Mẫu danh sách thành viên công ty TNHH là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên và một số trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Việc sử dụng đúng biểu mẫu hiện hành và kê khai chính xác thông tin sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh, hạn chế phải sửa đổi, bổ sung. Bài viết dưới đây ACC Đồng Nai sẽ cập nhật mẫu mới nhất, hướng dẫn cách điền và những lưu ý quan trọng theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Danh sách thành viên công ty TNHH là gì?

Danh sách thành viên công ty TNHH là tài liệu pháp lý ghi nhận thông tin chi tiết về các cá nhân hoặc tổ chức góp vốn vào công ty TNHH hai thành viên trở lên, theo Luật Doanh nghiệp 2020 (đã được sửa đổi, bổ sung ngày 17/6/2025) và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Đây là một phần bắt buộc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, giúp xác định rõ cấu trúc sở hữu vốn, tỷ lệ phần vốn góp và quyền, nghĩa vụ của từng thành viên.

Dạng công ty TNHH bắt buộc phải lập danh sách thành viên:

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên (từ 02 đến 50 thành viên): Bắt buộc phải lập và nộp danh sách thành viên.
• Công ty TNHH một thành viên: Không phải nộp danh sách thành viên, vì thông tin chủ sở hữu duy nhất đã thể hiện trên Điều lệ công ty và Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Danh sách thành viên phải thống nhất tuyệt đối với thông tin trong Điều lệ công ty, Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ pháp lý của từng thành viên. Chỉ cần sai lệch về họ tên, số định danh cá nhân hoặc tỷ lệ vốn góp cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.

Xem thêm: Mẫu giấy chứng nhận góp vốn công ty cổ phần mới nhất

2. Mẫu danh sách thành viên công ty TNHH mới nhất hiện nay

2.1. Link tải mẫu danh sách thành viên công ty TNHH 2 thành viên (Mẫu số 6)

Mẫu chuẩn được ban hành tại Mẫu số 6, Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC (Bộ Tài chính ban hành ngày 01/7/2025, thay thế các mẫu cũ tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT và Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT. Đây là biểu mẫu chính thức do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo tính thống nhất và hợp pháp khi nộp hồ sơ.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

2.2. Nội dung bắt buộc phải có trong danh sách thành viên công ty TNHH

Theo Mẫu số 6, Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC, danh sách thành viên phải thể hiện đầy đủ:

• Họ tên, chữ ký, quốc tịch, địa chỉ liên lạc (đối với thành viên là cá nhân).
• Tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính (đối với thành viên là tổ chức).
• Giá trị vốn góp, loại tài sản góp vốn và tỷ lệ phần vốn góp của từng thành viên.
• Thời điểm góp vốn dự kiến hoặc đã hoàn thành.
• Số định danh cá nhân (căn cước công dân) hoặc số hộ chiếu còn hiệu lực; nếu đã kê khai số định danh cá nhân thì không cần khai thêm các thông tin trùng lặp khác.
• Thông tin về Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (chỉ áp dụng khi thành viên là nhà đầu tư được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư).

Hiện nay, thông tin thành viên ưu tiên sử dụng mã số định danh cá nhân (VNeID) để đồng bộ với hệ thống quản lý dân cư quốc gia, giúp rút ngắn thời gian thẩm định hồ sơ.

Điểm mới cần lưu ý: Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP bổ sung quy định về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (beneficial owner) — là cá nhân thực tế sở hữu vốn hoặc có quyền chi phối doanh nghiệp, kể cả khi không đứng tên trực tiếp trên danh sách thành viên. Đây là điểm mới quan trọng nhằm tăng minh bạch, đồng bộ với quy định phòng, chống rửa tiền. Doanh nghiệp có cơ cấu sở hữu phức tạp (thành viên là tổ chức, sở hữu qua nhiều tầng) cần rà soát kỹ để kê khai đúng theo hướng dẫn kèm biểu mẫu liên quan tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Xem thêm: Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng công ty TNHH mới nhất

3. Hướng dẫn chi tiết cách ghi danh sách thành viên chuẩn pháp lý

Để ghi danh sách thành viên đúng quy định theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thực hiện theo 5 bước sau:

• Bước 1 – Ghi thông tin công ty: Tên đầy đủ, mã số doanh nghiệp (nếu đã có), địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ.
• Bước 2 – Liệt kê thông tin thành viên: Đối với cá nhân: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số định danh cá nhân, địa chỉ thường trú. Đối với tổ chức: tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở.
• Bước 3 – Kê khai vốn góp: Giá trị vốn (bằng số và bằng chữ), loại tài sản (tiền mặt, tài sản cố định, quyền sử dụng đất…), tỷ lệ phần trăm và thời hạn góp vốn — trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không tính thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn hoặc làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản (khoản 2 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020).
• Bước 4 – Ký xác nhận: Tất cả thành viên ký tay hoặc chữ ký số. Khuyến khích dùng chữ ký số khi nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Bước 5 – Kiểm tra và nộp: Đối chiếu thông tin khớp với Điều lệ công ty, sau đó nộp kèm hồ sơ đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở chính.

