Biên bản họp cổ đông là tài liệu quan trọng ghi lại toàn bộ nội dung và kết quả cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần. Đây không chỉ là cơ sở pháp lý để xác nhận các quyết định được thông qua, mà còn thể hiện sự minh bạch và tuân thủ các quy định của pháp luật trong quản trị doanh nghiệp. Bài viết này ACC Đồng Nai sẽ giúp quý khách hiểu rõ hơn về Mẫu biên bản họp cổ đông công ty cổ phần.
Mẫu biên bản họp cổ đông công ty cổ phần
1. Hội đồng cổ đông công ty cổ phần phải họp mỗi năm một lần?
Theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần họp thường niên mỗi năm ít nhất một lần. Cuộc họp thường niên phải được tổ chức trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác. Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng quản trị có thể quyết định gia hạn thời gian tổ chức họp, nhưng không được vượt quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông cũng có thể tổ chức họp bất thường khi cần thiết.
Tại cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông sẽ thảo luận và thông qua nhiều nội dung quan trọng như kế hoạch kinh doanh hằng năm, báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, mức cổ tức và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền. Địa điểm họp được xác định là nơi chủ tọa tham dự và phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, đảm bảo sự tuân thủ theo quy định pháp luật.
2. Mẫu biên bản họp cổ đông công ty cổ phần
CÔNG TY CỔ PHẦN …
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /BB-HĐCĐ
…, ngày … tháng … năm …
BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
“Về việc: …”
Tên, địa chỉ trụ sở chinh, mã số doanh nghiệp:
Tên doanh nghiệp: …
Địa chỉ trụ sở chính: …
Mã số doanh nghiệp: …
Thời gian, địa điểm họp:
Thời gian: Từ … giờ … đến … giờ …, ngày … tháng … năm …
Địa điểm: …
Chương trình và nội dung họp:
Chương trình: …
Nội dung họp: …
Họ, tên chủ toạ, thư ký:
Ông: …, Chưc vụ: …, Chủ tọa cuộc họp;
Bà: …, Chức vụ: …, Thư ký cuộc họp;
Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp:
Tóm tắt diễn biến cuộc họp:
…
…
…
Các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp:
….
…
…
Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng:
Số cổ đông: …
Tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp: …
Phụ lục danh sách đăng ký cổ đông: …
Đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng: …
Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp:
Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết: …
…
…
Tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến:
…
…
…
Tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp:
…
…
…
Các vấn đề được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng:
…
…
…
Tất cả cổ đông tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã đọc nội dung biên bản, đồng ý nội dung, biểu quyết nhất trí …/… cổ đông đồng ý (đạt tỷ lệ …%).
Chủ tọa và thư ký ghi biên bản cuộc họp, ký tên chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản cuộc họp này.
3. Biên bản họp cổ đông công ty cổ phần phải được không qua trước khi kết thúc cuộc họp
Theo quy định tại Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần là tài liệu quan trọng, được yêu cầu phải ghi lại toàn bộ nội dung và diễn biến của cuộc họp một cách trung thực, chính xác. Biên bản này phải được lập bằng tiếng Việt, có thể bổ sung thêm bản dịch tiếng nước ngoài nếu cần, và phải bao gồm các nội dung chính sau:
Thông tin cơ bản của công ty: Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp.
Thời gian, địa điểm và nội dung họp: Ghi rõ thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp, chương trình và nội dung cụ thể.
Thông tin về người tham dự: Họ tên chủ tọa, thư ký cuộc họp, danh sách cổ đông hoặc đại diện cổ đông tham dự kèm theo số cổ phần và số phiếu biểu quyết tương ứng.
Diễn biến và biểu quyết: Tóm tắt diễn biến cuộc họp, ý kiến phát biểu, tổng số phiếu biểu quyết từng vấn đề, bao gồm số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành, và không có ý kiến, cùng tỷ lệ tương ứng.
Nội dung đã được thông qua: Các vấn đề được Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua và tỷ lệ đồng thuận.
Chữ ký xác nhận: Họ tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký, hoặc tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự nếu chủ tọa và thư ký từ chối ký.
Biên bản họp phải hoàn thành và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Các cá nhân ký vào biên bản, bao gồm chủ tọa và thư ký, phải chịu trách nhiệm liên đới về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản.
Sau khi hoàn thiện, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Đồng thời, các tài liệu liên quan như phụ lục danh sách cổ đông, nghị quyết đã thông qua phải được lưu trữ tại trụ sở chính của công ty, đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Mẫu biên bản họp cổ đông là bắt buộc đối với mọi công ty cổ phần?
Có, mẫu biên bản họp cổ đông là văn bản bắt buộc đối với mọi công ty cổ phần. Theo quy định của pháp luật, mọi cuộc họp cổ đông đều phải được lập biên bản để ghi nhận các quyết định, nội dung thảo luận và kết quả biểu quyết. Biên bản họp có giá trị pháp lý quan trọng, là cơ sở để thực hiện các quyết định của cổ đông.
Mẫu biên bản họp cổ đông có một mẫu duy nhất và được quy định cụ thể trong pháp luật?
Không hoàn toàn. Mặc dù pháp luật quy định các nội dung bắt buộc phải có trong biên bản họp cổ đông, nhưng không có một mẫu biên bản duy nhất. Các công ty có thể tự xây dựng mẫu biên bản của mình miễn là đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, các công ty thường tham khảo các mẫu biên bản có sẵn và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình cụ thể của mình.
Biên bản họp cổ đông chỉ cần có chữ ký của chủ tọa cuộc họp?
Không, biên bản họp cổ đông phải được ký bởi cả chủ tọa cuộc họp và thư ký. Ngoài ra, tùy thuộc vào nội dung của cuộc họp, biên bản có thể cần phải có chữ ký của các cổ đông tham dự hoặc đại diện hợp pháp của họ.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu biên bản họp cổ đông công ty cổ phần. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN