Công ty có cần gắn biển khi thành lập là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp mới đặt ra khi bắt đầu hành trình kinh doanh. Thủ tục này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp khẳng định sự hiện diện chuyên nghiệp của công ty trên thị trường. Việc bỏ qua có thể dẫn đến các chế tài hành chính nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hoạt động lâu dài. Cùng ACC Đồng Nai khám phá quy định chi tiết để doanh nghiệp bạn vận hành suôn sẻ.

1. Theo quy định công ty có cần gắn biển khi thành lập?

Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc gắn biển hiệu tại trụ sở chính, chi nhánh và văn phòng đại diện là nghĩa vụ bắt buộc của mọi tổ chức kinh tế.

Cụ thể, Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định tên doanh nghiệp phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Quy định này nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch thông tin và phục vụ công tác hậu kiểm của cơ quan chức năng. Việc có một biển hiệu rõ ràng giúp xác định địa điểm kinh doanh thực tế, tránh các trường hợp doanh nghiệp đăng ký địa chỉ ảo để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật.

Mặc dù một số quy định về xử phạt hành chính trực tiếp đối với hành vi "không treo biển" đã có sự thay đổi, nhưng doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với rủi ro bị cơ quan thuế khóa mã số thuế nếu kiểm tra không thấy hoạt động tại trụ sở. Do đó, gắn biển hiệu không chỉ là tuân thủ Luật Doanh nghiệp mà còn là điều kiện cần để duy trì trạng thái hoạt động bình thường trên hệ thống thông tin quốc gia.

2. Nội dung bắt buộc phải có trên biển hiệu công ty

Nội dung hiển thị trên biển hiệu phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hình thức và ngôn ngữ để đảm bảo tính đồng bộ với hồ sơ đăng ký kinh doanh.

• Các thông tin định danh cơ bản của doanh nghiệp

Theo Điều 34 Luật Quảng cáo 2012, biển hiệu của tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cốt lõi. Đầu tiên là tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có); tiếp theo là tên cơ sở sản xuất, kinh doanh đúng với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Cuối cùng, địa chỉ trụ sở và số điện thoại liên lạc phải được thể hiện chính xác. Việc thiếu sót một trong các yếu tố này có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo Nghị định 38/2021/NĐ-CP.

• Quy tắc về ngôn ngữ và chữ viết trên biển hiệu

Chữ viết trên biển hiệu phải đảm bảo sự tôn trọng đối với ngôn ngữ quốc gia. Điều 18 Luật Quảng cáo 2012 quy định nội dung biển hiệu phải thể hiện bằng tiếng Việt, trừ các nhãn hiệu, thương hiệu hoặc tên riêng bằng tiếng nước ngoài không thể thay thế. Trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài, khổ chữ nước ngoài không được quá ba phần tư khổ chữ tiếng Việt và phải đặt bên dưới chữ tiếng Việt. Sự sai lệch về tỉ lệ hoặc vị trí chữ viết có thể dẫn đến mức phạt lên tới 15.000.000 đồng.

Xem thêm: Có nên làm việc cho công ty mới thành lập?

3. Thời hạn và vị trí gắn biển hiệu theo pháp luật

Pháp luật quy định cụ thể về kích thước và vị trí lắp đặt để đảm bảo mỹ quan đô thị cũng như an toàn công cộng tại khu vực đặt trụ sở.

• Quy định về kích thước và kỹ thuật lắp đặt

Kích thước biển hiệu được giới hạn chặt chẽ theo Luật Quảng cáo 2012. Đối với biển hiệu ngang, chiều cao tối đa là 02 mét, chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà. Đối với biển hiệu dọc, chiều ngang tối đa là 01 mét, chiều cao tối đa là 04 mét nhưng không được vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển. Việc lắp đặt sai kích thước hoặc để chiều cao biển dọc vượt quá tầng nhà là hành vi vi phạm có thể bị phạt tiền và buộc phải tháo dỡ để khắc phục hậu quả.

• Vị trí lắp đặt và yêu cầu về an toàn thoát nạn

Biển hiệu phải được đặt sát cổng hoặc mặt trước của trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện. Vị trí gắn biển phải đảm bảo không che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa và không lấn ra vỉa hè, lòng đường gây ảnh hưởng đến giao thông công cộng. Đặc biệt, theo Điều 48 Nghị định 38/2021/NĐ-CP, hành vi treo biển hiệu làm mất mỹ quan hoặc cản trở cứu hỏa có mức phạt cao nhất lên đến 20.000.000 đồng, cho thấy tầm quan trọng của việc lựa chọn vị trí lắp đặt an toàn.

Xem thêm: Mở công ty tại nhà cần làm những gì?

4. Quy trình gắn biển hiệu cho công ty mới thành lập

Quy trình thực hiện gắn biển hiệu cho doanh nghiệp mới được tối giản hóa về mặt thủ tục hành chính nhưng vẫn cần sự phối hợp giữa thiết kế và quy chuẩn xây dựng.

Bước 1: Thiết kế biển hiệu theo đúng nội dung đăng ký

Doanh nghiệp cần đối chiếu với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để trích xuất tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ chính xác. Trong giai đoạn này, chủ doanh nghiệp nên làm việc với đơn vị thi công để lựa chọn chất liệu bền vững như inox, mica hoặc đồng và xác định tỉ lệ chữ tiếng Việt – tiếng nước ngoài cho phù hợp. Việc tuân thủ đúng nội dung tại bước này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro bị buộc tháo dỡ biển hiệu sau khi đã lắp đặt xong.

Bước 2: Xác định nhu cầu xin giấy phép xây dựng biển hiệu

Thông thường, doanh nghiệp không cần xin giấy phép treo biển hiệu nếu chỉ bao gồm các thông tin định danh cơ bản. Tuy nhiên, theo Điều 31 Luật Quảng cáo 2012, nếu doanh nghiệp xây dựng biển hiệu gắn vào công trình có sẵn với diện tích một mặt trên 20 mét vuông và có kết cấu khung kim loại, hoặc bảng quảng cáo độc lập trên 40 mét vuông, thì bắt buộc phải xin giấy phép xây dựng từ cơ quan có thẩm quyền về xây dựng tại địa phương. Doanh nghiệp cần đo đạc kỹ diện tích để xác định mình có thuộc trường hợp phải xin phép hay không.

Bước 3: Thi công lắp đặt và duy trì sự hiện diện tại trụ sở

Sau khi hoàn thiện biển hiệu, doanh nghiệp tiến hành lắp đặt tại vị trí dễ quan sát nhất tại mặt tiền trụ sở. Việc gắn biển nên được hoàn tất ngay sau khi nhận kết quả đăng ký kinh doanh và trước khi thông báo hoạt động với cơ quan thuế. Trong suốt quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo trì biển hiệu, đảm bảo thông tin luôn rõ ràng và không bị hư hỏng. Nếu có sự thay đổi về địa chỉ hoặc tên gọi, biển hiệu phải được cập nhật tương ứng để đồng bộ với pháp nhân mới.

5. Câu hỏi thường gặp

Công ty có cần gắn biển khi thành lập nếu đặt trụ sở tại văn phòng ảo (Virtual Office)?

Dù sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp vẫn phải có biển hiệu tại địa chỉ đó. Thông thường, các đơn vị cho thuê văn phòng ảo sẽ có bảng tên chung hiển thị danh sách các công ty đăng ký tại đó.

Biển hiệu công ty có bắt buộc phải thể hiện mã số thuế không?

Theo quy định tại Điều 34 Luật Quảng cáo, các thông tin bắt buộc gồm tên cơ quan chủ quản, tên cơ sở, địa chỉ và điện thoại.

Nếu công ty đặt tại chung cư thì gắn biển hiệu ở đâu cho đúng luật?

Theo quy định, chung cư có mục đích để ở thì không được dùng làm trụ sở công ty. Tuy nhiên, nếu bạn đặt trụ sở tại phần diện tích thương mại (shophouse hoặc officetel) của chung cư, bạn phải gắn biển tại vị trí mặt tiền của căn hộ thương mại đó hoặc tại vị trí được ban quản lý tòa nhà quy định dành riêng cho việc đặt biển tên công ty, đảm bảo không vi phạm quy chuẩn mỹ quan chung của tòa nhà.

Công ty có cần gắn biển khi thành lập là quy định bắt buộc giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế pháp lý và chuyên nghiệp. Tuân thủ đúng sẽ mang lại lợi ích lâu dài, tránh rủi ro không đáng có. Để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ thực hiện, hãy liên hệ ACC Đồng Nai ngay hôm nay. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn xây dựng doanh nghiệp vững mạnh.