Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH 2 thành viên là một tài liệu quan trọng, đảm bảo hoạt động tài chính của doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và vận hành hiệu quả. Quy chế này giúp doanh nghiệp thống nhất các quy trình quản lý tài chính, từ vốn góp đến chi tiêu nội bộ, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. Cùng ACC Đồng Nai, bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết để bạn dễ dàng soạn thảo tài liệu chuẩn xác.

1. Vai trò của quy chế tài chính trong công ty TNHH 2 thành viên

Quy chế tài chính là kim chỉ nam để công ty TNHH 2 thành viên quản lý các hoạt động liên quan đến tài chính và kế toán. Tài liệu này không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành nhịp nhàng mà còn đảm bảo quyền lợi của các thành viên, nhân viên và đối tác. Dưới đây là những vai trò nổi bật của quy chế tài chính:

• Quy chế tài chính giúp thống nhất các quy định về quản lý vốn, tài sản và chi tiêu nội bộ, đảm bảo mọi giao dịch tài chính đều minh bạch và tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15, hiệu lực từ 01/7/2025). Điều này đặc biệt quan trọng với công ty TNHH 2 thành viên, nơi các thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp, theo Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2020. Việc có quy chế rõ ràng giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp nội bộ liên quan đến tài chính.
• Quy chế tài chính tạo cơ sở để kiểm soát hiệu quả các hoạt động tài chính, từ việc phân bổ lợi nhuận đến xử lý các khoản lỗ. Theo khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên — cơ quan quyết định cao nhất của công ty — có thẩm quyền quyết định các vấn đề tài chính quan trọng như chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận, và quy chế tài chính sẽ là căn cứ để thực hiện các quyết định này. Điều này giúp đảm bảo lợi ích của các thành viên và duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh.
• Quy chế tài chính hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và báo cáo tài chính theo quy định pháp luật. Căn cứ Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp (thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC từ ngày 01/01/2026), quy chế tài chính cần bao gồm các quy định về lập báo cáo tài chính, kiểm kê tài sản và kế toán thuế. Điều này giúp công ty tránh các vi phạm pháp lý và đảm bảo uy tín với cơ quan quản lý nhà nước.

>> Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên

2. Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH 2 thành viên chuẩn nhất

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3. Chi tiết về mẫu quy chế tài chính công ty TNHH 2 thành viên

Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH 2 thành viên cần được soạn thảo dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Tài liệu này bao gồm các nội dung cốt lõi như quản lý vốn, tài sản, lương thưởng và kiểm toán. Dưới đây là các thành phần chính của một mẫu quy chế tài chính:

• Quy định về quản lý vốn điều lệ và phần vốn góp: Theo Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ của công ty TNHH 2 thành viên là tổng giá trị phần vốn góp của các thành viên, phải được góp đủ trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quy chế tài chính cần nêu rõ cách thức góp vốn (bằng tiền mặt hoặc tài sản), phương thức xử lý khi thành viên không góp đủ vốn và trách nhiệm pháp lý liên quan, đảm bảo tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015 về nghĩa vụ hợp đồng.
• Quy định về quản lý tài sản và chi tiêu nội bộ: Quy chế cần xác định rõ các loại chi phí duy trì hoạt động như chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ sản phẩm và chi phí tài chính. Căn cứ Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (thay thế Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC từ ngày 12/03/2026), các khoản chi phí hợp lý phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính để được cơ quan thuế chấp nhận. Ví dụ, chi phí lương, phụ cấp, tiền ăn trưa cần được nêu rõ mức chi và điều kiện áp dụng để tránh bị loại khỏi chi phí tính thuế; lưu ý các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ mới được tính là chi phí được trừ.
• Quy định về lương, thưởng và phúc lợi: Quy chế tài chính cần nêu rõ căn cứ xác định tiền lương, thù lao và thưởng cho người quản lý, kiểm soát viên và nhân viên, tuân thủ Điều 66 Luật Doanh nghiệp 2020 — theo đó công ty trả lương, thù lao, thưởng cho Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác theo kết quả và hiệu quả kinh doanh, và các khoản này phải được thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm. Đặc biệt, quy chế nên quy định rõ nguyên tắc chỉ tăng lương, thưởng cho người quản lý sau khi công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ đến hạn — tương tự nguyên tắc chia lợi nhuận tại Điều 69 Luật Doanh nghiệp 2020 — để tránh lạm dụng tài sản công ty khi doanh nghiệp đang gặp khó khăn tài chính.
• Quy định về kế toán và kiểm toán: Quy chế cần quy định rõ trách nhiệm lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính hàng năm và tổ chức kiểm toán nội bộ hoặc độc lập. Công ty TNHH 2 thành viên quy mô nhỏ và vừa áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; doanh nghiệp quy mô lớn hơn áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC), đảm bảo báo cáo tài chính được lập đúng hạn và minh bạch. Quy chế cũng nên nêu rõ tần suất kiểm toán và trách nhiệm của kế toán trưởng.

