Công ty mới thành lập trễ thuế là một vấn đề phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi bắt đầu hoạt động, có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có. Việc tuân thủ đúng thời hạn nộp thuế không chỉ giúp tránh phạt mà còn đảm bảo sự ổn định tài chính cho công ty. Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, hiểu rõ quy định về thuế là yếu tố then chốt để phát triển bền vững. Hãy cùng ACC Đồng Nai khám phá chi tiết để tránh những sai lầm phổ biến.

1. Công ty mới thành lập trễ thuế có bị phạt không?

Mọi hành vi chậm trễ trong việc kê khai và nộp thuế sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều phải chịu các hình thức xử phạt theo quy định của pháp luật hiện hành.

Căn cứ vào Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế áp dụng chế tài nghiêm khắc đối với các trường hợp vi phạm thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp tiền thuế. Đối với doanh nghiệp mới, các khoản thuế như lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT) hay thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính đều có mốc thời gian cố định; việc quá hạn dù chỉ một ngày cũng có thể kích hoạt hệ thống phạt tự động.

Hơn nữa, ngoài việc bị xử phạt hành chính bằng tiền, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các hệ lụy gián tiếp như bị cưỡng chế hóa đơn hoặc khóa mã số thuế nếu tình trạng trễ hạn kéo dài. Điều này gây đình trệ hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng nghiêm trọng đến xếp hạng tín nhiệm thuế của đơn vị trên hệ thống quản lý quốc gia.

2. Thời hạn nộp thuế cho công ty mới thành lập

Để quản lý thuế hiệu quả, doanh nghiệp cần ghi nhớ các cột mốc thời gian quan trọng đối với từng loại sắc thuế phát sinh ngay sau khi thành lập.

• Thời hạn nộp lệ phí môn bài và khai thuế ban đầu

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập phải nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau năm thành lập. Tuy nhiên, dù được miễn lệ phí năm đầu, doanh nghiệp vẫn cần hoàn tất thủ tục khai thuế ban đầu với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận giấy phép. Việc nộp tờ khai môn bài đúng hạn là căn cứ để cơ quan thuế theo dõi trạng thái hoạt động của doanh nghiệp trên địa bàn.

• Thời hạn tờ khai thuế định kỳ (GTGT, TNCN, TNDN)

Đối với các sắc thuế định kỳ, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quý là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo (ví dụ: quý 1 nộp chậm nhất ngày 30/04). Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai theo tháng, thời hạn sẽ là ngày 20 của tháng tiếp theo. Riêng với thuế TNDN, doanh nghiệp thực hiện tạm nộp số thuế phát sinh hàng quý mà không cần nộp tờ khai tạm tính, nhưng tổng số thuế tạm nộp 04 quý không được thấp hơn 80% số thuế quyết toán cả năm theo quy định tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP.

Xem thêm: Tổng hợp các báo cáo thuế phải nộp hiện nay

3. Mức phạt cụ thể khi công ty mới thành lập trễ thuế

Chế tài đối với hành vi trễ thuế được chia thành hai phần tách biệt: phạt vi phạm hành chính về thủ tục khai thuế và tính tiền chậm nộp trên số tiền thuế gốc.

• Xử phạt hành chính đối với hồ sơ khai thuế

Căn cứ Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế được phân định theo số ngày quá hạn. Đối với trường hợp chậm nộp từ 01 đến 30 ngày, mức phạt dao động từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Nếu thời gian trễ hạn trên 90 ngày nhưng không phát sinh số thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng. Mức phạt này áp dụng cho từng loại tờ khai, do đó nếu trễ đồng thời nhiều sắc thuế, tổng chi phí phạt sẽ rất lớn.

• Tiền lãi chậm nộp trên số tiền thuế phải nộp

Bên cạnh tiền phạt hành chính, doanh nghiệp còn phải trả tiền lãi chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 2019. Công thức tính được xác định là 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp. Tiền chậm nộp được tính liên tục kể từ ngày tiếp sau ngày cuối cùng của thời hạn nộp thuế đến ngày người nộp thuế nộp đủ tiền thuế vào ngân sách nhà nước. Khoản lãi này sẽ tích lũy hằng ngày, tạo áp lực tài chính không nhỏ đối với các công ty mới có nguồn vốn lưu động còn mỏng.

