Chứng từ kế toán là một phần không thể thiếu trong mọi hệ thống kế toán. Theo quy định của Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, từ đó làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trong khi chứng từ truyền thống thường là các giấy tờ lưu trữ vật lý, thì chứng từ điện tử là một hình thức mới, giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật thông tin. Bài viết này ACC Đồng Nai sẽ làm rõ khái niệm chứng từ điện tử, quy định pháp lý liên quan, sự khác biệt giữa chứng từ giấy và chứng từ điện tử, cũng như ứng dụng thực tiễn của chứng từ điện tử trong kế toán.
1. Chứng từ điện tử là gì?
Chứng từ điện tử là tài liệu được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì các giấy tờ lưu trữ vật lý. Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Ví dụ về chứng từ điện tử có thể kể đến như biên lai thuế điện tử, hóa đơn điện tử, chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ thuế phí, lệ phí điện tử…
Với sự phát triển của công nghệ, các cơ quan thuế và các doanh nghiệp có thể phát hành và lưu trữ các chứng từ này một cách nhanh chóng và chính xác thông qua hệ thống phần mềm kế toán, các nền tảng trực tuyến và các phương tiện điện tử khác. Điều này giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính và giảm thiểu sai sót trong công tác quản lý tài chính.
Đặc điểm của chứng từ điện tử
- Dạng dữ liệu điện tử: Chứng từ điện tử là dạng dữ liệu có thể dễ dàng lưu trữ, truy xuất và quản lý thông qua các công nghệ điện tử, mà không cần phải lưu trữ vật lý.
- Cấp phát qua phương tiện điện tử: Chứng từ điện tử thường được phát hành và truyền tải qua email, hệ thống phần mềm kế toán hoặc các cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
- Khả năng bảo mật cao: Chứng từ điện tử có thể được bảo vệ thông qua các biện pháp bảo mật như mã hóa và chữ ký điện tử, giúp ngăn chặn việc làm giả mạo và mất mát dữ liệu.
2. Quy định pháp lý về chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử không chỉ được phép sử dụng trong lĩnh vực kế toán mà còn phải tuân thủ một loạt các quy định pháp lý. Các quy định này giúp chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp và an toàn khi sử dụng trong các giao dịch tài chính.
Căn cứ pháp lý: Chứng từ điện tử được quy định rõ ràng trong Luật Kế toán 2015 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, chứng từ điện tử có giá trị như chứng từ giấy và có thể được sử dụng trong các hoạt động kế toán, thuế, và phí nếu đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và xác thực thông qua chữ ký điện tử.
Các yêu cầu đối với chứng từ điện tử: Theo Điều 19 Luật Kế toán 2015, chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền. Chữ ký này phải được tạo ra bằng các công cụ điện tử đặc biệt và có giá trị pháp lý như chữ ký tay trên chứng từ giấy.
Chữ ký điện tử trong chứng từ điện tử: Chữ ký điện tử được xem là công cụ xác nhận và bảo vệ tính toàn vẹn của chứng từ điện tử. Chữ ký này phải được cấp bởi một tổ chức chứng thực chữ ký điện tử hợp pháp và có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trên chứng từ giấy. Mặc dù chứng từ điện tử không cần phải có bản sao vật lý, nhưng chữ ký điện tử là yếu tố quan trọng để xác thực chứng từ.
Lợi ích và thách thức khi sử dụng chứng từ điện tử
- Lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí: Do không phải in ấn, lưu trữ và vận chuyển chứng từ vật lý, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đáng kể.
- Bảo mật cao: Các chứng từ điện tử có thể được mã hóa và bảo vệ bằng chữ ký điện tử, giúp ngăn chặn giả mạo và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.
- Quản lý hiệu quả: Chứng từ điện tử giúp dễ dàng truy xuất, tìm kiếm và tổ chức chứng từ trong các hệ thống điện tử, tăng hiệu suất công việc và giảm thiểu sai sót.
- Thách thức:
- Cần trang bị công nghệ: Do yêu cầu về hạ tầng công nghệ, các tổ chức và cá nhân cần đầu tư vào hệ thống phần mềm và các công cụ phù hợp để phát hành và lưu trữ chứng từ điện tử.
- Vấn đề bảo mật: Mặc dù chứng từ điện tử có tính bảo mật cao, nhưng nếu không được bảo vệ đúng cách, có thể bị tấn công hoặc bị lộ thông tin nhạy cảm.
- Tuân thủ pháp lý: Các doanh nghiệp cần phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về chữ ký điện tử và các yêu cầu khác liên quan đến chứng từ điện tử.
>>>> Xem thêm bài viết: Công chức hành chính là gì?
3. Phân biệt chứng từ điện tử và chứng từ giấy
Mặc dù chứng từ điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội, nhưng vẫn tồn tại sự khác biệt rõ rệt giữa chứng từ điện tử và chứng từ giấy.
Khác biệt về hình thức
- Chứng từ giấy: Là các giấy tờ vật lý cần lưu trữ trong hồ sơ, có thể cần ký trực tiếp bằng mực không phai và đóng dấu. Chứng từ giấy có thể gây khó khăn trong việc tìm kiếm và bảo quản.
- Chứng từ điện tử: Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể lưu trữ trực tuyến, dễ dàng sao chép và chia sẻ qua các phương tiện điện tử mà không cần phải lưu trữ vật lý.
Khác biệt về quy trình sử dụng
- Chứng từ giấy: Quá trình phát hành và lưu trữ chứng từ giấy thường phức tạp, mất thời gian và chi phí cho việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ.
- Chứng từ điện tử: Quy trình phát hành, ký và lưu trữ chứng từ điện tử nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, để sử dụng chứng từ điện tử, tổ chức hoặc cá nhân phải có các công cụ điện tử phù hợp và phải tuân thủ các quy định về bảo mật.
4. Các loại chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán có thể chia thành hai loại chính: chứng từ giấy và chứng từ điện tử.
- Chứng từ giấy: Chứng từ giấy là các loại giấy tờ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, chẳng hạn như hóa đơn, biên lai thuế, phiếu thu chi, hợp đồng, phiếu xuất kho, v.v. Đây là loại chứng từ truyền thống và vẫn được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
- Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử là sự chuyển đổi của các chứng từ giấy truyền thống sang dạng dữ liệu điện tử. Ví dụ, hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy, biên lai thuế điện tử thay thế biên lai thuế giấy, chứng từ khấu trừ thuế điện tử thay thế chứng từ khấu trừ thuế giấy, v.v.
5. Chứng từ điện tử trong thực tiễn
Việc sử dụng chứng từ điện tử đã trở thành xu hướng toàn cầu trong lĩnh vực kế toán và thuế. Nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, đã triển khai việc sử dụng hóa đơn điện tử và các chứng từ điện tử khác.
Ứng dụng thực tế
- Biên lai thuế điện tử: Các cơ quan thuế đã triển khai việc cấp phát biên lai thuế điện tử thay cho biên lai thuế giấy, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý thuế.
- Hóa đơn điện tử: Các doanh nghiệp giờ đây có thể phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn. Hóa đơn điện tử còn giúp bảo mật thông tin và dễ dàng theo dõi hơn.
Việc chuyển đổi sang chứng từ điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình kế toán. Dự báo trong tương lai, các chứng từ điện tử sẽ ngày càng phổ biến, và các công nghệ như blockchain và trí tuệ nhân tạo sẽ làm cho quá trình quản lý chứng từ trở nên minh bạch và hiệu quả hơn.
>>>> Xem thêm bài viết: Chi phí quản lý hành chính là gì?
6. Mọi người cùng hỏi
Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý không?
Có, chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy nếu đáp ứng các yêu cầu về chữ ký điện tử và bảo mật theo quy định của pháp luật.
Cách ký chữ ký điện tử như thế nào?
Chữ ký điện tử phải được tạo ra thông qua công cụ chứng thực chữ ký điện tử hợp pháp và có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy.
Có thể sử dụng chứng từ điện tử cho tất cả các nghiệp vụ kế toán không?
Hiện nay, chứng từ điện tử có thể sử dụng cho hầu hết các nghiệp vụ kế toán, nhưng cần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và yêu cầu bảo mật.
Chứng từ điện tử là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa ngành kế toán và thuế, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và bảo mật thông tin. Tuy nhiên, việc chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử cũng đòi hỏi các tổ chức và cá nhân phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về công nghệ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý. Trong tương lai, chứng từ điện tử sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các quy trình kế toán và thuế, thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính. Hãy lên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn cụ thể hơn.