>> Tham khảo thêm: Nên thành lập công ty TNHH hay cổ phần thì hợp lý?

4. Quy trình xây dựng mẫu quy chế tài chính công ty TNHH 2 thành viên

Việc xây dựng quy chế tài chính đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên và sự am hiểu về pháp luật. Quy trình này cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo tài liệu phù hợp với quy định pháp luật và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Thu thập thông tin và phân tích nhu cầu doanh nghiệp

Hội đồng thành viên cần họp để xác định các nhu cầu tài chính cụ thể, như quản lý vốn, chi tiêu nội bộ hay phân phối lợi nhuận. Theo khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên có quyền quyết định các vấn đề quan trọng, bao gồm việc ban hành quy chế tài chính. Trong bước này, công ty nên tham khảo ý kiến từ chuyên gia pháp lý hoặc đơn vị tư vấn như ACC Đồng Nai để đảm bảo các quy định phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025) và các văn bản pháp luật liên quan.

Bước 2: Soạn thảo quy chế tài chính

Dựa trên các thông tin thu thập được, công ty tiến hành soạn thảo quy chế, đảm bảo bao gồm các nội dung như quản lý vốn, tài sản, lương thưởng và kiểm toán. Quy chế cần được viết rõ ràng, tránh sử dụng thuật ngữ chung chung để đảm bảo tính khả thi. Ví dụ, quy định về phụ cấp xăng xe cần nêu rõ mức chi tối đa và điều kiện áp dụng, căn cứ Thông tư 20/2026/TT-BTC về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Bước 3: Thẩm định và thông qua quy chế

Dự thảo quy chế cần được trình lên Hội đồng thành viên để xem xét và biểu quyết. Theo điểm b khoản 3 Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020, đối với các nghị quyết, quyết định quan trọng (như sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty), cần được các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành; các nghị quyết, quyết định khác — thường bao gồm việc ban hành quy chế tài chính nội bộ — chỉ cần tỷ lệ 65% theo quy định chung, trừ khi Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ khác. Sau khi được thông qua, quy chế cần được lưu trữ tại trụ sở chính và phổ biến đến các bộ phận liên quan.

Bước 4: Đăng ký và công bố quy chế

Quy chế tài chính là tài liệu nội bộ và không bắt buộc phải đăng ký hay công bố với cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp chỉ cần lưu giữ tài liệu này tại trụ sở chính để phục vụ kiểm tra, giám sát nội bộ và khi có yêu cầu của cơ quan thuế. Riêng việc công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp nói chung (không bao gồm quy chế tài chính nội bộ) được thực hiện theo Điều 73 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP từ 01/7/2025) trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

5. Những lưu ý khi soạn thảo mẫu quy chế tài chính

Để mẫu quy chế tài chính công ty TNHH 2 thành viên 2025 đạt hiệu quả và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng. Những lưu ý này giúp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo quy chế phù hợp với thực tế hoạt động:

• Đảm bảo tuân thủ các văn bản pháp luật hiện hành, bao gồm Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi bởi Luật số 76/2025/QH15), Bộ luật Dân sự 2015 và các thông tư hướng dẫn kế toán, thuế mới nhất như Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các quy định về chi phí hợp lý, báo cáo tài chính và kiểm toán để tránh vi phạm pháp luật, đặc biệt là các quy định liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Quy chế cần được điều chỉnh phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh của công ty. Ví dụ, một công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sẽ có các quy định chi tiết hơn về chi phí nguyên vật liệu so với công ty dịch vụ. Điều này giúp quy chế mang tính thực tiễn và dễ áp dụng trong thực tế.
• Tham khảo ý kiến từ các đơn vị tư vấn pháp lý uy tín như ACC Đồng Nai để đảm bảo quy chế được soạn thảo chính xác và đầy đủ. Các chuyên gia pháp lý có thể hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật các thay đổi mới nhất trong pháp luật doanh nghiệp, như Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 (Luật số 76/2025/QH15) và Nghị định 168/2025/NĐ-CP hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp, để tránh các sai sót không đáng có.
• Rà soát lại quy chế tài chính định kỳ hằng năm hoặc ngay khi có văn bản pháp luật mới thay thế (như trường hợp Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC vừa hết hiệu lực) để tránh dẫn chiếu văn bản đã hết hiệu lực trong tài liệu nội bộ — lỗi này khiến quy chế có thể bị coi là không còn giá trị áp dụng khi giải trình với cơ quan thuế.

Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH 2 thành viên là công cụ không thể thiếu để đảm bảo hoạt động tài chính của doanh nghiệp minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Việc xây dựng quy chế cần dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và phù hợp với đặc thù của công ty. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc soạn thảo hoặc cần tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp.