thuế riêng với cơ quan thuế và sử dụng hóa đơn riêng biệt cho các giao dịch của mình. Quy định này cho phép đơn vị phụ thuộc hoạt động độc lập về mặt tài chính và thuế, và đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng đắn và đầy đủ.
Quy trình và yêu cầu
Đăng ký nộp thuế riêng: Đơn vị trực thuộc cần thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan thuế để được cấp mã số thuế riêng và có quyền phát hành hóa đơn riêng. Việc này yêu cầu đơn vị phải trình bày các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh, tài chính, và các chứng từ cần thiết để được cấp phép kê khai và nộp thuế riêng.
Sử dụng hóa đơn riêng: Sau khi được cấp mã số thuế riêng, đơn vị trực thuộc có quyền phát hành và sử dụng hóa đơn GTGT riêng cho các giao dịch của mình. Hóa đơn này phải tuân theo quy định của pháp luật về hóa đơn và chứng từ kế toán.
Tóm lại, quy định này tạo điều kiện linh hoạt cho các doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc hoạt động ở cùng một địa phương, đồng thời đảm bảo sự rõ ràng và chính xác trong việc kê khai và nộp thuế GTGT. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án kê khai thuế chung hoặc riêng tùy theo cấu trúc hoạt động và nhu cầu quản lý thuế của mình.
4. Chi nhánh sử dụng về hóa đơn trực thuộc khi dùng chung mẫu với hóa đơn công ty mẹ
Khi chi nhánh công ty sử dụng chung hóa đơn với công ty mẹ, việc kê khai và tính thuế phải tuân theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 31/03/2014, hướng dẫn về hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ. Dưới đây là chi tiết về quy trình và yêu cầu liên quan đến việc sử dụng chung hóa đơn:
Sử dụng hóa đơn chung với công ty mẹ
Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 của Thông tư 39/2014/TT-BTC:
In ấn hóa đơn: Khi doanh nghiệp đặt in hóa đơn, tên và mã số thuế của công ty mẹ sẽ được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Đối với các chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn, các chi nhánh phải đóng dấu hoặc ghi tên, mã số thuế, địa chỉ của chi nhánh vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” trên hóa đơn.
Kê khai thuế: Khi chi nhánh sử dụng chung hóa đơn với công ty mẹ, việc kê khai thuế GTGT sẽ được thực hiện như sau:
Hạch toán: Chi nhánh phải hạch toán các giao dịch của mình trên cơ sở hóa đơn chung. Các chi phí và doanh thu từ các giao dịch phát sinh tại chi nhánh cần được ghi nhận và phản ánh đầy đủ trong sổ sách kế toán của chi nhánh.
Kê khai thuế GTGT: Nếu chi nhánh thực hiện kê khai thuế GTGT chung với công ty mẹ (trong trường hợp chi nhánh và công ty mẹ cùng tỉnh hoặc thành phố), thì việc kê khai thuế GTGT sẽ được thực hiện tại trụ sở chính của công ty mẹ. Trong trường hợp chi nhánh kê khai thuế riêng, chi nhánh phải đăng ký và sử dụng hóa đơn riêng theo quy định của cơ quan thuế.
Thông báo phát hành hóa đơn
Ngoài việc sử dụng chung hóa đơn, các doanh nghiệp cần tuân theo quy định tại khoản 4 Điều 9 của Thông tư 39/2014/TT-BTC:
Thông báo phát hành: Doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp ít nhất 5 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn mới. Đồng thời, thông báo phát hành và mẫu hóa đơn cần được niêm yết rõ ràng tại các cơ sở kinh doanh của doanh nghiệp để khách hàng và cơ quan thuế có thể kiểm tra.
Quản lý hóa đơn: Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý việc phát hành và sử dụng hóa đơn. Các thông tin trên hóa đơn phải chính xác và đầy đủ, và phải lưu trữ hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Tóm lại, khi chi nhánh sử dụng chung hóa đơn với công ty mẹ, phải đảm bảo rằng các quy định về việc in ấn, kê khai thuế, và thông báo phát hành được thực hiện đầy đủ và chính xác. Việc này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kế toán và thuế của doanh nghiệp.
5. Xuất hóa đơn và kê khai thuế ở chi nhánh và công ty mẹ
Xuất Hóa Đơn và Kê Khai Thuế ở Chi Nhánh và Công Ty Mẹ
Quy định về Kê Khai Thuế GTGT: Nếu chi nhánh thực hiện hạch toán kế toán riêng và không phát sinh doanh thu tại địa phương khác với nơi trụ sở chính, chi nhánh phải đăng ký và kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tại địa phương nơi chi nhánh hoạt động. Khi điều chuyển hàng hóa hoặc xuất cho trụ sở chính, chi nhánh cần sử dụng hóa đơn GTGT tại địa phương nơi chi nhánh.
Quy định về Xuất Hóa Đơn
Hóa đơn đặt in: Khi công ty mẹ đặt in hóa đơn cho các chi nhánh, tên công ty mẹ phải được in sẵn trên hóa đơn. Chi nhánh cần đóng dấu hoặc ghi rõ tên, mã số thuế và địa chỉ của chi nhánh vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” để sử dụng.
Thông báo phát hành hóa đơn: Nếu chi nhánh sử dụng mẫu hóa đơn chung với công ty mẹ nhưng thực hiện khai thuế riêng, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu công ty mẹ thực hiện khai thuế cho chi nhánh, chi nhánh không cần gửi thông báo phát hành hóa đơn.
Nguyên Tắc Khấu Trừ Thuế GTGT: Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào phải được kê khai và khấu trừ trong kỳ đó, không phân biệt đã sử dụng hay còn để trong kho. Nếu phát hiện sai sót, có thể kê khai điều chỉnh trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra.
Các quy định trên giúp đảm bảo việc kê khai và quản lý thuế đúng theo pháp luật và hỗ trợ việc quản lý hóa đơn hiệu quả tại các chi nhánh và công ty mẹ.
Việc sử dụng chung hóa đơn giữa chi nhánh và công ty mẹ đòi hỏi sự đồng bộ trong quy trình kế toán và tuân thủ quy định pháp luật. Đảm bảo các hóa đơn được lập và quản lý chính xác sẽ giúp hạn chế rủi ro và đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.
