Việc đón tiếp đoàn thanh tra liên ngành luôn là mối bận tâm lớn của các chủ hộ kinh doanh cá thể. Bài viết này cung cấp các mẫu biên bản kiểm tra hộ kinh doanh (thuế, PCCC, an toàn thực phẩm, liên ngành) có thể tải về ngay, đồng thời giải thích từng phần trong biên bản, quyền từ chối ký và các bước xử lý nếu không đồng ý với nội dung dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tế của ACC Đồng Nai cho các hộ kinh doanh tại khu vực.

1. Biên bản kiểm tra hộ kinh doanh là gì?

Biên bản kiểm tra hộ kinh doanh là văn bản được lập bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ghi nhận toàn bộ quá trình kiểm tra hoạt động kinh doanh của hộ, bao gồm thành phần đoàn kiểm tra, đại diện hộ kinh doanh, thời gian, địa điểm, nội dung kiểm tra và kết quả đánh giá. Văn bản này tuân thủ các quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 80/2021/TT-BTC, làm cơ sở để xử lý vi phạm hoặc xác nhận tuân thủ pháp luật.

2. Các mẫu biên bản kiểm tra hộ kinh doanh phổ biến hiện nay

Hiện nay, mẫu biên bản kiểm tra hộ kinh doanh được sử dụng phổ biến tùy theo lĩnh vực kiểm tra, với các mẫu chuẩn hóa theo quy định pháp luật mới nhất. Dưới đây là hai loại mẫu chính, có thể tải về và sử dụng làm tài liệu tham khảo.

2.1. Mẫu biên bản kiểm tra thuế và hóa đơn

Mẫu này tập trung vào việc kiểm tra tình hình kê khai, nộp thuế và sử dụng hóa đơn theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP và Thông tư 18/2026/TT-BTC. Nội dung bao gồm: thông tin hộ kinh doanh, doanh thu ghi nhận, hóa đơn kiểm tra, và các vi phạm về thuế (nếu có). Mẫu được lập ít nhất 02 bản, với chữ ký của đoàn kiểm tra và chủ hộ.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

2.2. Mẫu biên bản kiểm tra liên ngành (PCCC, ATTP, Giấy phép)

Mẫu biên bản kiểm tra liên ngành áp dụng cho các lĩnh vực như phòng cháy chữa cháy (PCCC), an toàn thực phẩm (ATTP) và giấy phép kinh doanh, dựa trên Luật Quản lý thuế 2019 kết hợp các quy định liên ngành. Nó ghi nhận hiện trạng cơ sở vật chất, giấy tờ liên quan và các khuyến nghị cải thiện.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3. Nội dung bắt buộc phải có trong biên bản kiểm tra

Mẫu biên bản kiểm tra hộ kinh doanh phải bao gồm các nội dung bắt buộc sau theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và Nghị định 117/2025/NĐ-CP:

• Thông tin chung: Số, ngày lập; địa điểm lập biên bản; thành phần tham gia (họ tên, chức vụ, đơn vị của đoàn kiểm tra và đại diện hộ kinh doanh).
• Thông tin về hộ kinh doanh: Tên hộ, địa chỉ, ngành nghề, giấy chứng nhận đăng ký.
• Tình hình thực hiện pháp luật: Đăng ký kinh doanh, nghĩa vụ thuế, an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, và các quy định khác.
• Kết luận và kiến nghị: Đánh giá tổng quát, đề xuất xử lý (nếu vi phạm), và phần ý kiến của chủ hộ.
• Chữ ký: Của các bên, ít nhất 02 bản gốc.

Danh sách thông tin cần kiểm tra kỹ trong biên bản:

• Thông tin về đoàn kiểm tra (Họ tên, chức vụ, số thẻ).
• Thời gian, địa điểm bắt đầu và kết thúc việc kiểm tra.
• Số liệu về doanh thu, hóa đơn được ghi nhận (tránh ghi sai lệch số tiền).
• Các tình tiết giảm nhẹ hoặc giải trình của chủ hộ kinh doanh.
• Chữ ký và con dấu của các bên liên quan.

4. So sánh các loại biên bản kiểm tra hộ kinh doanh

5. Các nội dung cơ quan chức năng thường tập trung kiểm tra đối với hộ kinh doanh

Để giúp các chủ hộ kinh doanh luôn chủ động trong mọi tình huống thanh tra, ACC Đồng Nai đã tổng hợp các hạng mục kiểm tra trọng điểm cùng khung hình phạt hành chính tương ứng:

Pháp lý đăng ký hộ kinh doanh:

• Nội dung chi tiết cần chuẩn bị: Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh bản gốc; Kiểm tra hoạt động đúng địa điểm đăng ký.
• Mức phạt vi phạm: Phạt từ 5.000.000đ – 10.000.000đ nếu kinh doanh sai địa điểm mà không thông báo.

Nghĩa vụ Thuế và Sổ sách:

• Nội dung chi tiết cần chuẩn bị: Hóa đơn, chứng từ mua bán đầu vào; Sổ sách theo dõi doanh thu (theo Thông tư 88/2021/TT-BTC).
• Mức phạt vi phạm: Phạt từ 1.5 lần đến 3 lần số thuế trốn nếu phát hiện hành vi kê khai gian lận doanh thu nộp thuế khoán.

Quy chuẩn Biển hiệu quảng cáo:

• Nội dung chi tiết cần chuẩn bị: Biển hiệu phải thể hiện đúng tên hộ kinh doanh, mã số thuế và địa chỉ theo giấy phép.
• Mức phạt vi phạm: Phạt tiền từ 5.000.000đ – 10.000.000đ đối với hành vi viết, đặt biển hiệu không đúng quy định.

