Kê khai thuế GTGT theo quý là một thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp tránh các rủi ro pháp lý mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền. Cùng ACC Đồng Nai khám phá quy trình này để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

1. Điều kiện áp dụng kê khai thuế GTGT theo quý

Để xác định doanh nghiệp có đủ điều kiện kê khai thuế GTGT theo quý hay không, cần dựa vào quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Quy trình này chủ yếu áp dụng cho các doanh nghiệp có doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống hoặc doanh nghiệp mới thành lập trong 12 tháng đầu hoạt động. Việc xác định đúng điều kiện giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng hành chính, tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ doanh thu năm trước và nộp thông báo chuyển đổi phương thức kê khai trước ngày 20/01 của năm tài chính nếu muốn áp dụng kê khai theo quý.

Doanh nghiệp mới thành lập thường được phép kê khai theo quý trong năm đầu tiên, nhưng cần lưu ý rằng sau 12 tháng, phương thức kê khai sẽ phụ thuộc vào doanh thu thực tế của năm trước đó. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất đồ nội thất mới thành lập năm 2025 với doanh thu dự kiến dưới 50 tỷ đồng có thể áp dụng kê khai theo quý ngay từ đầu, nhưng cần thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 01-ĐK-TCT. Việc không tuân thủ đúng quy định về thông báo có thể dẫn đến việc cơ quan thuế yêu cầu chuyển sang kê khai theo tháng, gây gián đoạn trong kế hoạch tài chính.

Doanh nghiệp có doanh thu vượt quá 50 tỷ đồng trong năm trước bắt buộc phải kê khai theo tháng, trừ trường hợp tự nguyện chuyển đổi và được cơ quan thuế chấp thuận. Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và quản lý hiệu quả nguồn thu ngân sách. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra doanh thu và cập nhật thông tin với cơ quan thuế để tránh vi phạm quy định pháp luật.

>>> Xem thêm tại đây Dịch vụ hoàn thuế GTGT tại Đồng Nai

2. Hướng dẫn kê khai thuế GTGT theo quý chi tiết

Kê khai thuế GTGT theo quý là nội dung trọng tâm giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và tránh sai sót. Dựa trên Thông tư 80/2021/TT-BTC và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu pháp lý. Dưới đây là các bước cụ thể để lập và nộp tờ khai thuế GTGT theo quý một cách chính xác.

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ, hóa đơn

Trước khi lập tờ khai, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên và các tài liệu liên quan như hợp đồng, vận đơn hoặc phiếu nhập kho. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ thông tin bắt buộc như mã số thuế, ngày phát hành, và chữ ký số. Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ lưỡng giữa hóa đơn và sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác, đặc biệt là các hóa đơn dùng để khấu trừ thuế đầu vào. Ví dụ, một công ty xây dựng cần kiểm tra hóa đơn mua vật liệu xây dựng để đảm bảo chúng đáp ứng điều kiện khấu trừ trước khi kê khai.

Bước 2: Lập tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT

Doanh nghiệp sử dụng mẫu tờ khai 01/GTGT theo Thông tư 80/2021/TT-BTC để lập tờ khai, ghi rõ các thông tin về thuế đầu ra, thuế đầu vào được khấu trừ, và số thuế phải nộp hoặc được hoàn. Các giao dịch cần được phân loại theo thuế suất 0%, 5%, và 10%, đồng thời ghi rõ các giao dịch không chịu thuế theo Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15. Ví dụ, một doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản cần ghi rõ các giao dịch xuất khẩu chịu thuế suất 0% và các giao dịch nội địa chịu thuế suất 10%. Sai sót trong việc phân loại thuế suất có thể dẫn đến việc phải khai bổ sung hoặc bị phạt hành chính.

Bước 3: Nộp tờ khai qua hệ thống điện tử

Sau khi hoàn thành tờ khai, doanh nghiệp nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) bằng chữ ký số hợp lệ, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Tờ khai phải được nộp trước ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo, ví dụ, ngày 31/10 cho quý III. Nếu có số thuế phải nộp, doanh nghiệp cần chuyển khoản vào tài khoản kho bạc nhà nước đúng hạn. Một doanh nghiệp bán lẻ, ví dụ, cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực để tránh việc tờ khai bị từ chối do lỗi kỹ thuật.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ và xử lý sai sót

Doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ trong 10 năm theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp có thể lập tờ khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra. Việc khai bổ sung cần kèm theo bản giải trình theo mẫu 01/KHBS và các chứng từ liên quan để giải thích chênh lệch. Ví dụ, nếu một công ty thương mại phát hiện hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, cần lập tờ khai bổ sung và nộp trước thời điểm kiểm tra để tránh bị phạt.

