Có 2 mã số thuế cá nhân là tình trạng không hiếm gặp khi người nộp thuế từng đăng ký bằng nhiều số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân khác nhau. Việc này gây khó khăn trong kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân và theo dõi nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết cách xử lý, thủ tục thực hiện và những lưu ý quan trọng cùng ACC Đồng Nai.

1. Nguyên nhân dẫn đến việc một người có 2 mã số thuế cá nhân

Khi cá nhân chuyển nơi cư trú, làm mất chứng minh nhân dân cũ rồi được cấp số mới, hoặc chuyển từ chứng minh nhân dân 9 số sang căn cước công dân 12 số, một số người đã đăng ký mã số thuế lần thứ hai thay vì thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế. Cơ quan thuế tại địa phương mới đôi khi cấp mã số thuế mới do chưa đồng bộ dữ liệu đầy đủ với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Theo điểm b khoản 3 Điều 30 Luật Quản lý thuế năm 2019 (được kế thừa và hoàn thiện trong Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2026), cá nhân được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời. Mã số thuế đã cấp không được sử dụng lại cho người nộp thuế khác. Nghị định số 252/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Quản lý thuế cũng nhấn mạnh nguyên tắc quản lý thống nhất dữ liệu thuế theo số định danh cá nhân. Từ ngày 01/7/2025, số định danh cá nhân trên căn cước công dân được sử dụng thay thế mã số thuế cá nhân theo lộ trình chuyển đổi. Việc tồn tại hai mã số thuế vì vậy chủ yếu do lỗi đăng ký trùng lặp trước thời điểm chuẩn hóa dữ liệu, chứ không phải do cá nhân được phép sở hữu nhiều mã số thuế hợp pháp.

2. Một người có 2 mã số thuế cá nhân thì nên làm gì? Giải đáp

Khi phát hiện có hai mã số thuế, nguyên tắc chung là chỉ sử dụng mã số thuế được cấp đầu tiên hoặc mã số đã được tích hợp với số định danh cá nhân, đồng thời chấm dứt hiệu lực mã số thuế đăng ký sau. Cơ quan thuế có trách nhiệm hỗ trợ thu hồi mã số thuế cấp không đúng nguyên tắc và hướng dẫn người nộp thuế tiếp tục thực hiện nghĩa vụ thuế trên mã số còn hiệu lực. Việc này giúp hợp nhất toàn bộ dữ liệu kê khai, nộp thuế, giảm trừ gia cảnh và các nghĩa vụ phát sinh trước đó, tránh tình trạng kê khai trùng hoặc bỏ sót nghĩa vụ.

Người nộp thuế cần cập nhật thông tin số định danh cá nhân cho tất cả các mã số thuế đã được cấp để cơ quan thuế thực hiện tích hợp theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Thông tư 86/2024/TT-BTC (được thay thế bởi Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế có hiệu lực từ 01/7/2026). Sau khi tích hợp, số định danh cá nhân trở thành mã số thuế duy nhất. Các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế đã lập trước đó vẫn tiếp tục có giá trị pháp lý mà không cần điều chỉnh lại thông tin mã số thuế. Trường hợp thông tin chưa khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, mã số thuế sẽ ở trạng thái chờ cập nhật (trạng thái số 10), và người nộp thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế trong thời hạn quy định để hệ thống hoàn tất hợp nhất.

Xem thêm: Mã số thuế cá nhân có bao nhiêu số? Tìm hiểu chi tiết

3. Quy trình xử lý và thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế thứ hai

Thủ tục được thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế nhằm đảm bảo dữ liệu được chuẩn hóa đầy đủ. Người nộp thuế có thể chọn hình thức trực tuyến hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.

Bước 1: Xác định mã số thuế cần giữ lại và mã số thuế cần chấm dứt hiệu lực. Ưu tiên giữ mã số thuế được cấp trước hoặc mã số đang được sử dụng để kê khai, nộp thuế và đăng ký giảm trừ gia cảnh. Kiểm tra lịch sử nghĩa vụ thuế trên cả hai mã số để đảm bảo không còn khoản nợ hoặc hồ sơ đang xử lý.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ. Hồ sơ gồm văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo mẫu quy định (thường là mẫu 24/ĐK-TCT hoặc mẫu tương ứng theo Thông tư 90/2026/TT-BTC), bản sao căn cước công dân còn hiệu lực, và các giấy tờ chứng minh việc cấp trùng nếu cần. Trường hợp thực hiện trực tuyến cần có tài khoản giao dịch thuế điện tử và chữ ký số.

