Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH là văn bản nội bộ do Hội đồng thành viên hoặc Chủ sở hữu công ty ban hành nhằm quy định rõ ràng nguyên tắc quản lý vốn, tài sản, doanh thu và chi phí. Việc xây dựng mẫu quy chế tài chính công ty TNHH chuẩn pháp lý giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tối ưu chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN và tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020 cùng Luật Kế toán 2015.

1. Quy chế tài chính công ty TNHH là gì và tại sao lại bắt buộc?

Quy chế tài chính của một công ty TNHH là tập hợp các quy định và hướng dẫn chi tiết về cách thức quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính của công ty.

Đây là một bộ luật lệ quan trọng giúp điều hành các hoạt động tài chính một cách chặt chẽ và có trật tự, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và các tiêu chuẩn quốc tế về tài chính.

• Ngân sách và kế hoạch tài chính: Quy chế tài chính thường xác định quy trình lập và thực hiện ngân sách, bao gồm dự đoán thu nhập và chi phí, phân bổ nguồn lực tài chính vào các hoạt động khác nhau của công ty.
• Quản lý nợ và vốn: Bao gồm các quy định về việc vay vốn, quản lý và điều hành nợ phải trả của công ty, đảm bảo sự ổn định tài chính và tránh rủi ro về nợ quá mức.
• Quản lý rủi ro tài chính: Đây là phần quan trọng để công ty đánh giá và quản lý các rủi ro liên quan đến tài chính như rủi ro thị trường, rủi ro liên quan đến thay đổi tỷ giá hoặc lãi suất, đảm bảo sự bảo vệ và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn.
• Báo cáo tài chính: Quy chế tài chính quy định các nguyên tắc và tiêu chuẩn để lập và công bố các báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, nhằm cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về tình hình tài chính của công ty.
• Tuân thủ pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế: Quy chế tài chính cũng bao gồm các yêu cầu về tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tài chính và các tiêu chuẩn quốc tế như các chuẩn mực kế toán, để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Tóm lại, quy chế tài chính là một công cụ quản lý quan trọng giúp công ty TNHH duy trì sự ổn định tài chính, tăng cường hiệu quả hoạt động và xây dựng lòng tin từ các nhà đầu tư và đối tác kinh doanh. Việc thiết lập và tuân thủ nghiêm ngặt quy chế này là điều cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của công ty trên thị trường.

2. Lợi ích cốt lõi khi công ty TNHH ban hành quy chế tài chính cụ thể

Cơ sở giải trình với cơ quan thuế: Các khoản chi như tiền phụ cấp điện thoại, trang phục, xe cộ, tiếp khách… nếu được quy định rõ định mức trong quy chế tài chính sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Kiểm soát rủi ro thất thoát dòng tiền: Phân định rõ thẩm quyền duyệt chi của Giám đốc, Kế toán trưởng, tránh việc chi vượt hạn mức hoặc chi sai mục đích.

3. Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH chuẩn nhất

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Mẫu điều lệ áp dụng cho công ty đại chúng mới nhất

4. Vai trò của văn bản quy chế tài chính công ty TNHH

• Quy định quản lý tài chính: Đưa ra các quy định về quản lý và sử dụng nguồn vốn, tài sản của công ty.
• Xác định trách nhiệm: Quy định trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong việc quản lý tài chính, kế toán.
• Kiểm soát thu chi: Đảm bảo các giao dịch tài chính được thực hiện đúng quy định, minh bạch.
• Cơ sở cho kiểm toán và báo cáo tài chính: Là cơ sở để thực hiện các báo cáo tài chính, kiểm toán và đánh giá hiệu quả tài chính của công ty.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Giúp công ty tuân thủ các quy định pháp luật về tài chính, thuế và các nghĩa vụ tài chính khác.

5. Ai có quyền ban hành quy chế tài chính công ty TNHH?

Quy chế tài chính của công ty TNHH được Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) có quyền ban hành.

