Mẫu công văn xác nhận không nợ thuế hải quan chuẩn nhất là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan hải quan, đặc biệt trong các trường hợp giải thể, sáp nhập hoặc thực hiện các giao dịch thương mại. Cùng ACC Đồng Nai, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo, hồ sơ cần thiết và quy trình thực hiện, để doanh nghiệp dễ dàng hoàn thành thủ tục này.

1. Hướng dẫn lập công văn xác nhận không nợ thuế hải quan theo đúng quy định

Mở đầu: Mẫu công văn xác nhận không nợ thuế hải quan là văn bản do doanh nghiệp hoặc cá nhân soạn thảo, gửi đến cơ quan hải quan để yêu cầu xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế xuất nhập khẩu. Tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong nhiều trường hợp pháp lý, đặc biệt khi doanh nghiệp giải thể hoặc thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế. Dưới đây là những thông tin chi tiết về mẫu công văn này theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

Theo Điều 138 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 71 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, doanh nghiệp cần nộp văn bản đề nghị xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo mẫu quy định để cơ quan hải quan xem xét. Mẫu công văn này thường được sử dụng khi doanh nghiệp cần chứng minh không còn khoản thuế tồn đọng trước khi giải thể, phá sản hoặc chuyển đổi mô hình kinh doanh. Việc sử dụng đúng mẫu giúp đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng và tránh các sai sót không đáng có.

Mẫu công văn xác nhận không nợ thuế hải quan chuẩn nhất phải bao gồm các thông tin như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, lý do yêu cầu xác nhận và cam kết sử dụng xác nhận đúng mục đích. Theo Điều 9 Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2016, doanh nghiệp phải nộp thuế trước khi thông quan hoặc giải phóng hàng hóa, trừ trường hợp được bảo lãnh. Vì vậy, công văn này là bằng chứng pháp lý quan trọng để cơ quan hải quan xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành mọi nghĩa vụ thuế liên quan.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng mẫu công văn phải tuân thủ mẫu số 34/CVXNHT/TXNK theo Phụ lục VI ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC. Việc chuẩn bị công văn đúng mẫu không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng mà còn tránh các rủi ro pháp lý như bị từ chối xác nhận hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.

2. Mẫu công văn xác nhận không nợ thuế hải quan chuẩn nhất

Kính gửi: Cục Hải quan

Tên doanh nghiệp:

Mã số Thuế :

Địa chỉ trụ sở chính :

Theo báo cáo, từ khi thành lập đến nay CÔNG TY gặp nhiều khó khăn về nhân sự cũng như tài chính và các yếu tố khách quan của nền kinh tế nên hoạt động không hiệu quả và không thể tiếp tục duy trì hoạt động. Vì vậy chủ sở hữu công ty đã ra quyết định giải thể công ty.

Vì vậy, để hoàn tất hồ sơ xin giải thể, chúng tôi kính đề nghị Cục Hải quan xác nhận cho Công ty không nợ thuế Hải quan để chúng tôi sớm hoàn thành các thủ tục giải thể theo quy định của pháp luật.

Do địa điểm trụ sở đã không còn hoạt động nên công văn xác nhận có thể đã bị thất lạc, đề nghị Tổng cục hải quan gửi xác nhận cho chúng tôi về địa chỉ:

• Địa chỉ nhà:
• SĐT liên hệ:

Trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của Cục Hải Quan

>>> Tải ngay: Mẫu công văn xác nhận không nợ thuế hải quan chuẩn nhất tại đây!

Xem thêm: 1Công ty mới thành lập trễ thuế có bị phạt không?2>Công ty mới thành lập trễ thuế có bị phạt không?

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để xin xác nhận không nợ thuế hải quan

Mở đầu: Để xin xác nhận không nợ thuế hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. Hồ sơ này không chỉ bao gồm công văn đề nghị mà còn các tài liệu bổ sung để chứng minh tình trạng thuế của doanh nghiệp. Dưới đây là những giấy tờ cần thiết và lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ.

Theo khoản 1 Điều 140 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 71 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, hồ sơ xác nhận không nợ thuế hải quan bao gồm văn bản đề nghị theo mẫu số 34/CVXNHT/TXNK, biên bản họp hoặc quyết định giải thể, và các bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp. Hồ sơ đầy đủ giúp cơ quan hải quan nhanh chóng xác minh và cấp xác nhận, tránh trường hợp yêu cầu bổ sung giấy tờ gây mất thời gian.

