Việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty TNHH 2 thành viên trở lên là một quy trình quan trọng nhằm đảm bảo sự hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Quy trình này đòi hỏi sự tuân thủ các quy định pháp lý và thủ tục hành chính để đảm bảo sự chuyển giao trơn tru và không gặp rủi ro pháp lý. Thông qua bài viết này, ACC Đồng Nai sẽ trình bày một số thông tin liên quan đến thủ tục này, và tầm quan trọng của việc thực hiện đúng các quy định của pháp luật.
1. Công ty TNHH 2 thành viên trở lên là gì?
Dựa trên Điều 46 của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH hai thành viên trở lên là một loại hình doanh nghiệp trong đó các thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Loại hình doanh nghiệp này yêu cầu phải có ít nhất hai thành viên và tối đa là 50 thành viên. Các thành viên của công ty TNHH hai thành viên trở lên có trách nhiệm đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là các thành viên chỉ chịu trách nhiệm tài chính trong phạm vi số tiền mà họ đã đầu tư vào công ty, và không phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các khoản nợ hoặc nghĩa vụ tài sản vượt quá số vốn góp của mình.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên sẽ chính thức có tư cách pháp nhân kể từ thời điểm doanh nghiệp nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đánh dấu sự khởi đầu của công ty như một thực thể pháp lý độc lập, có khả năng thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
Trong quá trình hoạt động, công ty TNHH hai thành viên trở lên phải tuân thủ các quy định về quản lý, kế toán, thuế và các nghĩa vụ pháp lý khác để duy trì tình trạng pháp lý và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho các thành viên cũng như đối tác kinh doanh của mình.
2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty TNHH hai thành viên trở lên, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ để đảm bảo việc thay đổi được thực hiện đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là chi tiết về các tài liệu cần thiết trong hồ sơ:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Đây là văn bản thông báo chính thức về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty gửi đến cơ quan đăng ký doanh nghiệp. Thông báo cần nêu rõ lý do thay đổi, địa chỉ mới của trụ sở công ty, và các thông tin liên quan khác.
Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty: Quyết định này được ban hành bởi Hội đồng thành viên công ty, phê duyệt việc thay đổi địa chỉ trụ sở. Quyết định cần phải nêu rõ địa chỉ mới, lý do thay đổi, và ngày có hiệu lực của quyết định. Quyết định cần được ký bởi các thành viên có thẩm quyền và lưu ý rằng tất cả các thành viên cần đồng ý với quyết định này.
Bản sao hợp lệ Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty: Biên bản họp phải ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp của Hội đồng thành viên, bao gồm việc thảo luận và thông qua quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở. Biên bản cần nêu rõ các ý kiến của các thành viên và kết luận của cuộc họp.
Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật): Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty, cần có văn bản ủy quyền chính thức từ người đại diện theo pháp luật cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả.
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có)
- Đối với công dân Việt Nam: Cần cung cấp bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ sau: Thẻ căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực/Chứng minh nhân dân (CMND) còn hiệu lực/Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Cần cung cấp bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ sau: Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực/Giấy tờ thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực (nếu có).
Việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.
3. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Khi công ty TNHH hai thành viên trở lên muốn thay đổi địa chỉ trụ sở chính và địa chỉ mới nằm khác quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chốt thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận/huyện/tỉnh/thành phố
Thực hiện chốt thuế tại Chi cục thuế quận cũ: Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang một địa phương khác, công ty cần thực hiện thủ tục chốt thuế tại Chi cục thuế nơi công ty hiện đang đăng ký.
Hồ sơ chốt thuế bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế: Sử dụng mẫu 08-MST theo quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC.
- Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Cung cấp bản sao có công chứng của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại.
- Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty, cần có giấy ủy quyền.
Xử lý hồ sơ:
- Rà soát hồ sơ: Cơ quan thuế quận cũ sẽ kiểm tra tình hình đóng thuế và báo cáo của công ty. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc sai sót, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.
- Nhận mẫu 09-MST: Sau khoảng 10-15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được mẫu 09-MST Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm. Nếu có khoản nợ thuế, công ty phải nộp ngay tại Chi cục thuế quận mới.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty TNHH hai thành viên trở lên
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở bao gồm các loại giấy tờ như ACC Đồng Nai đã liệt kê ở phần trên.
