Hướng dẫn chi tiết cách kê khai thuế điện tử là một chủ đề quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế một cách nhanh chóng, chính xác. Bài viết này sẽ cung cấp các bước cụ thể và những lưu ý cần thiết để bạn thực hiện kê khai thuế điện tử hiệu quả. Cùng ACC Đồng Nai khám phá chi tiết dưới đây.

1. Hướng dẫn chi tiết cách kê khai thuế điện tử

Kê khai thuế điện tử là quá trình bắt buộc đối với doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh, giúp tối ưu hóa việc quản lý thuế.

Bước 1: Đăng ký tài khoản trên hệ thống thuế điện tử

• Truy cập: http://thuedientu.gdt.gov.vn.
• Doanh nghiệp dùng mã số thuế làm tên đăng nhập.
• Mật khẩu được cấp sau khi đăng ký với cơ quan thuế.
• Cần có chữ ký số hợp lệ (theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP) để xác thực giao dịch.

Bước 2: Cài đặt phần mềm hỗ trợ và chuẩn bị chữ ký số

• Cài đặt HTKK (lập tờ khai) và iTax Viewer (đọc tờ khai).
• Cắm USB chữ ký số vào máy tính và kiểm tra tính hợp lệ.
• Yêu cầu: kết nối internet ổn định để tránh gián đoạn.
• Theo Thông tư 19/2021/TT-BTC: bắt buộc dùng chữ ký số trong giao dịch thuế điện tử.

Bước 3: Lập tờ khai thuế trên phần mềm HTKK

• Đăng nhập → chọn mục “Khai thuế” → tải mẫu tờ khai phù hợp.

• Ví dụ: 01/GTGT (thuế GTGT), 01/CNKD (hộ kinh doanh).

• Điền đầy đủ thông tin: doanh thu, thuế suất, khấu trừ (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Kiểm tra kỹ trước khi xuất file XML.

Bước 4: Nộp tờ khai qua hệ thống eTax

• Truy cập lại cổng thuế điện tử → chọn “Nộp tờ khai XML” → tải file XML.
• Ký điện tử bằng chữ ký số.
• Hệ thống phản hồi:

• 15 phút: thông báo xác nhận đã nhận.
• 1 ngày làm việc: thông báo chấp nhận nếu hợp lệ.

• Lưu ý: Upload file lớn có thể mất 15–20 phút.

Bước 5: Tra cứu và lưu trữ kết quả

• Truy cập mục “Tra cứu tờ khai” → nhập loại tờ khai, ngày nộp để xem kết quả.
• Có thể tải về tờ khai dưới dạng XML để lưu trữ.
• Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: bắt buộc lưu trữ hồ sơ điện tử để phục vụ kiểm tra.

2. Điều kiện cần thiết để kê khai thuế điện tử

Để thực hiện kê khai thuế điện tử thành công, doanh nghiệp và cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết.

Chữ ký số hợp lệ
Chữ ký số là công cụ bắt buộc để xác thực giao dịch điện tử, được quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Thông tư 19/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín như VNPT, Viettel hoặc FPT. Đảm bảo chứng thư số đã được cập nhật trên hệ thống thuế điện tử để tránh lỗi không nhận diện.

Phần mềm hỗ trợ kê khai
Phần mềm HTKK do Tổng cục Thuế cung cấp là công cụ chính để lập tờ khai thuế. Người nộp thuế cần tải phiên bản mới nhất từ trang web chính thức của Tổng cục Thuế. Ngoài ra, iTax Viewer hỗ trợ đọc file XML, giúp kiểm tra nội dung tờ khai trước khi nộp. Việc sử dụng phần mềm đúng phiên bản đảm bảo tuân thủ các quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Kết nối internet và thiết bị phù hợp
Kê khai thuế điện tử yêu cầu kết nối internet ổn định để tránh gián đoạn khi nộp tờ khai. Máy tính cần cài đặt trình duyệt như Google Chrome hoặc Internet Explorer, với tiện ích Esigner nếu sử dụng Chrome, theo hướng dẫn tại Thông tư 19/2021/TT-BTC. Thiết bị cần đáp ứng cấu hình tối thiểu để chạy mượt mà các phần mềm hỗ trợ.

>>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ kê khai thuế tại Đồng Nai

3. Các loại tờ khai thuế phổ biến

Hiểu rõ các loại tờ khai thuế giúp người nộp thuế lựa chọn đúng mẫu phù hợp với nhu cầu. Dưới đây là những mẫu tờ khai phổ biến được sử dụng trong kê khai thuế điện tử.

Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Mẫu 01/GTGT được sử dụng cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ, theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tờ khai này yêu cầu điền thông tin về doanh thu, thuế đầu vào, đầu ra và các khoản khấu trừ. Doanh nghiệp cần nộp tờ khai theo tháng hoặc quý, tùy thuộc vào quy mô và quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.

Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Mẫu 05/KK-TNCN áp dụng cho cá nhân kinh doanh hoặc tổ chức trả thu nhập, theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tờ khai này bao gồm thông tin về thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ và số thuế phải nộp. Hạn nộp thường là ngày 20 của tháng kế tiếp hoặc cuối quý, theo Luật Quản lý thuế 2019.

Tờ khai thuế cho hộ kinh doanh
Mẫu 01/CNKD được sử dụng cho hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Tờ khai này yêu cầu ghi rõ doanh thu, thuế suất theo ngành nghề và các khoản chi phí hợp lệ. Hộ kinh doanh cần đính kèm phụ lục 01-2/BK-HĐKD nếu có nhiều hoạt động kinh doanh.

4. Lưu ý quan trọng khi kê khai thuế điện tử

Để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật, người nộp thuế cần lưu ý một số điểm quan trọng. Những lưu ý này giúp quá trình kê khai diễn ra thuận lợi và đúng quy định.

Kiểm tra thông tin trước khi nộp
Trước khi nộp tờ khai, hãy kiểm tra kỹ các chỉ tiêu như doanh thu, thuế suất và thông tin chữ ký số. Sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc tờ khai bị từ chối, theo quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC. Sử dụng phần mềm HTKK để phát hiện lỗi định dạng trước khi xuất file XML.

Tuân thủ thời hạn nộp tờ khai
Theo Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT và TNCN là ngày 20 của tháng kế tiếp (nếu kê khai theo tháng) hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (nếu kê khai theo quý). Việc chậm nộp có thể bị phạt từ 2.000.000 đến 8.000.000 đồng, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Cập nhật chữ ký số kịp thời
Nếu thay đổi hoặc gia hạn chữ ký số, người nộp thuế phải cập nhật thông tin trên hệ thống eTax. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc không cập nhật có thể dẫn đến lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế”. Hãy kiểm tra định kỳ để đảm bảo chứng thư số hợp lệ.

>>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ tư vấn thuế tại Đồng Nai uy tín, chuyên nghiệp

5. Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để khắc phục lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký”?

Lỗi này xảy ra khi chứng thư số chưa được cập nhật trên hệ thống eTax. Người nộp thuế cần truy cập mục “Cập nhật thông tin chữ ký số” trên cổng http://thuedientu.gdt.gov.vn, nhập mã PIN và xác nhận. Quy trình này tuân thủ Nghị định 130/2018/NĐ-CP và mất khoảng 5 phút để hoàn tất.

Có thể nộp tờ khai thuế ngoài giờ hành chính không?

Theo Thông tư 19/2021/TT-BTC, người nộp thuế có thể nộp tờ khai điện tử 24/7, bao gồm cả ngày lễ và cuối tuần. Hệ thống eTax hoạt động liên tục, cho phép nộp và tra cứu mọi lúc. Tuy nhiên, thông báo chấp nhận sẽ được gửi trong giờ làm việc của cơ quan thuế.

Làm gì nếu tờ khai bị từ chối bởi cơ quan thuế?

Nếu tờ khai bị từ chối, người nộp thuế sẽ nhận thông báo qua email hoặc trên hệ thống eTax, nêu rõ lý do. Hãy kiểm tra lại thông tin, chỉnh sửa theo hướng dẫn và nộp lại trước thời hạn. Theo Thông tư 19/2021/TT-BTC, cơ quan thuế phải gửi thông báo trong vòng 1 ngày làm việc.

Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

Từ ngày 1/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ mức quy định phải sử dụng hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Điều này giúp minh bạch doanh thu và hỗ trợ kê khai thuế chính xác. Hộ kinh doanh cần đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ như VNPT hoặc MISA.

Thời hạn lưu trữ tờ khai thuế điện tử là bao lâu?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tờ khai thuế điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày nộp. Người nộp thuế có thể lưu dưới dạng file XML trên máy tính hoặc hệ thống đám mây. Việc lưu trữ đúng quy định giúp dễ dàng đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Kê khai thuế điện tử là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành. Với các bước hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể dễ dàng thực hiện quy trình này một cách chính xác. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn chuyên sâu và giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến thuế.