Doanh nghiệp cần cung cấp bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế. Trong trường hợp xác nhận cho chi nhánh, hồ sơ phải bao gồm cả giấy tờ của công ty mẹ và chi nhánh theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC. Nếu người đại diện không phải là người đại diện theo pháp luật, cần kèm theo giấy ủy quyền hợp lệ để đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã chuyển địa chỉ trụ sở hoặc không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cần ghi rõ địa chỉ nhận công văn xác nhận trong mẫu đề nghị. Điều này được quy định rõ trong Thông tư 39/2018/TT-BTC, nhằm đảm bảo cơ quan hải quan gửi phản hồi đến đúng địa chỉ, tránh thất lạc giấy tờ quan trọng.

Doanh nghiệp có thể tra cứu trước tình trạng nợ thuế tại trang web chính thức của Tổng cục Hải quan (https://www.customs.gov.vn) để đảm bảo không còn khoản thuế tồn đọng trước khi nộp hồ sơ. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro bị từ chối xác nhận và đảm bảo quy trình xử lý được thực hiện nhanh chóng.

Xem thêm: Kiểm toán báo cáo tài chính là gì?

4. Quy trình xin xác nhận không nợ thuế hải quan

Mở đầu: Quy trình xin xác nhận không nợ thuế hải quan bao gồm các bước cụ thể, từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận kết quả từ cơ quan hải quan. Việc tuân thủ đúng quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo thủ tục được xử lý hiệu quả. Dưới đây là các bước chi tiết theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

• Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
  Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm văn bản đề nghị theo mẫu số 34/CVXNHT/TXNK, biên bản họp giải thể, và bản sao chứng thực các giấy tờ pháp lý. Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Tổng cục Hải quan (Lô E3, Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội) hoặc qua đường bưu điện theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC.
• Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
  Tổng cục Hải quan tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ. Trong vòng 5 ngày làm việc, cơ quan hải quan sẽ rà soát dữ liệu trên hệ thống kế toán tập trung để xác minh nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, theo khoản 1 Điều 140 Thông tư 38/2015/TT-BTC.
• Bước 3: Thông báo kết quả
  Sau khi kiểm tra, Tổng cục Hải quan sẽ cấp văn bản xác nhận không nợ thuế hoặc thông báo lý do không xác nhận nếu phát hiện khoản thuế tồn đọng. Doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu thiếu giấy tờ, theo Thông tư 39/2018/TT-BTC.
• Bước 4: Nhận kết quả
  Doanh nghiệp nhận văn bản xác nhận tại địa chỉ đã cung cấp trong công văn đề nghị. Thời gian xử lý thường từ 5-7 ngày làm việc nếu nộp trực tiếp, hoặc 10-15 ngày nếu nộp qua bưu điện, theo Quyết định 1824/QĐ-BTC năm 2014.

5. Lưu ý khi soạn thảo và nộp công văn xác nhận không nợ thuế

Mở đầu: Việc soạn thảo và nộp công văn xác nhận không nợ thuế hải quan đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và được xử lý nhanh chóng. Một số lưu ý quan trọng dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót và tối ưu hóa quy trình theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

Doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu số 34/CVXNHT/TXNK theo Phụ lục VI ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC, đảm bảo điền đầy đủ thông tin như tên công ty, mã số thuế, lý do xác nhận, và địa chỉ nhận phản hồi. Sai sót trong việc điền thông tin có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian xử lý.

Người ký công văn phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, hoặc người được ủy quyền hợp lệ kèm theo giấy ủy quyền. Điều này được quy định rõ trong Điều 138 Thông tư 38/2015/TT-BTC, nhằm đảm bảo tính hợp pháp của văn bản đề nghị và tránh các tranh chấp pháp lý sau này.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng nợ thuế trước khi nộp hồ sơ thông qua cổng thông tin của Tổng cục Hải quan. Theo Điều 9 Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2016, các khoản thuế phải được thanh toán đầy đủ trước khi yêu cầu xác nhận, nếu không, cơ quan hải quan sẽ từ chối cấp xác nhận.

Trong trường hợp doanh nghiệp giải thể, cần đảm bảo không còn tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài, như quy định tại khoản 2 Điều 207 Luật Doanh nghiệp 2020. Việc này giúp đảm bảo hồ sơ giải thể được phê duyệt mà không gặp trở ngại từ các nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành.

Mẫu công văn xác nhận không nợ thuế hải quan chuẩn nhất là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn tất các thủ tục pháp lý như giải thể, sáp nhập hoặc tham gia các giao dịch thương mại quốc tế. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được hướng dẫn tận tình, đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng và chính xác.