>>>> Xem thêm bài viết: Công ty TNHH 2 thành viên là gì?
Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính mới.
Phương thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (bắt buộc tại TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh).
- Nộp trực tiếp: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty dự kiến đặt trụ sở chính mới.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ qua bưu điện đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Giải quyết hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Xử lý hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Công ty sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ trụ sở chính cập nhật.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu sót: Công ty sẽ nhận thông báo yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ theo đúng quy định.
Bước 5: Thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
- Khắc con dấu mới (nếu cần): Cần khắc lại con dấu mới với địa chỉ trụ sở chính mới.
- Thông báo điều chỉnh hóa đơn: Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn với cơ quan thuế.
- Thông báo cho bên phát hành hóa đơn: Cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hệ thống phát hành hóa đơn.
- Cập nhật với cơ quan bảo hiểm: Thay đổi thông tin địa chỉ công ty với cơ quan bảo hiểm.
- Thông báo về thay đổi địa chỉ: Gửi thông báo tới đối tác, khách hàng về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty để đảm bảo thông tin liên lạc chính xác.
Việc thực hiện đầy đủ và đúng quy trình các bước trên sẽ giúp đảm bảo việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty TNHH hai thành viên trở lên diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.
4. Trường hợp Công ty TNHH 2 thành viên trở lên không đăng ký thay đổi địa chỉ
Khoản 2 Điều 30 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định rằng, doanh nghiệp có trách nhiệm phải thực hiện việc đăng ký thay đổi địa điểm trụ sở chính với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Điều này nhằm đảm bảo rằng thông tin về địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp luôn được cập nhật và phản ánh chính xác trong hệ thống đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp cũng như tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đăng ký thay đổi địa điểm trụ sở trong thời hạn quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 44 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Mức phạt tùy thuộc vào thời gian quá hạn đăng ký như sau:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng cho trường hợp quá hạn từ 01 đến 10 ngày. Đây là mức xử phạt nhẹ nhất, thường áp dụng cho những vi phạm không nghiêm trọng hoặc lần đầu tiên vi phạm.
- Phạt từ 03 triệu đến 05 triệu đồng: Áp dụng cho trường hợp quá hạn từ 11 đến 30 ngày. Mức phạt này phản ánh sự vi phạm ở mức độ cao hơn và yêu cầu doanh nghiệp cần phải thực hiện đăng ký thay đổi trụ sở ngay lập tức.
- Phạt từ 05 triệu đến 10 triệu đồng: Áp dụng cho trường hợp quá hạn từ 31 đến 90 ngày. Mức phạt này là khá nghiêm khắc, cho thấy sự chậm trễ kéo dài và cần có biện pháp nghiêm túc để khắc phục.
- Phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng: Áp dụng cho trường hợp quá hạn trên 91 ngày. Mức phạt này cao và phản ánh việc vi phạm nghiêm trọng và kéo dài, yêu cầu doanh nghiệp phải nhanh chóng thực hiện nghĩa vụ pháp lý của mình.
- Phạt từ 20 triệu đến 30 triệu đồng: Áp dụng cho trường hợp không thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở. Đây là mức phạt cao nhất, áp dụng cho những doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ đăng ký thay đổi địa điểm trụ sở, dù có thời gian quá hạn.
Ngoài việc bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn buộc phải đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định. Việc không thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở không chỉ dẫn đến phạt tiền mà còn có thể gây khó khăn trong việc thực hiện các giao dịch kinh doanh và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
5. Mọi người cùng hỏi
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên thay đổi địa chỉ có bắt buộc phải đăng ký không?
Có, công ty TNHH hai thành viên trở lên bắt buộc phải đăng ký khi thay đổi địa chỉ trụ sở.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty TNHH 2 thành viên trở lên gồm những giấy tờ gì?
Hồ sơ bao gồm: thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, quyết định của Hội đồng thành viên, biên bản họp của Hội đồng thành viên, văn bản ủy quyền (nếu có), và bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền (nếu có).
Tóm lại, việc thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần được thực hiện cẩn thận và đầy đủ các bước theo quy định. Đảm bảo sự chính xác trong từng bước sẽ giúp công ty duy trì tính hợp pháp và tiếp tục hoạt động hiệu quả mà không gặp phải sự gián đoạn nào. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn.
