Kế toán công ty mới thành lập là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu. Việc thực hiện đúng các thủ tục kế toán không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được những rủi ro tài chính không đáng có, đồng thời hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả. Với sự thay đổi nhanh chóng của quy định pháp lý, doanh nghiệp cần nắm vững các bước cơ bản để tránh sai sót. Cùng ACC Đồng Nai khám phá chi tiết những việc cần làm.

1. Kế toán công ty mới thành lập cần làm những gì?

Khi một công ty mới được thành lập, việc tổ chức bộ máy kế toán là ưu tiên hàng đầu để đảm bảo hoạt động tài chính được ghi nhận chính xác và minh bạch. Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống kế toán phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh, bao gồm việc lựa chọn hình thức kế toán phù hợp như kế toán trưởng hoặc thuê dịch vụ bên ngoài.

 Kế toán công ty mới thành lập cần bắt đầu bằng việc xác định người chịu trách nhiệm kế toán, có thể là kế toán viên nội bộ hoặc hợp đồng với đơn vị chuyên nghiệp để xử lý các chứng từ ban đầu. Đồng thời, doanh nghiệp phải chuẩn bị các tài liệu cơ bản như điều lệ công ty, giấy phép kinh doanh để làm nền tảng cho việc ghi chép sổ sách. Quy trình này giúp tránh tình trạng thiếu sót thông tin, dẫn đến khó khăn trong việc kê khai thuế sau này. Hơn nữa, theo Luật Quản lý thuế 2019, công ty mới phải đăng ký phương pháp kê khai thuế phù hợp, thường là phương pháp khấu trừ nếu doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, nhằm đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ tài chính từ sớm.

Việc thực hiện đúng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc, tránh các khoản phạt hành chính có thể lên đến hàng chục triệu đồng nếu vi phạm. Trong thực tế, nhiều công ty mới thường gặp khó khăn ở khâu này do thiếu kinh nghiệm, vì vậy việc tham khảo ý kiến chuyên gia là cần thiết để tối ưu hóa quy trình.

2. Đăng ký mã số thuế và các thủ tục thuế ban đầu cho kế toán công ty mới thành lập

Sau khi hoàn tất đăng ký kinh doanh, kế toán công ty mới thành lập phải tiến hành đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương, đây là bước quan trọng để chính thức tham gia hệ thống quản lý thuế quốc gia. Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp có thời hạn 10 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ đăng ký thuế, bao gồm tờ khai đăng ký thuế, bản sao giấy phép kinh doanh và điều lệ công ty. Hồ sơ này cần được chuẩn bị đầy đủ để tránh trì hoãn, vì mã số thuế sẽ là cơ sở cho mọi giao dịch tài chính sau này.

Tiếp theo, công ty phải đăng ký tài khoản ngân hàng dành riêng cho giao dịch thuế, đảm bảo tách biệt dòng tiền kinh doanh và thuế để dễ dàng theo dõi. Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về việc lập và sử dụng chứng từ kế toán, yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu nếu thuộc diện bắt buộc, giúp giảm thiểu giấy tờ và tăng tính minh bạch. Trong quá trình này, kế toán cần kiểm tra kỹ các thông tin như địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh để tránh sai sót dẫn đến việc điều chỉnh sau này tốn kém thời gian.

Ngoài ra, doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng chế độ kế toán đơn giản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, tập trung vào sổ cái và báo cáo tài chính cơ bản mà không cần hệ thống phức tạp. Việc hoàn thành các thủ tục thuế ban đầu không chỉ giúp công ty tránh phạt chậm nộp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc vay vốn ngân hàng hoặc hợp tác đối tác, vì họ thường yêu cầu kiểm tra tình trạng thuế của doanh nghiệp mới.

Xem thêm: Công việc của kế toán cửa hàng bán xe máy

3. Xây dựng hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán cho công ty mới

Việc xây dựng hệ thống sổ sách kế toán là nền tảng cốt lõi cho kế toán công ty mới thành lập, giúp ghi nhận đầy đủ các giao dịch tài chính từ vốn điều lệ đến chi phí hoạt động ban đầu. Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, bắt đầu bằng việc lập bảng cân đối kế toán mở đầu để phản ánh tình hình tài sản và nguồn vốn tại thời điểm thành lập.

Kế toán cần thu thập và lưu trữ chứng từ gốc như biên bản góp vốn, hợp đồng thuê mặt bằng, đảm bảo tính hợp pháp và dễ kiểm tra. Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định rõ về việc lập sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo tài chính hàng quý, yêu cầu doanh nghiệp mới phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày sau khi kết thúc kỳ. Đối với công ty nhỏ, Thông tư 133/2016/TT-BTC cho phép áp dụng mẫu biểu đơn giản hóa, tập trung vào doanh thu, chi phí và lợi nhuận mà không cần báo cáo phức tạp như doanh nghiệp lớn.

Trong thực tế, nhiều công ty mới thường sử dụng phần mềm kế toán cơ bản để tự động hóa quy trình, giúp giảm lỗi con người và tiết kiệm thời gian. Kế toán phải đảm bảo tính chính xác của dữ liệu bằng cách đối chiếu định kỳ, tránh tình trạng lệch lạc dẫn đến sai sót trong quyết toán thuế cuối năm. Hơn nữa, việc đào tạo nhân viên kế toán nội bộ về các quy định mới sẽ giúp duy trì hệ thống lâu dài, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển mà không gặp trở ngại pháp lý.

Xem thêm: Mẫu đơn nghỉ việc không hưởng lương

4. Các nghĩa vụ báo cáo và kiểm tra kế toán định kỳ

Sau khi thiết lập cơ bản, kế toán công ty mới thành lập cần chú trọng đến các nghĩa vụ báo cáo định kỳ để duy trì sự tuân thủ liên tục. Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải kê khai và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp hàng tháng hoặc quý, tùy theo quy mô, với thời hạn cụ thể để tránh phạt chậm trễ.

Kế toán chịu trách nhiệm tổng hợp dữ liệu từ sổ sách, lập báo cáo tài chính theo mẫu quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, Thông tư 133/2016/TT-BTC đơn giản hóa quy trình báo cáo, chỉ yêu cầu các chỉ tiêu cơ bản nhưng vẫn đảm bảo tính đầy đủ thông tin. Việc kiểm tra nội bộ định kỳ, ít nhất hàng quý, giúp phát hiện sớm các bất thường như chi phí không hợp lý hoặc doanh thu chưa ghi nhận. Luật Kế toán 2015 nhấn mạnh trách nhiệm của người đứng đầu doanh nghiệp trong việc phê duyệt báo cáo, đảm bảo tính trung thực và khách quan.

Trong bối cảnh kinh tế số hóa, nhiều công ty mới tích hợp hệ thống kế toán trực tuyến để nộp báo cáo điện tử, giảm thời gian xử lý và tăng độ chính xác. Nếu phát hiện sai sót, kế toán phải điều chỉnh kịp thời theo hướng dẫn của cơ quan thuế, tránh các hậu quả nghiêm trọng như truy thu thuế hoặc đình chỉ hoạt động. Việc thực hiện tốt các nghĩa vụ này không chỉ giúp công ty tránh rủi ro pháp lý mà còn cung cấp dữ liệu đáng tin cậy cho việc ra quyết định kinh doanh.

5. Câu hỏi thường gặp

Kế toán công ty mới thành lập có bắt buộc phải thuê kế toán trưởng không?

Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp nhỏ và vừa không bắt buộc phải có kế toán trưởng mà có thể giao trách nhiệm cho người quản lý tài chính hoặc thuê dịch vụ bên ngoài. Tuy nhiên, nếu công ty có vốn điều lệ trên 50 tỷ đồng hoặc thuộc lĩnh vực đặc thù, việc bổ nhiệm kế toán trưởng là cần thiết để đảm bảo tuân thủ. Thông tư 133/2016/TT-BTC hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ áp dụng chế độ kế toán đơn giản, giúp giảm gánh nặng nhân sự. Trong thực tế, nhiều công ty mới chọn thuê dịch vụ để tiết kiệm chi phí ban đầu, đồng thời nhận được tư vấn chuyên sâu về thuế và báo cáo.

Thời hạn nộp báo cáo tài chính đầu tiên cho công ty mới là bao lâu?

Luật Quản lý thuế 2019 quy định doanh nghiệp phải nộp báo cáo tài chính đầu tiên trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính đầu tiên. Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về nội dung báo cáo, bao gồm các chỉ tiêu cơ bản như tài sản và nợ phải trả. Đối với công ty mới thành lập giữa năm, kỳ báo cáo có thể điều chỉnh theo ngày cấp giấy phép kinh doanh. Việc chậm trễ có thể dẫn đến phạt hành chính từ 5-10 triệu đồng, vì vậy kế toán cần lập kế hoạch sớm để thu thập chứng từ đầy đủ.

Công ty mới có thể sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu không?

Có, theo Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 99/2025TT-BTC, doanh nghiệp mới bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nếu thuộc diện áp dụng, giúp đơn giản hóa quy trình và giảm lưu trữ giấy tờ. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử được thực hiện qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế, mất khoảng 3-5 ngày. Thông tư 133/2016/TT-BTC cho phép doanh nghiệp nhỏ sử dụng mẫu hóa đơn cơ bản. Việc áp dụng sớm mang lại lợi ích như theo dõi doanh thu thời gian thực và dễ dàng kê khai thuế hàng tháng.

Kế toán công ty mới thành lập đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh những sai lầm có thể ảnh hưởng đến sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Việc tuân thủ các quy định pháp lý không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn tối ưu hóa quản lý tài chính hiệu quả. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục này, hãy liên hệ ACC Đồng Nai ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ toàn diện từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.