Mẫu biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một tài liệu quan trọng trong quá trình quản lý thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam, giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Việc thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN thường được thực hiện khi chứng từ giấy không còn phù hợp hoặc cần chuyển đổi sang hình thức điện tử theo quy định mới. Để hiểu rõ hơn về mẫu biên bản này, hãy cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Hướng dẫn sử dụng mẫu biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Việc lập biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bước quan trọng để đảm bảo các chứng từ không còn giá trị sử dụng được quản lý đúng cách. Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, biên bản này cần tuân thủ các quy định nghiêm ngặt để tránh vi phạm về quản lý thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về nội dung và cách lập mẫu biên bản này.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng giấy còn tồn trước khi chuyển đổi sang chứng từ điện tử phải được thu hồi và tiêu hủy theo quy trình cụ thể. Biên bản thu hồi là tài liệu ghi nhận việc này, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình chuyển đổi. Biên bản cần bao gồm thông tin về tổ chức trả thu nhập, số lượng chứng từ thu hồi, và lý do thu hồi.

Quy trình lập biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm các bước cụ thể như sau:

• Bước 1: Xác định chứng từ cần thu hồi
  Doanh nghiệp cần rà soát các chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng giấy còn tồn, bao gồm cả chứng từ chưa sử dụng hoặc đã cấp nhưng cần thu hồi do sai sót. Việc này phải được thực hiện trước khi chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Bước 2: Lập biên bản thu hồi
  Biên bản cần ghi rõ thông tin doanh nghiệp, số lượng chứng từ thu hồi, và lý do thu hồi (ví dụ: chuyển đổi sang chứng từ điện tử). Biên bản phải được ký xác nhận bởi các bên liên quan, bao gồm đại diện doanh nghiệp và cơ quan thuế nếu cần.
• Bước 3: Báo cáo cơ quan thuế
  Sau khi thu hồi, doanh nghiệp cần báo cáo tình hình sử dụng chứng từ theo mẫu CTT25/AC và nộp cho cơ quan thuế trong vòng 05 ngày làm việc, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Bước 4: Tiêu hủy chứng từ
  Các chứng từ thu hồi phải được tiêu hủy theo quy định, thường bằng cách cắt góc hoặc hủy bỏ hoàn toàn, đồng thời lập biên bản tiêu hủy để lưu trữ.

2. Mẫu biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

CÔNG VĂN

(V/v: Thông báo về việc hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN)

Kính gửi: CỤC THUẾ …

Tên doanh nghiệp: …

Trụ sở chính: …

Mã số thuế: …

Người đại diện theo pháp luật: …

Ngày …, công ty có yêu cầu cấp 01 quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN của Cục thuế.

Mẫu số: ……

Ký hiệu: …

Quyển số: …

Từ số: 00… đến số 00…

Hiện tại: Đã sử dụng từ số 00… đến số 00… (trong đó: xóa bỏ … số …). Số còn lại từ 00… đến số 00… chưa sử dụng

Do không có nhu cầu sử dụng và muốn hủy để chuyển sang chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, công ty đề nghị Cục thuế hủy các số chứng từ khấu trừ thuế TNCN chưa sử dụng nêu trên.

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

>>> Tải ngay: Mẫu biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại đây!

Xem thêm: 1Quy định về thời điểm tính thuế TNCN2>Quy định về thời điểm tính thuế TNCN

3. Quy định pháp luật về thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến việc thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yếu tố then chốt để doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình. Pháp luật Việt Nam hiện hành đã có những quy định rõ ràng, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi sang chứng từ điện tử. Dưới đây là những quy định quan trọng cần lưu ý.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/6/2025, các tổ chức trả thu nhập phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và ngừng sử dụng chứng từ giấy. Các chứng từ giấy còn tồn phải được thu hồi và tiêu hủy, đồng thời lập biên bản để ghi nhận quá trình này. Điều này nhằm đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong quản lý thuế.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về trách nhiệm của tổ chức trả thu nhập trong việc lập, quản lý, và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Theo đó, biên bản thu hồi cần ghi rõ số lượng chứng từ, lý do thu hồi, và phải được lưu trữ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn rằng các chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế ngay trong ngày lập. Điều này đặt ra yêu cầu doanh nghiệp cần thu hồi chứng từ giấy trước thời điểm chuyển đổi để tránh trùng lặp hoặc sai sót trong dữ liệu.

Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành chính đối với các vi phạm liên quan đến chứng từ thuế. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy trình thu hồi hoặc không lập biên bản theo quy định, có thể bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng, tùy theo mức độ vi phạm.

>>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại Đồng Nai uy tín

4. Nội dung cần có trong mẫu biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ, mẫu biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần có các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật. Phần này sẽ trình bày chi tiết các thành phần cần thiết để doanh nghiệp tham khảo khi lập biên bản.

Biên bản thu hồi cần ghi rõ thông tin về tổ chức trả thu nhập, bao gồm tên, mã số thuế, và địa chỉ, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Ngoài ra, biên bản phải nêu rõ số lượng chứng từ thu hồi, ký hiệu chứng từ, và lý do thu hồi, chẳng hạn như chuyển đổi sang chứng từ điện tử hoặc do sai sót trong chứng từ cũ.

Một nội dung quan trọng khác là thông tin về thời điểm thu hồi và phương thức tiêu hủy chứng từ. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần mô tả rõ ràng cách thức tiêu hủy (ví dụ: cắt góc hoặc hủy hoàn toàn) và phải có chữ ký xác nhận của các bên liên quan, bao gồm đại diện doanh nghiệp và nhân viên phụ trách.

Biên bản cũng cần ghi nhận cam kết của tổ chức trả thu nhập về việc tuân thủ quy định pháp luật trong quá trình thu hồi và tiêu hủy. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh các rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra.

Cuối cùng, biên bản nên kèm theo danh sách chi tiết các chứng từ thu hồi, bao gồm số seri và ký hiệu của từng chứng từ. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng đối chiếu và kiểm tra khi cần thiết, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

5. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện đúng quy định. Phần này sẽ làm rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình này, dựa trên pháp luật Việt Nam hiện hành.

Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm lập biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN một cách chính xác và đầy đủ, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Biên bản này không chỉ là tài liệu nội bộ mà còn là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra việc tuân thủ quy định về quản lý chứng từ.

Việc báo cáo tình hình sử dụng chứng từ sau khi thu hồi là bắt buộc, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần nộp báo cáo theo mẫu CTT25/AC trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất thu hồi, đảm bảo cơ quan thuế nắm rõ tình trạng chứng từ.

Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng các chứng từ thu hồi được tiêu hủy đúng cách, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể đối mặt với các hình phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần lưu trữ biên bản thu hồi và các tài liệu liên quan ít nhất 10 năm, theo Luật Kế toán 2015. Điều này giúp đảm bảo doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra.

Mẫu biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế. Để được tư vấn chi tiết hơn về quy trình lập biên bản hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để nhận hỗ trợ chuyên nghiệp và nhanh chóng.