Mở rộng quy mô kinh doanh bằng cách lập chi nhánh là bước đi chiến lược của nhiều trung tâm ngoại ngữ. Tuy nhiên, khác với các ngành nghề thông thường, chi nhánh trung tâm ngoại ngữ phải đáp ứng đồng thời hai điều kiện: Đăng ký hoạt động tại Sở Tài chính và xin phép đào tạo tại Sở Giáo dục & Đào tạo. Vậy thủ tục mở chi nhánh trung tâm ngoại ngữ gồm những bước nào để không bị chồng chéo? Hãy cùng ACC Đồng Nai cập nhật các quy định pháp lý mới nhất ngay sau đây.

1. Điều kiện mở chi nhánh trung tâm ngoại ngữ là gì?

Theo Luật Giáo dục 2019 và Nghị định 125/2024/NĐ-CP, mở chi nhánh trung tâm ngoại ngữ là hoạt động kinh doanh có điều kiện, yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt về đầu tư và hoạt động giáo dục.

Các điều kiện chính bao gồm giấy phép hoạt động hợp pháp của trung tâm chính, địa chỉ cụ thể hợp pháp tại Việt Nam, đội ngũ nhân sự đủ tiêu chuẩn, và cơ sở vật chất đạt chuẩn.

1.1. Điều kiện về tên gọi chi nhánh

Tên chi nhánh phải bao gồm tên trung tâm chính kèm theo từ "chi nhánh" và địa danh cụ thể (ví dụ: Chi nhánh Đồng Nai – Trung tâm Ngoại ngữ ABC). Tên không được trùng lặp, gây nhầm lẫn với tổ chức khác, và phải tuân thủ quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký kinh doanh.

1.2. Tiêu chuẩn về Giám đốc chi nhánh (Bằng cấp, kinh nghiệm)

Giám đốc chi nhánh phải là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài đủ điều kiện cư trú, tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại ngữ hoặc đại học phù hợp kèm chứng chỉ ngoại ngữ từ bậc 3 (B1 khung châu Âu) trở lên. Họ cần có ít nhất 3 năm kinh nghiệm quản lý hoặc giảng dạy giáo dục, theo quy định tại Nghị định 125/2024/NĐ-CP.

1.3. Quy định về cơ sở vật chất và trang thiết bị dạy học

Cơ sở vật chất phải có diện tích phòng học tối thiểu 2m²/học viên, trang bị đầy đủ bàn ghế, bảng, máy chiếu, tài liệu học tập, và đảm bảo an toàn (bao gồm phòng cháy chữa cháy – PCCC). Từ năm 2026, các chi nhánh tại nhà phố hoặc văn phòng phải có biên bản kiểm tra PCCC hoặc giấy chứng nhận thẩm duyệt theo quy định mới của Bộ Giáo dục & Đào tạo, dựa trên Luật Giáo dục 2019.

Các yêu cầu về nhân sự chủ chốt:

• Giám đốc chi nhánh: Tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học và có chứng chỉ ngoại ngữ từ bậc 3 trở lên. Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục.
• Giảng viên/Giáo viên: Đảm bảo tỷ lệ học viên/giáo viên theo quy định; có bằng cao đẳng sư phạm ngoại ngữ trở lên hoặc bằng đại học kèm chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm.
• Nhân viên hỗ trợ: Đảm bảo trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí công việc.

Ngoài ra, chi nhánh phải liên thông dữ liệu giáo viên (bao gồm giáo viên nước ngoài) lên hệ thống quản lý trực tuyến quốc gia của Bộ Giáo dục & Đào tạo trước khi khai giảng, theo quy định mới áp dụng từ 2026.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập chi nhánh trung tâm ngoại ngữ

2.1. Hồ sơ đăng ký hoạt động tại Sở Tài chính

Theo Nghị định 125/2024/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh (ký bởi người đại diện pháp luật của trung tâm chính).
• Quyết định thành lập chi nhánh và biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền.
• Bản sao giấy phép hoạt động của trung tâm chính.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh (CMND/CCCD/hộ chiếu, chứng thực).
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở (hợp đồng thuê/mua, xác nhận của UBND).

2.2. Hồ sơ xin cấp phép hoạt động giáo dục tại Sở Giáo dục và Đào tạo

Dựa trên Nghị định 125/2024/NĐ-CP và Luật Giáo dục 2019, hồ sơ bổ sung:

• Đơn đề nghị cấp phép hoạt động giáo dục.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh từ Sở Kế hoạch & Đầu tư.
• Danh sách giáo viên, giám đốc kèm bằng cấp, chứng chỉ.
• Bản vẽ thiết kế cơ sở vật chất, biên bản kiểm tra PCCC.
• Chứng minh năng lực tài chính (báo cáo tài chính trung tâm chính hoặc ký quỹ nếu tỉnh yêu cầu, dù không bắt buộc toàn quốc).

>> Xem chi tiết: Mẫu hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ

3. Quy trình mở chi nhánh trung tâm ngoại ngữ

Quy trình mở chi nhánh trung tâm ngoại ngữ được chia thành hai giai đoạn chính, tránh chồng chéo theo quy định pháp lý.

Giai đoạn 1: Đăng ký hoạt động kinh doanh (Sở Tài chính)

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như thông báo thành lập, quyết định, biên bản họp, và giấy tờ cá nhân.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở, đóng lệ phí.
• Bước 3: Nhận giấy biên nhận và theo dõi. Sau 3 ngày làm việc, nhận Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh và mã số thuế.

