Một bản thông báo thay đổi tên công ty bằng tiếng Anh sai quy định không chỉ khiến hồ sơ của bạn bị Sở Tài chính từ chối mà còn gây rắc rối trong các giao dịch quốc tế sau này. Bạn đang tìm kiếm một biểu mẫu chuẩn, cập nhật đầy đủ các quy định pháp luật mới nhất để áp dụng ngay cho doanh nghiệp? Trong bài viết này, ACC Đồng Nai không chỉ cung cấp mẫu văn bản chính xác mà còn hướng dẫn bạn cách soạn thảo và lưu ý những lỗi thường gặp để quy trình đổi tên diễn ra suôn sẻ nhất.

1. Mẫu thông báo thay đổi tên công ty bằng tiếng Anh mới nhất

1.1. Xem trước nội dung mẫu thông báo

Mẫu thông báo thay đổi tên công ty bằng tiếng Anh được xây dựng dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo tính chuẩn pháp lý cao nhất cho năm 2026.

Văn bản này bao gồm các phần chính: quốc hiệu và tiêu ngữ; thông tin doanh nghiệp (tên cũ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở); chi tiết thay đổi tên bằng tiếng Anh (tên mới, tên viết tắt nếu có); cam kết tính chính xác của thông tin; và chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Mẫu hỗ trợ định dạng song ngữ Anh-Việt để dễ dàng sử dụng trong giao dịch quốc tế.

1.2. Link tải mẫu thông báo thay đổi tên công ty bằng tiếng Anh

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

2. Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo thông báo thay đổi tên tiếng Anh

2.1. Cách ghi thông tin tên cũ và tên mới chuẩn xác

• Bước 1: Ghi chính xác tên công ty cũ bằng tiếng Việt và tiếng Anh hiện tại, phải khớp 100% với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GPKD) theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Tên mới bằng tiếng Anh phải được dịch từ tên tiếng Việt, sử dụng hệ chữ La-tinh, giữ nguyên tên riêng hoặc dịch theo nghĩa tương ứng, tránh gây nhầm lẫn hoặc vi phạm quyền sở hữu công nghiệp.
• Bước 2: Điền tên viết tắt nếu áp dụng, rút gọn từ tên đầy đủ để sử dụng trong giao dịch quốc tế.

2.2. Các nội dung bắt buộc phải có trong văn bản

Văn bản phải bao gồm: kính gửi cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Tài chính); ngày tháng năm lập; nội dung thay đổi cụ thể; cam kết chịu trách nhiệm pháp lý; và chữ ký số (nếu nộp online) hoặc chữ ký tay kèm dấu của người đại diện theo pháp luật theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Xem thêm: Thay đổi giám đốc có cần phải thay đổi chữ ký số không?

3. Quy định pháp luật về việc đặt tên doanh nghiệp bằng tiếng Anh

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, tên doanh nghiệp bằng tiếng Anh phải tuân thủ hai thành tố: loại hình doanh nghiệp (ví dụ: Limited Liability Company – LLC cho TNHH, Joint Stock Company – JSC cho cổ phần) và tên riêng.

Tên riêng sử dụng chữ cái Latinh, có thể giữ nguyên hoặc dịch nghĩa từ tiếng Việt. Cấm đặt tên trùng lặp, gây nhầm lẫn, hoặc sử dụng từ ngữ vi phạm văn hóa, đạo đức. Tên tiếng Anh sẽ được ghi nhận trên GPKD để hỗ trợ xác thực quốc tế qua cổng định danh số của Chính phủ.

Doanh nghiệp phải thay đổi tên nếu vi phạm quyền sở hữu công nghiệp (Khoản 2 Điều 19 Luật Doanh nghiệp 2020). Các trường hợp khác như thay đổi loại hình có thể kèm theo điều chỉnh tên, nhưng không bắt buộc thủ tục riêng nếu không ảnh hưởng đăng ký.

4. Hồ sơ đi kèm mẫu thông báo khi nộp lên cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu thông báo (Phụ lục I-5 theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP);
• Quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/quyết định đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi tên
• Biên bản họp (nếu áp dụng)
• Điều lệ công ty sửa đổi (nếu cần)
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng tên mới

Nộp trực tiếp hoặc online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, với chữ ký số bắt buộc cho định dạng PDF.

5. Những lưu ý để mẫu thông báo được phê duyệt ngay từ lần đầu

Các lỗi thường gặp khi soạn mẫu (dựa trên quy định mới):

• Sử dụng thuật ngữ loại hình doanh nghiệp sai (Ví dụ: Nhầm giữa LLC và JSC).
• Tên tiếng Anh không tương ứng hoặc dịch sai nghĩa so với tên tiếng Việt.
• Thiếu chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật.
• Căn cứ vào các văn bản pháp luật đã hết hiệu lực.

Khi thay đổi tên, doanh nghiệp phải cập nhật tên tại trụ sở, chi nhánh, và thông báo cho đối tác, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP để tránh rủi ro pháp lý.

6. Dịch vụ hỗ trợ thay đổi đăng ký kinh doanh trọn gói tại ACC Đồng Nai

Việc soạn thảo hồ sơ pháp lý đòi hỏi sự tỉ mỉ và am hiểu luật. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc điền mẫu hoặc không có thời gian theo dõi hồ sơ tại Sở KH&ĐT, hãy để ACC Đồng Nai hỗ trợ bạn. Chúng tôi cam kết hoàn thành thủ tục nhanh chóng, đúng luật với chi phí tối ưu nhất!

7. Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể tự soạn mẫu thông báo này hay phải dùng mẫu có sẵn?

Bạn nên sử dụng mẫu chuẩn theo quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất. Việc tự soạn thiếu các trường thông tin bắt buộc sẽ dẫn đến hồ sơ bị trả lại.

Sau khi gửi thông báo, bao lâu thì tên tiếng Anh mới được cập nhật?

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Mẫu thông báo này có áp dụng cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện không?

Có, nhưng sẽ có biểu mẫu riêng biệt dành cho đơn vị trực thuộc. Bạn cần lưu ý chọn đúng mẫu "Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh/VPĐD" theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Tên tiếng Anh có cần chữ ký số khi nộp online không?

Có, mẫu thông báo năm 2026 khi nộp qua mạng phải được định dạng PDF và ký số trực tiếp bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Quy định đặt tên tiếng Anh có thay đổi gì so với trước?

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, tên tiếng Anh phải hỗ trợ liên thông quốc tế qua cổng định danh số, nhấn mạnh tính chính xác dịch thuật để tránh từ chối hồ sơ.

Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về mẫu thông báo thay đổi tên công ty bằng tiếng Anh. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.