Bước 3: Nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng Thuế điện tử. Truy cập trang thuedientu.gdt.gov.vn, chọn mục Cá nhân, đăng nhập tài khoản. Chọn Đăng ký thuế, sau đó chọn Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế. Tại mục chọn hồ sơ, lựa chọn văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế, điền thông tin (hệ thống thường tự động điền dữ liệu đã lưu), đính kèm tài liệu và gửi hồ sơ bằng chữ ký số. Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý trong thời hạn quy định, thông thường hoàn tất trong vài ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Trường hợp nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Người nộp thuế mang hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc gửi qua bưu chính. Cơ quan thuế kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ. Nếu thiếu, sẽ thông báo trong vòng hai ngày làm việc để bổ sung. Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế ban hành thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Bước 5: Cập nhật thông tin đăng ký thuế cho mã số thuế còn hiệu lực. Sau khi mã số thứ hai được chấm dứt, người nộp thuế thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để cập nhật số căn cước công dân mới hoặc số định danh cá nhân vào mã số thuế giữ lại. Việc này đảm bảo dữ liệu khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và sẵn sàng sử dụng số định danh cá nhân làm mã số thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Trong quá trình xử lý, nếu phát sinh nghĩa vụ thuế mới, người nộp thuế kê khai theo mã số thuế chính đã được xác định. Cơ quan thuế sẽ chuyển dần dữ liệu nghĩa vụ từ mã số còn lại về mã số đã gắn với số định danh cá nhân. Nghĩa vụ thuế đã phát sinh trước đó vẫn được theo dõi đầy đủ và không bị mất đi do việc hợp nhất.

Xem thêm: Cách cập nhật mã số thuế cá nhân online chính xác

4. Những lưu ý quan trọng khi xử lý hai mã số thuế cá nhân

Người nộp thuế cần lưu ý không sử dụng mã số thuế thứ hai để kê khai hoặc đăng ký người phụ thuộc sau khi đã xác định sẽ chấm dứt hiệu lực. Việc tiếp tục sử dụng có thể dẫn đến sai sót trong quyết toán thuế và khó khăn khi đề nghị hoàn thuế. Thời hạn thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế là mười ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Trường hợp chậm thực hiện có thể bị xử phạt hành chính theo mức quy định tại Nghị định liên quan về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Sau khi hoàn tất, nên tra cứu lại trạng thái mã số thuế trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế để xác nhận mã số thứ hai đã chấm dứt hiệu lực. Nếu phát hiện sai sót từ phía cơ quan thuế trong quá trình cấp trùng, người nộp thuế có quyền đề nghị khôi phục hoặc điều chỉnh theo Điều quy định về khôi phục mã số thuế trong Luật Quản lý thuế. Toàn bộ quá trình nhằm mục tiêu đảm bảo mỗi cá nhân chỉ sử dụng một mã số thuế duy nhất gắn với số định danh cá nhân, phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong quản lý thuế theo Luật Quản lý thuế 2025.

5. Câu hỏi thường gặp

Tôi có hai mã số thuế do đăng ký bằng chứng minh nhân dân cũ và căn cước công dân mới, tôi có bị phạt không?

Việc có hai mã số thuế chủ yếu xuất phát từ lỗi đăng ký trùng lặp chứ không phải hành vi cố ý vi phạm. Cơ quan thuế sẽ hướng dẫn thu hồi mã số cấp sau và không tự động áp dụng phạt nếu người nộp thuế chủ động thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực đúng quy định. Tuy nhiên, nếu chậm thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế quá thời hạn quy định thì có thể bị xử phạt hành chính theo mức tương ứng với số ngày chậm. Người nộp thuế nên liên hệ sớm với cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ và tránh phát sinh thêm nghĩa vụ.

Sau khi hủy mã số thuế thứ hai, các khoản thuế đã nộp trước đây có bị mất không?

Không. Toàn bộ dữ liệu nghĩa vụ thuế, lịch sử kê khai và số thuế đã nộp trên cả hai mã số thuế sẽ được hợp nhất về mã số thuế còn hiệu lực hoặc số định danh cá nhân. Cơ quan thuế theo dõi liên tục các nghĩa vụ đã phát sinh. Người nộp thuế vẫn có thể sử dụng các chứng từ cũ để chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ thuế mà không cần điều chỉnh lại thông tin mã số thuế trên hóa đơn hoặc hồ sơ đã lập trước thời điểm tích hợp.

Tôi có thể tự thực hiện thủ tục online mà không cần đến cơ quan thuế không?

Có thể thực hiện hoàn toàn trực tuyến qua cổng thuedientu.gdt.gov.vn nếu đã có tài khoản giao dịch thuế điện tử và chữ ký số. Quy trình gồm đăng nhập, chọn tờ khai đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế, điền thông tin và gửi hồ sơ. Trường hợp gặp khó khăn về kỹ thuật hoặc hồ sơ phức tạp, người nộp thuế vẫn có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế để được hướng dẫn. Thời gian xử lý thường nhanh nếu hồ sơ đầy đủ và thông tin khớp với cơ sở dữ liệu dân cư.

Có 2 mã số thuế cá nhân không phải là vấn đề quá phức tạp nếu được xử lý đúng quy trình và kịp thời theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 cùng các văn bản hướng dẫn liên quan. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục hoặc cần hỗ trợ chi tiết về hồ sơ, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn chuyên sâu và đồng hành trong từng bước.