Quy định về con dấu của công ty cổ phần là các quy định pháp lý quan trọng liên quan đến việc sử dụng và quản lý con dấu của công ty. Điều này đảm bảo tính chính xác và pháp lý trong các giao dịch và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Hãy cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu chi tiết các Quy định về con dấu của công ty cổ phần.
Con dấu doanh nghiệp là một phương tiện vật chất được sử dụng để đóng dấu lên các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp nhằm xác nhận tính chất pháp nhân của tổ chức đó và phân biệt nó với các tổ chức khác.
Con dấu là biểu tượng đặc biệt, duy nhất, không trùng lặp, có giá trị pháp lý để xác nhận các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Để đảm bảo tính xác thực và phòng tránh rủi ro, việc quản lý con dấu pháp nhân cần được thực hiện một cách cẩn thận, tránh tình trạng bị thất lạc, lạm dụng hoặc giả mạo.
2. Quy định về con dấu doanh nghiệp mới nhất
Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020 cung cấp các quy định chi tiết về con dấu doanh nghiệp như sau:
Loại hình và hình thức dấu: Con dấu doanh nghiệp có thể được làm dưới hai hình thức chính:
Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu.
Dấu dưới hình thức chữ ký số, tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hình thức chữ ký số phải đảm bảo tính bảo mật và xác thực theo đúng quy định của pháp luật về chữ ký điện tử.
Quyền của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về:
Loại dấu (dấu khắc hoặc chữ ký số).
Số lượng dấu cần thiết cho các bộ phận trong doanh nghiệp như công ty mẹ, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác.
Hình thức và nội dung cụ thể của từng loại dấu, nhằm đảm bảo tính đặc thù và phù hợp với hoạt động kinh doanh của từng đơn vị.
Quản lý và lưu giữ dấu: Quy định rõ ràng rằng việc quản lý và lưu giữ dấu phải tuân thủ theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ do doanh nghiệp ban hành. Các quy định này bao gồm các nội dung như:
Xác định trách nhiệm của người phụ trách quản lý dấu.
Quy định về bảo vệ dấu tránh khỏi việc mất mát, sử dụng sai mục đích hoặc bị giả mạo.
Điều kiện và quy trình sử dụng dấu trong các giao dịch pháp lý và hợp đồng.
Sử dụng dấu trong giao dịch: Dấu doanh nghiệp được sử dụng để xác nhận tính pháp nhân của doanh nghiệp và chứng thực các văn bản pháp lý như hợp đồng, quyết định của ban điều hành, biên bản họp đồng ý của cổ đông và các tài liệu quan trọng khác.
Việc sử dụng dấu phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các giao dịch.
Những quy định này nhấn mạnh vai trò quan trọng của con dấu trong việc bảo vệ quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp và là một phần không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Việc thực thi nghiêm túc các quy định này giúp đảm bảo tính xác thực và đáng tin cậy của các hoạt động kinh doanh và pháp lý của doanh nghiệp.
3. Con dấu dưới hình thức chữ ký số
Các hình thức con dấu doanh nghiệp
Dấu dưới hình thức chữ ký số được xác định là dấu của doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Theo Khoản 1 Điều 43 của Luật này, dấu của doanh nghiệp có thể được thực hiện dưới hai hình thức chính:
Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu: Đây là hình thức truyền thống của dấu công ty, thường được làm tại một cơ sở khắc dấu có thẩm quyền.
Dấu dưới hình thức chữ ký số: Đây là một hình thức mới, được quy định bởi pháp luật về giao dịch điện tử. Theo quy định của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.
Theo đó:
Tạo chữ ký số: Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai được ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức cấp, như các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, chuyên dùng Chính phủ, công cộng hoặc chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức có giấy chứng nhận đủ điều kiện.
Đảm bảo an toàn: Chữ ký số chỉ có giá trị khi được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và được kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó. Khóa bí mật chỉ được sử dụng bởi người ký tại thời điểm ký, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của thông điệp dữ liệu.
Do đó, dấu dưới hình thức chữ ký số, tuân thủ các quy định pháp luật về giao dịch điện tử và an toàn thông tin, được công nhận là dấu của doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng. Quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp là do chính doanh nghiệp quyết định.
Theo đó, công ty cổ phần:
Không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng: Luật Doanh nghiệp 2020 đã loại bỏ điều khoản bắt buộc doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng. Do đó, doanh nghiệp có tự do lựa chọn loại dấu và tự quản lý quy trình làm dấu.
Quyền tự quản lý dấu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu. Quyền lựa chọn này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc quản lý và sử dụng dấu trong các giao dịch pháp lý và hành chính.
Sự quyết định của doanh nghiệp: Quyết định về dấu của doanh nghiệp, bao gồm loại dấu, số lượng dấu cần làm, hình thức dấu và nội dung trên dấu, được thực hiện dựa trên quyết định nội bộ của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật về sử dụng và quản lý dấu, đồng thời có thể tận dụng các dịch vụ của cơ sở khắc dấu để đảm bảo tính chính xác và pháp lý trong việc sử dụng dấu.
5. Mọi người cùng hỏi
Có bao nhiêu hình thức con dấu?
Có ba hình thức con dấu chính là dấu tên, dấu chức danh và dấu hoặc dấu ưu đãi.
Công ty cổ phần có cần thông báo về mẫu con dấu không?
Công ty cổ phần không cần phải thông báo về mẫu con dấu trước khi sử dụng theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.
Tóm lại, sự tuân thủ đúng đắn các quy định về con dấu của công ty cổ phần không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch mà còn là nền tảng quan trọng để xây dựng và phát triển doanh nghiệp trên cơ sở vững chắc. Điều này cũng góp phần tăng cường sự tin tưởng và uy tín của công ty trong mắt các đối tác và nhà đầu tư. Hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn thêm.
