Biên bản mẫu hủy hóa đơn GTGT chuẩn nhất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và minh bạch trong giao dịch kinh doanh. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách lập biên bản, quy trình thực hiện, và các quy định pháp luật liên quan, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình. Cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

1. Vai trò và nội dung biên bản hủy hóa đơn GTGT

Biên bản hủy hóa đơn GTGT là tài liệu bắt buộc theo pháp luật Việt Nam hiện hành, được lập khi hóa đơn GTGT đã phát hành nhưng có sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng. Tài liệu này nhằm ghi nhận thỏa thuận giữa các bên về việc hủy hóa đơn và là cơ sở để điều chỉnh, hoàn thiện hồ sơ thuế.

• Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, biên bản hủy hóa đơn GTGT phải được lập khi hóa đơn có sai sót về thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế, hoặc nội dung giao dịch. Biên bản cần có chữ ký của cả hai bên để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quá trình xử lý.
• Biên bản này không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính do sai phạm về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Việc lập biên bản đúng chuẩn giúp đảm bảo hồ sơ kế toán được kiểm tra và chấp thuận bởi cơ quan thuế.
• Trong trường hợp hóa đơn điện tử, việc hủy hóa đơn phải tuân theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, trong đó yêu cầu lập biên bản hủy và thông báo với cơ quan thuế trong thời hạn quy định. Điều này đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn thay thế.

>>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ hoàn thuế GTGT tại Đồng Nai

2. Biên bản mẫu hủy hóa đơn GTGT chuẩn nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————-

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Hôm nay, ngày … /…/… chúng tôi gồm có:
Ông: …………….. – Giám đốc Công ty………………..
Bà: ……………… – Kế toán trưởng
Bà: ……………… – Nhân viên kinh doanh

Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc huỷ hoá đơn GTGT như sau:
Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số…
1. Tên hóa đơn cần hủy:………………..
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn:………….
3. Ký hiệu hóa đơn:……………
4. Số lượng hóa đơn cần hủy: Từ số ……. Đến số………..
5. Hình thức hủy: (Cắt góc, cắt vụn, đốt bỏ)
Chúng tôi lập biên bản này xác nhận việc hủy hóa đơn với những nội dung trên đã được thực hiện vào lúc …. giờ, ngày …. tháng …. . năm …..
Biên bản đã được đọc lại cho mọi người cùng nghe và thống nhất ký xác nhận.

>>> Tải ngay: Biên bản mẫu hủy hóa đơn GTGT chuẩn nhất tại đây!

3. Quy trình lập biên bản hủy hóa đơn GTGT chuẩn nhất

Để lập biên bản hủy hóa đơn GTGT đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước cụ thể theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

• Bước 1: Xác định hóa đơn cần hủy. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn GTGT đã phát hành để xác định sai sót, chẳng hạn như sai thông tin khách hàng, số tiền, hoặc mã số thuế. Việc xác định này cần dựa trên hồ sơ giao dịch và đối chiếu với quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Bước 2: Thỏa thuận giữa các bên liên quan. Cả bên mua và bên bán cần thống nhất về việc hủy hóa đơn và lập biên bản hủy. Biên bản phải ghi rõ lý do hủy, số hóa đơn, và ngày phát hành hóa đơn để tránh nhầm lẫn.
• Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn GTGT. Biên bản cần tuân theo mẫu chuẩn, bao gồm các thông tin như tên hai bên, mã số thuế, số hóa đơn bị hủy, lý do hủy, và chữ ký xác nhận. Mẫu này được quy định chi tiết trong Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Bước 4: Thông báo với cơ quan thuế. Sau khi lập biên bản, doanh nghiệp phải thông báo việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày lập biên bản, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Điều này áp dụng đặc biệt với hóa đơn điện tử.
• Bước 5: Phát hành hóa đơn thay thế (nếu cần). Trong trường hợp cần điều chỉnh giao dịch, doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn mới, đảm bảo thông tin chính xác và gửi lại cho bên mua theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

4. Nội dung cần có trong biên bản mẫu hủy hóa đơn GTGT chuẩn nhất

Biên bản hủy hóa đơn GTGT cần bao gồm các nội dung cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.

• Biên bản phải ghi rõ thông tin của cả hai bên, bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, và địa chỉ. Thông tin này cần khớp với hóa đơn bị hủy để đảm bảo tính nhất quán, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và ngày phát hành hóa đơn bị hủy phải được nêu rõ trong biên bản. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng tra cứu và kiểm tra hồ sơ, theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Lý do hủy hóa đơn cần được trình bày cụ thể, chẳng hạn như sai thông tin, sai số tiền, hoặc hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Lý do này phải phù hợp với quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Biên bản cần có chữ ký xác nhận của đại diện hợp pháp của cả hai bên. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký điện tử được chấp nhận theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

>>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ tư vấn thuế tại Đồng Nai uy tín, chuyên nghiệp

5. Lưu ý khi lập biên bản hủy hóa đơn GTGT

Việc lập biên bản hủy hóa đơn GTGT đòi hỏi sự cẩn thận để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

• Doanh nghiệp cần lưu giữ biên bản hủy cùng với hóa đơn bị hủy và các tài liệu liên quan trong thời hạn tối thiểu 10 năm, theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024. Điều này giúp phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.
• Thời hạn thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế cần được tuân thủ nghiêm ngặt, thường trong vòng 30 ngày kể từ ngày lập biên bản, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc chậm trễ có thể dẫn đến xử phạt hành chính.
• Trong trường hợp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận để lập và gửi thông báo hủy, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Điều này đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.
• Nếu có tranh chấp giữa các bên về việc hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý hoặc cơ quan thuế để đảm bảo xử lý đúng quy định.

Biên bản mẫu hủy hóa đơn GTGT chuẩn nhất không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật và minh bạch trong giao dịch. Nếu bạn cần hỗ trợ về mẫu biên bản hoặc tư vấn pháp lý liên quan, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được hướng dẫn chi tiết và chuyên nghiệp.