Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Việc thay đổi này thường xảy ra do lý do cá nhân, chiến lược nội bộ hoặc quy định pháp luật, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết về mẫu và quy trình liên quan, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng. Cùng ACC Đồng Nai khám phá ngay.

1. Khái niệm và lý do cần thực hiện thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân được ủy quyền thực hiện các quyền và nghĩa vụ thay mặt công ty trong giao dịch dân sự, theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật trở nên cần thiết khi cá nhân hiện tại không còn phù hợp, chẳng hạn như từ chức, nghỉ hưu, hoặc doanh nghiệp muốn bổ nhiệm người mới để phù hợp với chiến lược phát triển.

Lý do phổ biến bao gồm: thay đổi cơ cấu tổ chức nội bộ để tăng hiệu quả quản lý; đáp ứng yêu cầu từ cổ đông hoặc hội đồng quản trị; hoặc khắc phục tình huống khẩn cấp như mất năng lực hành vi dân sự của người đại diện cũ.

Việc chậm trễ trong thông báo có thể dẫn đến vô hiệu hóa các hợp đồng ký kết, phạt hành chính từ 10-20 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình để tránh gián đoạn hoạt động, đảm bảo tính liên tục và tuân thủ pháp luật.

>> Đọc thêm: Thủ tục thay đổi người đại diện hộ kinh doanh theo pháp luật

2. Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật mới

Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật mới được thiết kế đơn giản, phù hợp với các quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp dễ dàng soạn thảo và nộp hồ sơ.

Biểu mẫu này bao gồm thông tin cơ bản về doanh nghiệp, chi tiết người đại diện cũ và mới, lý do thay đổi, đồng thời kèm theo các tài liệu chứng minh. Sử dụng mẫu chuẩn sẽ giúp hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng, giảm thiểu sai sót.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3. Hồ sơ thực hiện thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Để thực hiện thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Chính phủ ban hành, hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp). Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu về việc thay đổi (bản sao có chứng thực).
• Biên bản họp về việc bổ nhiệm người đại diện mới.
• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của người đại diện mới, như bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu (còn hiệu lực).
• Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện.

Hồ sơ cần được lập thành 01 bộ gốc, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ để tránh bị trả lại. Nếu doanh nghiệp là công ty cổ phần, cần thêm danh sách cổ đông và xác nhận vốn góp. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp rút ngắn thời gian xử lý, đồng thời tránh các sai sót phổ biến như thiếu chữ ký hoặc thông tin không khớp với đăng ký kinh doanh.

>> Đọc thêm: Dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật tại Đồng Nai

4. Quy trình thực hiện thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Quy trình thực hiện thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật được quy định rõ tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính minh bạch và nhanh chóng cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn thông báo là trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, theo Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020.

Bước 1: Chuẩn bị và ký duyệt hồ sơ

Doanh nghiệp tiến hành họp nội bộ để thông qua quyết định thay đổi, sau đó soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo danh sách đã nêu. Người đại diện mới phải ký xác nhận chấp nhận vai trò, và toàn bộ tài liệu cần được công chứng nếu yêu cầu. Bước này thường mất 1-3 ngày, giúp đảm bảo tính hợp pháp từ nội bộ trước khi nộp.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp – Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, hoặc qua hệ thống trực tuyến tại dangkykinhdoanh.gov.vn. Phí nộp là 0 đồng cho thông báo thay đổi này. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra sơ bộ và cấp giấy biên nhận ngay lập tức.

Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả

Cơ quan đăng ký sẽ xử lý hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật qua đường bưu điện hoặc tải trực tuyến. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo lý do trả hồ sơ trong cùng thời hạn, cho phép bổ sung trong 03 ngày. Sau khi hoàn tất, thông tin thay đổi sẽ được công bố trên Cổng thông tin quốc gia, giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động bình thường mà không bị gián đoạn.

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là bước quan trọng để doanh nghiệp duy trì sự ổn định và tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro không đáng có trong kinh doanh. Việc áp dụng đúng quy trình không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao uy tín với đối tác. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong thủ tục này, hãy liên hệ ACC Đồng Nai ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện nhanh chóng, đảm bảo mọi việc suôn sẻ.