Xem thêm: Mẫu báo cáo quyết toán sử dụng biên lai thuế chi tiết

4. Cách khắc phục và tránh phạt cho công ty mới thành lập trễ thuế

Khi phát hiện tình trạng trễ hạn, doanh nghiệp cần thực hiện các bước khắc phục ngay lập tức để chặn đứng lãi chậm nộp và chuẩn bị hồ sơ giải trình hợp lệ.

Bước 1: Nộp ngay tờ khai và tiền thuế phát sinh

Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là nộp bổ sung hồ sơ khai thuế qua mạng và chuyển tiền thuế vào ngân sách nhà nước kèm theo lãi chậm nộp tạm tính. Hành động nộp trước khi có quyết định kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế sẽ được xem xét là tình tiết giảm nhẹ hoặc giúp doanh nghiệp chủ động trong việc khắc phục hậu quả, tránh việc bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế hành chính mạnh hơn.

Bước 2: Giải trình và xin miễn giảm tiền phạt khi có lý do bất khả kháng

Theo Thông tư 19/2021/TT-BTC, nếu thời điểm nộp tờ khai đúng hạn nhưng bị hệ thống điện tử từ chối hoặc gặp sự cố kỹ thuật từ phía Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp cần lưu lại các thông báo lỗi và ảnh chụp màn hình. Trong trường hợp này, ngày ghi nhận nghĩa vụ nộp hồ sơ sẽ được tính theo Thông báo tiếp nhận lần đầu, doanh nghiệp không bị coi là chậm nộp. Ngoài ra, nếu việc trễ hạn do thiên tai, dịch bệnh hoặc tai nạn bất ngờ, đơn vị có thể làm hồ sơ đề nghị miễn tiền chậm nộp theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Bước 3: Thiết lập hệ thống kiểm soát và nhắc lịch thuế

Để tránh tái diễn tình trạng trễ thuế, doanh nghiệp mới nên áp dụng các phần mềm kế toán có tính năng nhắc lịch nộp tờ khai tự động. Việc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp cũng là giải pháp an toàn cho các công ty khởi nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách, giúp đảm bảo mọi tờ khai đều được gửi đi đúng hạn và đúng quy định pháp luật. Thường xuyên đối chiếu thông tin nộp thuế trên hệ thống eTax để kịp thời phát hiện các sai sót về tiểu mục hoặc số tiền nộp để điều chỉnh ngay.

5. Câu hỏi thường gặp

Đã nộp tờ khai thuế điện tử nhưng bị hệ thống trả thông báo "Không chấp nhận" thì có bị phạt không?

Căn cứ Thông tư 19/2021/TT-BTC, nếu bạn nộp tờ khai đúng hạn và nhận được "Thông báo tiếp nhận" (Bước 1), sau đó hệ thống gửi "Thông báo không chấp nhận" do sai sót định dạng hoặc số liệu, bạn cần điều chỉnh và nộp lại.

Công ty mới thành lập không phát sinh doanh thu thì có cần nộp tờ khai quý không?

Có. Theo Luật Quản lý thuế, việc nộp tờ khai thuế GTGT và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là nghĩa vụ định kỳ, bất kể doanh nghiệp có phát sinh hoạt động mua bán hay không. Nếu không phát sinh, doanh nghiệp thực hiện kê khai các chỉ tiêu bằng 0.

Mã số thuế bị đóng do trễ nộp tờ khai thì phải làm sao?

Khi bị đóng mã số thuế (trạng thái người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký), doanh nghiệp phải nộp đầy đủ các tờ khai còn thiếu, nộp phạt vi phạm hành chính và tiền chậm nộp. Sau đó, doanh nghiệp nộp hồ sơ xin khôi phục mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý.

Công ty mới thành lập trễ thuế có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, nhưng với sự hiểu biết đúng đắn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh và khắc phục hiệu quả. Việc tuân thủ pháp luật thuế không chỉ bảo vệ tài chính mà còn góp phần vào sự phát triển lâu dài của công ty. Đừng để sai lầm nhỏ ảnh hưởng đến hành trình kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ ACC Đồng Nai ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ kịp thời.