3. Các lưu ý quan trọng khi kê khai thuế GTGT theo quý

Việc kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý đòi hỏi sự cẩn trọng để tránh các rủi ro pháp lý và tài chính. Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, sai sót trong kê khai có thể dẫn đến phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế khai thiếu, kèm theo tiền chậm nộp. Doanh nghiệp cần chú ý đến việc quản lý hóa đơn hợp lệ, đảm bảo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch lớn, và thường xuyên đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế.

Hóa đơn đầu vào cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo hợp pháp, hợp lệ, và phục vụ cho hoạt động kinh doanh chịu thuế. Ví dụ, hóa đơn mua thiết bị y tế cho dự án bệnh viện sẽ không được khấu trừ thuế đầu vào, theo Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý thời hạn nộp tờ khai để tránh bị phạt chậm nộp, đặc biệt trong các trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn rơi vào ngày nghỉ hoặc lễ.

Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại và tích hợp với hệ thống thuế điện tử giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình kê khai. Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ để phát hiện và sửa lỗi sớm, đồng thời tham khảo ý kiến chuyên gia khi gặp các vấn đề phức tạp. Việc này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp tối ưu hóa quy trình tài chính.

4. Quy định pháp lý mới nhất liên quan đến thuế GTGT năm 2025

Năm 2025, các quy định mới về thuế GTGT được cập nhật qua Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Thông tư 69/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Những quy định này tập trung vào việc xác định đối tượng không chịu thuế, áp dụng thuế suất 0%, và các thủ tục hoàn thuế cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu. Doanh nghiệp cần nắm rõ các danh mục hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế theo Điều 5 của luật, như sản phẩm y tế, giáo dục, hoặc nông nghiệp, để tránh áp dụng sai thuế suất.

Thông tư 69/2025/TT-BTC cũng quy định chi tiết về hồ sơ, thủ tục xác định đối tượng áp dụng thuế suất 0%, đặc biệt đối với hàng xuất khẩu hoặc dịch vụ cung cấp cho tổ chức quốc tế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu bổ sung như hợp đồng, văn bản xác nhận từ bên nhận viện trợ, hoặc giấy xác nhận nhập khẩu xuất bản phẩm để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế. Việc không cung cấp đủ hồ sơ có thể dẫn đến việc bị từ chối hoàn thuế hoặc khấu trừ.

Nghị định 181/2025/NĐ-CP bổ sung quy định về nộp tờ khai điện tử và sử dụng chữ ký số, bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp từ năm 2025. Điều này giúp hiện đại hóa quản lý thuế nhưng cũng đặt ra yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật và trình độ nhân sự. Doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống kế toán và đào tạo nhân viên để đảm bảo tuân thủ các quy định mới.

>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ tư vấn thuế tại Đồng Nai uy tín, chuyên nghiệp

5. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nào được phép kê khai thuế GTGT theo quý?

Theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, doanh nghiệp có doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống hoặc doanh nghiệp mới thành lập trong 12 tháng đầu được phép kê khai theo quý. Doanh nghiệp cần nộp thông báo chuyển đổi phương thức kê khai trước ngày 20/01 của năm tài chính.

Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT theo quý là khi nào?

Thời hạn nộp tờ khai là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo, ví dụ, ngày 31/10 cho quý III, theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15. Nếu thời hạn rơi vào ngày nghỉ, được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo.

Làm thế nào để xử lý sai sót trong tờ khai thuế GTGT?

Doanh nghiệp cần lập tờ khai bổ sung theo mẫu 01/KHBS, kèm giải trình và chứng từ liên quan, nộp trước khi cơ quan thuế kiểm tra, theo Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt hành chính.

Hóa đơn nào được khấu trừ thuế GTGT đầu vào?

Hóa đơn đầu vào phải hợp pháp, hợp lệ, phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, theo Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15.

Doanh nghiệp mới thành lập có cần kê khai thuế GTGT ngay không?

Có, doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký phương pháp tính thuế (khấu trừ hoặc trực tiếp) và kê khai định kỳ, dù có phát sinh doanh thu hay không, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Hướng dẫn kê khai thuế GTGT theo quý chi tiết là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình tài chính. Việc thực hiện đúng các bước, từ thu thập chứng từ đến nộp tờ khai điện tử, không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý. Để được hỗ trợ chuyên sâu và giải đáp mọi thắc mắc, hãy liên hệ ACC Đồng Nai ngay hôm nay để nhận tư vấn chi tiết và chính xác nhất về hướng dẫn kê khai thuế GTGT theo quý.