Việc ban hành quy chế tài chính nhằm thiết lập các nguyên tắc, quy định về quản lý và sử dụng tài chính, đảm bảo sự minh bạch, hiệu quả trong hoạt động tài chính của công ty. Quy chế này phải phù hợp với quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

Xem thêm: Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng công ty TNHH mới nhất

6. Nội dung quy chế tài chính của công ty TNHH

Nội dung trong quy chế tài chính của một công ty TNHH bao gồm các mục sau đây để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả và bền vững:

• Mục đích và phạm vi áp dụng: Định nghĩa rõ mục đích của quy chế tài chính và phạm vi áp dụng đối với các bộ phận và hoạt động của công ty.
• Quản lý ngân sách: Quy định về quy trình lập ngân sách hàng năm và các kế hoạch tài chính dự kiến. Phân bổ nguồn lực tài chính cho từng hoạt động, dự án và bộ phận trong công ty.
• Quản lý vốn và nợ: Chính sách về quản lý vốn gồm các nguồn tài chính như vốn chủ sở hữu, vốn vay và các nguồn tài chính khác. Quy định về việc vay vốn, điều kiện vay, quản lý nợ và giảm thiểu rủi ro liên quan đến nợ.
• Quản lý rủi ro tài chính: Đánh giá và quản lý các rủi ro tài chính như rủi ro thị trường, thay đổi lãi suất và tỷ giá ngoại tệ. Thiết lập các biện pháp dự phòng để giảm thiểu tác động của các rủi ro này đến hoạt động kinh doanh của công ty.
• Báo cáo tài chính: Quy định về quá trình lập và công bố báo cáo tài chính đầy đủ và chính xác. Bao gồm các báo cáo như báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật.
• Tuân thủ pháp luật và các tiêu chuẩn quốc tế: Đảm bảo công ty tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tài chính như Luật Kế toán, Luật Thuế và các tiêu chuẩn kế toán quốc tế như IFRS (International Financial Reporting Standards). Áp dụng các tiêu chuẩn và phương pháp kế toán quốc tế để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
• Quy định về kiểm toán và xử lý vi phạm: Quy định về quá trình kiểm toán tài chính nội bộ hoặc bên ngoài để đánh giá và xác nhận tính chính xác của báo cáo tài chính. Các biện pháp xử lý vi phạm trong quản lý tài chính nhằm đảm bảo trách nhiệm và tính minh bạch trong hoạt động của công ty.

Những nội dung trên giúp quy chế tài chính của công ty TNHH trở thành một công cụ quản lý toàn diện và đáng tin cậy, đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững trong hoạt động kinh doanh.

7. Nguyên tắc lập quy chế tài chính công ty TNHH

Khi lập quy chế tài chính cho một công ty TNHH, các nguyên tắc cơ bản cần được tuân thủ bao gồm:

• Tính minh bạch và chính xác: Quy chế tài chính cần phải đảm bảo rằng các thông tin về tài chính của công ty được công khai và minh bạch đầy đủ, đồng thời phải chính xác và không thiên vị.
• Tuân thủ pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế: Công ty cần phải tuân thủ các quy định pháp luật về tài chính hiện hành và các tiêu chuẩn quốc tế như IFRS để đảm bảo tính chính xác và so sánh được với các công ty khác trên thị trường.
• Quản lý rủi ro tài chính: Đảm bảo rằng quy chế tài chính chứa đựng các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro tài chính, bao gồm rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất và tỷ giá ngoại tệ.
• Quản lý vốn và nợ hiệu quả: Quy chế cần xác định rõ ràng cách thức quản lý vốn và điều hành nợ sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh và không gây áp lực tài chính không cần thiết cho công ty.
• Bảo đảm tính công bằng: Các quy định trong quy chế tài chính cần phải công bằng đối với tất cả các bên liên quan, bao gồm cả cổ đông, nhân viên và đối tác kinh doanh.
• Đảm bảo sự hiệu quả và bền vững: Quy chế tài chính nên được thiết kế sao cho có tính hiệu quả và bền vững, giúp công ty duy trì và phát triển trong dài hạn.
• Đánh giá và cải tiến liên tục: Cần thiết lập các cơ chế để đánh giá và cải tiến quy chế tài chính theo thời gian, phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và quy định pháp luật.