Ví dụ minh họa: Công ty TNHH Thương mại ABC Đồng Nai thành lập với vốn điều lệ 3.000.000.000 đồng, gồm 3 thành viên góp vốn như sau:

4. Danh sách thành viên công ty TNHH khác gì sổ đăng ký thành viên?

Đây là hai loại tài liệu thường bị nhầm lẫn nhưng có mục đích sử dụng hoàn toàn khác nhau.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai loại tài liệu này để chuẩn bị đúng hồ sơ trong từng thủ tục, tránh nhầm lẫn giữa hồ sơ nộp cho cơ quan nhà nước và hồ sơ quản trị nội bộ.

5. Quy trình cập nhật danh sách thành viên khi có thay đổi vốn góp

Khi có thay đổi vốn góp (tăng/giảm, chuyển nhượng), doanh nghiệp phải cập nhật danh sách thành viên theo Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Bước 1: Họp Hội đồng thành viên để phê duyệt thay đổi, lập biên bản họp.
• Bước 2: Lập danh sách thành viên mới, phản ánh tỷ lệ vốn góp cập nhật và thời điểm thay đổi.
• Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, gồm danh sách mới và Điều lệ sửa đổi (nếu có).
• Bước 4: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, theo khoản 1, khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Bước 5: Nhận thông báo thay đổi và cập nhật sổ đăng ký thành viên nội bộ.

Sau khi hoàn tất, thay đổi sẽ liên thông với cơ quan Thuế để phục vụ kiểm soát giao dịch vốn.

6. Những lỗi thường gặp khi lập danh sách thành viên công ty TNHH

Trên thực tế, nhiều hồ sơ bị Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa đổi không phải vì thiếu giấy tờ mà do thông tin trong danh sách thành viên không thống nhất với các tài liệu khác trong hồ sơ. Một số lỗi phổ biến gồm:

• Sai hoặc thiếu thông tin cá nhân: Ghi sai họ tên, Sai số CCCD hoặc hộ chiếu, Sai ngày cấp hoặc cơ quan cấp giấy tờ, Thiếu quốc tịch.
• Ghi sai tỷ lệ vốn góp: Nhiều doanh nghiệp tính sai tỷ lệ phần vốn góp so với tổng vốn điều lệ hoặc để tổng tỷ lệ vốn góp không bằng 100%.
• Không thống nhất với Điều lệ công ty: Ví dụ: Điều lệ ghi thành viên góp 700 triệu đồng nhưng danh sách thành viên ghi 750 triệu đồng; Tỷ lệ vốn góp giữa hai tài liệu không trùng khớp. Đây là lỗi thường khiến hồ sơ phải sửa đổi.
• Thiếu chữ ký: Nếu biểu mẫu không có đầy đủ chữ ký của các thành viên hoặc người đại diện hợp pháp của tổ chức thì hồ sơ có thể bị từ chối tiếp nhận.
• Sử dụng biểu mẫu cũ: Nhiều doanh nghiệp tải biểu mẫu từ các nguồn không chính thống nên sử dụng biểu mẫu đã hết hiệu lực, dẫn đến phải lập lại toàn bộ hồ sơ.

Kinh nghiệm thực tiễn: Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi là thông tin về tỷ lệ vốn góp hoặc giấy tờ pháp lý của thành viên không thống nhất giữa danh sách thành viên và Điều lệ công ty. Doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ hồ sơ trước khi nộp để tránh kéo dài thời gian xử lý.

7. Câu hỏi thường gặp

Có cần lập mẫu danh sách thành viên công ty TNHH 1 thành viên không?

Không. Công ty TNHH một thành viên không phải nộp danh sách thành viên vì chủ sở hữu duy nhất đã được thể hiện trên Điều lệ và Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Khi thành viên chuyển nhượng vốn góp có phải nộp lại danh sách không?

Có. Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh và nộp kèm danh sách thành viên mới cập nhật, trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Tài sản góp vốn là quyền sử dụng đất thì ghi vào danh sách như thế nào?

Ghi rõ loại tài sản là “Quyền sử dụng đất”, giá trị định giá tài sản đó, và đính kèm biên bản định giá tài sản do các thành viên nhất trí thông qua.

Danh sách thành viên có cần chữ ký số không?

Không bắt buộc, nhưng khuyến khích sử dụng chữ ký số khi nộp hồ sơ trực tuyến để rút ngắn thời gian xử lý, theo hướng dẫn tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Chủ sở hữu hưởng lợi có bắt buộc phải kê khai trong danh sách thành viên không?

Theo quy định mới tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2025), doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo biểu mẫu liên quan ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC, đặc biệt với công ty có cơ cấu sở hữu qua nhiều tầng tổ chức.

Việc lập đúng mẫu danh sách thành viên công ty TNHH không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ đăng ký nhanh chóng mà còn là nền tảng pháp lý để quản lý vốn minh bạch, tránh tranh chấp nội bộ về sau. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo hoặc rà soát hồ sơ, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn.