Văn phòng đại diện là hình thức hiện diện hợp pháp của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy đầu tư, hợp tác kinh doanh và quảng bá thương hiệu. Việc ban hành quy chế hoạt động cụ thể cho văn phòng đại diện là vô cùng cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Sau đây, chúng tôi sẽ cung cấp mẫu quy chế hoạt động của văn phòng đại diện, giúp bạn hiểu thêm về vấn đề này.
Khái niệm văn phòng đại diện được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.
Cụ thể, tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Nội dung quy chế hoạt động của văn phòng đại diện
Quy chế hoạt động của văn phòng đại diện là một bộ tài liệu quy định các nguyên tắc, quy trình và quy định về cách thức hoạt động của văn phòng đại diện trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Quy chế này nhằm đảm bảo văn phòng đại diện hoạt động một cách hiệu quả, minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Nội dung chính của quy chế hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
Tên, trụ sở chính và địa điểm đặt văn phòng đại diện.
Mục đích, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đại diện.
Tổ chức bộ máy quản lý của văn phòng đại diện.
Chế độ tài chính, kế toán của văn phòng đại diện.
Quyền hạn, trách nhiệm của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Quy trình hoạt động của văn phòng đại diện.
Chế độ tuyển dụng, sử dụng lao động tại văn phòng đại diện.
Chế độ đãi ngộ, bảo hiểm xã hội cho cán bộ, nhân viên của văn phòng đại diện.
Quy định về kỷ luật, thi đua khen thưởng tại văn phòng đại diện.
Quy định về giải thể văn phòng đại diện.
Quy chế hoạt động văn phòng đại diện phải:
Phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật của nước sở tại.
Phù hợp với mục đích, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đại diện.
Đảm bảo hoạt động hiệu quả, an toàn của văn phòng đại diện.
3. Mẫu quy chế hoạt động của văn phòng đại diện
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Tổ chức Kinh tế Nước ngoài
[Tên tổ chức kinh tế nước ngoài]
—
Quy chế hoạt động của Văn phòng đại diện
Số: [Số quy chế]
Ngày ban hành: [Ngày tháng năm]
I. Mục đích
Quy định chi tiết về tổ chức và hoạt động của Văn phòng đại diện [Tên tổ chức kinh tế nước ngoài] (VPDN) tại Việt Nam.
II. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này áp dụng cho hoạt động của VPDN tại Việt Nam.
III. Căn cứ pháp lý
Hiến pháp Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013.
Luật Doanh nghiệp năm 2020.
Nghị định số 82-CP ngày 13 tháng 11 năm 2014 của Chính phủ quy định về đặt và hoạt động của văn phòng đại diện tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt Nam.
Văn bản pháp luật liên quan khác của Việt Nam.
IV. Nội dung
1. Tên, trụ sở chính và địa điểm đặt VPDN
Tên: VPDN [Tên tổ chức kinh tế nước ngoài].
Trụ sở chính: [Địa chỉ trụ sở chính của tổ chức kinh tế nước ngoài].
Địa điểm đặt VPDN: [Địa chỉ đặt VPDN tại Việt Nam].
2. Mục đích, chức năng, nhiệm vụ của VPDN
Mục đích: [Mục đích hoạt động của VPDN].
Chức năng, nhiệm vụ:
Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam.
Quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của tổ chức kinh tế nước ngoài.
Tiếp xúc, đàm phán và ký kết hợp đồng với đối tác tại Việt Nam.
Hỗ trợ các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu của tổ chức kinh tế nước ngoài.
Giải quyết các tranh chấp thương mại quốc tế.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do tổ chức kinh tế nước ngoài giao phó.
3. Tổ chức bộ máy quản lý của VPDN
VPDN do [Tên chức danh] đứng đầu, chịu trách nhiệm trước tổ chức kinh tế nước ngoài và cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam về mọi hoạt động của VPDN.
Cấu trúc tổ chức cụ thể của VPDN được quy định trong Biên chế nhân sự do tổ chức kinh tế nước ngoài phê duyệt.
4. Chế độ tài chính, kế toán của VPDN
VPDN hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính.
VPDN thực hiện hạch toán kế toán theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Nguồn thu của VPDN bao gồm:
Doanh thu từ hoạt động dịch vụ.
Doanh thu từ các hoạt động khác do tổ chức kinh tế nước ngoài cho phép.
Nguồn vốn cấp từ tổ chức kinh tế nước ngoài.
Chi phí hoạt động của VPDN bao gồm:
Chi phí lương, thưởng cho cán bộ, nhân viên.
Chi phí thuê văn phòng, trang thiết bị.
Chi phí hoạt động khác.
5. Quyền hạn, trách nhiệm của người đứng đầu VPDN
Người đứng đầu VPDN có quyền hạn và trách nhiệm sau:
Lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của VPDN theo mục đích, chức năng, nhiệm vụ được giao.
Báo cáo tổ chức kinh tế nước ngoài về tình hình hoạt động của VPDN.
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động của VPDN theo quy định của pháp luật và Điều lệ tổ chức kinh tế nước ngoài.
Chiụ trách nhiệm trước tổ chức kinh tế nước ngoài và cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam về mọi hoạt động của VPDN.
4. Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để đảm bảo tuân thủ quy chế hoạt động của văn phòng đại diện?
Cần có các biện pháp kiểm tra, giám sát và đánh giá định kỳ, đồng thời khuyến khích nhân viên tuân thủ các quy định và xử lý nghiêm các vi phạm.
Quy chế hoạt động của văn phòng đại diện có ảnh hưởng đến hoạt động của công ty mẹ không?
Quy chế cần được thiết kế sao cho hỗ trợ hoạt động của công ty mẹ, không gây xung đột hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động chung của công ty.
Quy chế hoạt động của văn phòng đại diện có cần phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?
Thông thường, quy chế không cần đăng ký nhưng phải được lưu trữ và sẵn sàng xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu quy chế hoạt động của văn phòng đại diện. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nainếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