Những nguyên tắc này giúp xây dựng một quy chế tài chính vững mạnh và đáng tin cậy cho công ty TNHH, đồng thời bảo đảm sự phát triển bền vững và thành công trên thị trường.

8. Bảng so sánh thẩm quyền tài chính giữa công ty TNHH 1 thành viên và 2 thành viên trở lên

Các danh mục chi phí cần gài định mức rõ ràng trong quy chế để được thuế chấp nhận:

• Chi phụ cấp trang phục không quá 5.000.000 đồng/người/năm đối với chi bằng tiền mặt;
• Chi công tác phí phải có quyết định cử đi công tác, hóa đơn phòng nghỉ, vé máy bay và định mức tiền ăn dọc đường phù hợp với quy chế;
• Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động (Hiếu, hỷ, sinh nhật, nghỉ mát…) Tổng khoản chi không quá 01 tháng lương bình thực tế thực hiện trong năm.

9. Câu hỏi thường gặp

Công ty mới thành lập chưa phát sinh doanh thu thì có cần ban hành quy chế tài chính không?

Rất cần thiết. Ngay từ khi thành lập, doanh nghiệp đã phát sinh các chi phí mua sắm bàn ghế, máy tính, thuê mặt bằng, trả lương nhân sự ban đầu. Ban hành quy chế tài chính ngay từ đầu giúp ghi nhận các chi phí này là hợp lý để kết chuyển lỗ sang các năm sau khi có doanh thu.

Giám đốc công ty TNHH có quyền tự ý thay đổi định mức chi tiêu trong quy chế tài chính không?

Quyền thay đổi phụ thuộc vào điều lệ công ty. Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, việc sửa đổi quy chế tài chính thường thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên. Giám đốc chỉ được quyền quyết định chi trong phạm vi hạn mức được quy chế này phân cấp.

Chi phí tiếp khách không có hóa đơn nhưng có quy định trong quy chế tài chính thì có được trừ không?

Không. Quy chế tài chính chỉ là điều kiện cần để chứng minh khoản chi đó phù hợp với hoạt động nội bộ doanh nghiệp. Để được tính là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp bắt buộc phải có điều kiện đủ là hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên) theo luật thuế.

Quy chế tài chính của công ty TNHH có bắt buộc phải được lập thành văn bản không?

Có. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH cần có quy chế tài chính bằng văn bản để làm cơ sở quản lý và điều hành các hoạt động tài chính của công ty một cách minh bạch và hiệu quả. Quy chế này thường được thông qua bởi Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).

Mẫu quy chế tài chính chuẩn cho công ty TNHH có được quy định cụ thể trong luật không?

Không. Luật không quy định một mẫu quy chế tài chính chuẩn cụ thể cho tất cả các công ty TNHH. Thay vào đó, luật đưa ra các nguyên tắc chung và các nội dung cơ bản cần có trong quy chế tài chính, cho phép các công ty tự xây dựng quy chế phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của mình. Tuy nhiên, vẫn có những hướng dẫn và các điều khoản tham khảo thường được sử dụng.

Từ bài viết trên, ta thấy việc áp dụng và tuân thủ nghiêm ngặt các nội quy và quy chế tài chính công ty TNHH là cơ sở để xây dựng một tổ chức vững mạnh, mang lại lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Điều này giúp thúc đẩy sự chuyên nghiệp và tạo đà phát triển bền vững trong thời gian dài. Để biết thêm thông tin liên quan đến mẫu quy chế tài chính của công ty TNHH, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn và hỗ trợ.