Các điều kiện phụ:

• Nội dung chi tiết cần chuẩn bị: Chứng nhận An toàn vệ sinh thực phẩm (cho ngành ăn uống); Cam kết bảo vệ môi trường, thiết bị PCCC.
• Mức phạt vi phạm: Phạt tiền từ 10.000.000đ – 15.000.000đ đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống không có giấy chứng nhận ATTP.

6. Những lưu ý quan trọng trước khi ký vào biên bản kiểm tra

Theo kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tế của ACC Đồng Nai, phần lớn tranh chấp phát sinh sau khi đã ký biên bản — vì vậy đây là bước quan trọng nhất:

• Đọc hết toàn bộ nội dung, không ký khi chỉ được đọc lướt qua phần kết luận.
• Đối chiếu số liệu (doanh thu, số hóa đơn, ngày tháng) với sổ sách của chính mình trước khi xác nhận.
• Ghi rõ ý kiến cá nhân vào phần dành sẵn nếu có bất kỳ điểm nào chưa thống nhất — không chờ “về nhà khiếu nại sau”.
• Yêu cầu giữ 01 bản gốc ngay tại chỗ, không đồng ý nếu đoàn kiểm tra chỉ đưa bản photo.
• Nếu biên bản lập dưới dạng điện tử, xác nhận rõ nó được gửi qua hòm thư điện tử đăng ký thuế chính thức của hộ kinh doanh, không phải qua kênh cá nhân.

7. Hướng dẫn xử lý khi không đồng ý với nội dung biên bản

Nếu không đồng ý, bạn có quyền từ chối ký và ghi lý do cụ thể vào biên bản, theo Luật Quản lý thuế 2019. Đoàn kiểm tra phải mời đại diện chính quyền địa phương hoặc 02 người chứng kiến để ký thay. Sau đó, gửi khiếu nại bằng văn bản đến cơ quan có thẩm quyền trong vòng 07 ngày làm việc, kèm chứng cứ hỗ trợ. Quy trình này đảm bảo tính khách quan và bảo vệ quyền lợi của hộ kinh doanh.

• Bước 1: Ghi rõ lý do từ chối vào phần ý kiến trên biên bản.
• Bước 2: Yêu cầu đoàn kiểm tra mời người chứng kiến và hoàn thiện hồ sơ.
• Bước 3: Chuẩn bị khiếu nại chính thức, gửi đến cơ quan cấp trên.

8. Trình tự lập biên bản kiểm tra hộ kinh doanh

Trình tự lập biên bản kiểm tra hộ kinh doanh được quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, Thông tư 80/2021/TT-BTC, Nghị định 117/2025/NĐ-CP và Thông tư 18/2026/TT-BTC. Các bước chính bao gồm:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ – Ban hành quyết định kiểm tra, danh sách đoàn kiểm tra, và phiếu yêu cầu tài liệu gửi trước cho hộ kinh doanh.
• Bước 2: Tiến hành kiểm tra – Tiếp nhận thông tin, kiểm tra hồ sơ và thực tế hoạt động.
• Bước 3: Lập biên bản – Ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung, kết quả; ít nhất 02 bản, có chữ ký các bên. Nếu điện tử, giá trị pháp lý tương đương bản giấy.
• Bước 4: Trình duyệt – Trưởng đoàn kiểm tra duyệt biên bản.
• Bước 5: Gửi và lưu trữ – Gửi cho hộ kinh doanh và cơ quan thẩm quyền, lưu trữ tối thiểu 05 năm.

>> Xem thêm: Mẫu thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh cá thể

9. Câu hỏi thường gặp

Cơ quan nào có thẩm quyền kiểm tra hộ kinh doanh cá thể?

Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra bao gồm: Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND xã/phường (nơi cấp phép), Chi cục Thuế quản lý trực tiếp, Đội Quản lý thị trường khu vực và các đoàn kiểm tra liên ngành các cấp.

Tôi có quyền từ chối ký biên bản kiểm tra không?

Có, nhưng bạn phải ghi rõ lý do từ chối vào biên bản. Việc không ký không làm dừng quy trình xử lý, đoàn kiểm tra sẽ mời người chứng kiến để hoàn thiện hồ sơ.

Có được ghi thêm ý kiến cá nhân vào biên bản không?

Hoàn toàn được. Bạn nên tận dụng phần “Ý kiến của người kinh doanh” để ghi lại những điểm chưa thỏa đáng hoặc giải trình về các sự cố khách quan.

Sau bao lâu kể từ khi lập biên bản thì có quyết định xử phạt?

Thông thường, trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày lập biên bản, người có thẩm quyền sẽ ra quyết định xử phạt hoặc thông báo kết luận kiểm tra.

Biên bản kiểm tra hộ kinh doanh có phải là quyết định xử phạt không?

Không. Biên bản chỉ ghi nhận hiện trạng và là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt (nếu có vi phạm) ở bước sau. Ký biên bản không đồng nghĩa với chấp nhận mức phạt.

Biên bản kiểm tra hộ kinh doanh là văn bản có giá trị pháp lý trực tiếp đến quyền lợi của bạn, việc hiểu rõ từng phần trong biên bản và biết cách ghi ý kiến trước khi ký quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ tải mẫu về dùng. Nếu bạn đang chuẩn bị đón đoàn kiểm tra hoặc đang có tranh chấp với nội dung biên bản đã lập, đội ngũ ACC Đồng Nai sẵn sàng hỗ trợ tư vấn trực tiếp.