Giai đoạn 2: Xin cấp phép hoạt động giáo dục (Sở Giáo dục & Đào tạo)

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bổ sung về nhân sự, cơ sở vật chất sau khi có giấy đăng ký kinh doanh.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Giáo dục & Đào tạo sở tại. Sở sẽ thẩm định hồ sơ và kiểm tra thực tế cơ sở (20-30 ngày).
• Bước 3: Nhận Giấy phép hoạt động giáo dục nếu đạt yêu cầu. Tổng thời gian giai đoạn này khoảng 20-30 ngày làm việc.

Sau đó, thực hiện đăng ký thuế, khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, và công bố thông tin.

4. Phân biệt Chi nhánh tự hạch toán và Chi nhánh phụ thuộc

Lựa chọn loại hình phụ thuộc phù hợp cho mở chi nhánh trung tâm ngoại ngữ cùng tỉnh để đơn giản hóa hạch toán.

5. Cập nhật quy định pháp lý về giáo dục mới nhất

Căn cứ Luật Giáo dục 2019, Nghị định 125/2024/NĐ-CP, các quy định mới nhấn mạnh:

• Liên thông dữ liệu giáo dục: Cập nhật danh sách giáo viên lên hệ thống quốc gia trước khai giảng (áp dụng 2026).
• PCCC: Bắt buộc biên bản kiểm tra hoặc giấy chứng nhận thẩm duyệt cho mọi cơ sở.
• Năng lực tài chính: Một số tỉnh yêu cầu chứng minh hoặc ký quỹ để bảo vệ quyền lợi học viên, dù không quy định toàn quốc.

Những cập nhật này đảm bảo tính minh bạch và an toàn, giúp trung tâm ngoại ngữ hoạt động bền vững.

6. Những khó khăn thường gặp khi xin giấy phép đào tạo chi nhánh

• Thiếu bằng cấp nhân sự: Giáo viên không đủ chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm.
• Cơ sở vật chất chưa đạt: Diện tích phòng học dưới chuẩn hoặc thiếu PCCC.
• Hồ sơ chồng chéo: Nộp sai thứ tự giữa hai Sở, dẫn đến chậm trễ.
• Chưa cập nhật dữ liệu trực tuyến: Gây từ chối cấp phép từ 2026.

ACC Đồng Nai khuyên bạn nên kiểm tra kỹ trước khi nộp để tránh bổ sung.

7. Dịch vụ xin giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ tại ACC Đồng Nai

ACC Đồng Nai cung cấp dịch vụ trọn gói thủ tục mở chi nhánh trung tâm ngoại ngữ, từ tư vấn đến nhận giấy phép. Quy trình bao gồm tiếp nhận thông tin, chuẩn bị hồ sơ, nộp và theo dõi tại hai Sở, hỗ trợ kiểm tra thực tế. Thời gian 30-45 ngày, tỷ lệ thành công cao với chi phí tối ưu.

Bạn đang gặp khó khăn trong việc thiết kế bản vẽ phòng học hay chuẩn bị bằng cấp nhân sự cho chi nhánh mới? Hãy để ACC Đồng Nai xử lý trọn gói. Chúng tôi cam kết tỷ lệ ra giấy phép đào tạo cao nhất với chi phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!

>> Tham khảo: Dịch vụ xin giấy phép kinh doanh trung tâm ngoại ngữ tại Đồng Nai

8. Câu hỏi thường gặp

Mở chi nhánh trung tâm ngoại ngữ có cần ký quỹ không?

Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc ký quỹ toàn quốc, nhưng bạn phải giải trình năng lực tài chính trong hồ sơ xin phép hoạt động giáo dục tại Sở GD&ĐT.

Thời gian hoàn thành thủ tục mất bao lâu?

Tổng thời gian thường từ 30 – 45 ngày làm việc (Gồm 03 ngày cấp mã số thuế chi nhánh và 20-30 ngày thẩm định thực tế tại cơ sở để cấp phép đào tạo).

Công ty ở TP.HCM có mở chi nhánh trung tâm ngoại ngữ tại Đồng Nai được không?

Hoàn toàn được. Tuy nhiên, thẩm quyền cấp phép đào tạo sẽ thuộc về Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai.

Thủ tục thành lập chi nhánh trung tâm ngoại ngữ gồm những bước nào?

Thủ tục thành lập chi nhánh trung tâm ngoại ngữ gồm các bước: chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh, và nhận Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh.

Tự ý thành lập chi nhánh trung tâm ngoại ngữ mà không cần xin phép có được không?

Không, bạn cần xin phép và thực hiện các thủ tục theo quy định pháp luật để thành lập chi nhánh trung tâm ngoại ngữ. Việc tự ý thành lập chi nhánh trung tâm ngoại ngữ mà không xin phép là vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt.

Việc nắm rõ thủ tục mở chi nhánh trung tâm ngoại ngữ giúp bạn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và thiết lập cơ sở giáo dục một cách chính xác. Áp dụng các bước hướng dẫn trong bài viết của ACC Đồng Nai sẽ giúp bạn nhanh chóng mở rộng hoạt động và đạt được thành công trong lĩnh vực giáo dục ngoại ngữ.