Thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty là một bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và cập nhật thông tin doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Cùng ACC Đồng Nai, bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, toàn diện về thủ tục thay đổi tên chi nhánh, dựa trên quy định pháp luật hiện hành và các nguồn thông tin uy tín.

1. Thay đổi tên chi nhánh công ty là gì?

Thay đổi tên chi nhánh công ty là việc doanh nghiệp điều chỉnh tên gọi của chi nhánh để phù hợp với chiến lược kinh doanh hoặc do thay đổi tên công ty mẹ. Đây là thủ tục hành chính bắt buộc, nhằm đảm bảo thông tin chi nhánh được cập nhật chính xác trên giấy phép.

Theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Việc thay đổi tên chi nhánh thường phát sinh khi công ty mẹ thay đổi tên, tái định vị thương hiệu, hoặc đáp ứng yêu cầu pháp lý, như tránh vi phạm quyền sở hữu trí tuệ. Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty mẹ và cụm từ “Chi nhánh”, đồng thời tuân thủ các quy định về đặt tên tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020.

Thủ tục này không chỉ là yêu cầu hành chính mà còn ảnh hưởng đến nhận diện thương hiệu và quan hệ với đối tác, khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý và tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

2. Điều kiện để thực hiện thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty

Để thay đổi tên chi nhánh công ty, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện pháp lý cụ thể nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của tên mới. Dưới đây là các điều kiện chính theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn:

• Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty mẹ và cụm từ “Chi nhánh”: Theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh phải bao gồm đầy đủ tên công ty mẹ kèm theo cụm từ “Chi nhánh”, ví dụ: “Chi nhánh tại Hà Nội – Công ty TNHH ABC”. Điều này đảm bảo sự thống nhất và nhận diện rõ ràng giữa chi nhánh và công ty mẹ.
• Tên chi nhánh không vi phạm quy định về đặt tên doanh nghiệp: Theo Điều 37 và Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh không được trùng lặp, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp hoặc chi nhánh khác đã đăng ký, không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục, và phải được viết bằng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm chữ số hoặc ký hiệu.
• Tên chi nhánh không xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ: Nếu tên chi nhánh vi phạm nhãn hiệu đã đăng ký, doanh nghiệp phải thay đổi theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, như quy định tại Điều 73 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Thời hạn thông báo thay đổi: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thông báo thay đổi tên chi nhánh trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định thay đổi, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Đáp ứng yêu cầu của điều lệ công ty: Nếu điều lệ công ty quy định cụ thể về việc đặt tên chi nhánh, doanh nghiệp cần đảm bảo tên mới tuân thủ các quy định này, miễn là không trái với pháp luật.

Việc đáp ứng các điều kiện trên giúp hồ sơ thay đổi tên chi nhánh được chấp thuận nhanh chóng và tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến tên gọi.

Xem thêm: Có thể giải thể chi nhánh khi công ty tạm ngưng không?

3. Thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty chi tiết

Thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện theo quy trình cụ thể, từ chuẩn bị hồ sơ đến nộp tại cơ quan nhà nước. Dưới đây là các bước chi tiết theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên chi nhánh
Doanh nghiệp cần soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo mẫu quy định, bao gồm các giấy tờ cần thiết (sẽ được liệt kê ở mục tiếp theo). Hồ sơ phải đảm bảo tính hợp lệ, chính xác, đặc biệt là thông tin về tên chi nhánh mới và mã số thuế của chi nhánh.

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của tên chi nhánh mới
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên tra cứu tên chi nhánh mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) để đảm bảo tên không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn. Điều này giúp tránh việc hồ sơ bị trả lại do vi phạm quy định đặt tên.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi chi nhánh đặt trụ sở. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ trong vòng 3 ngày làm việc.

Bước 4: Nhận kết quả và cập nhật thông tin
Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh với tên mới hoặc Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh. Thời gian xử lý là 3-5 ngày làm việc. Doanh nghiệp cần cập nhật tên mới trên biển hiệu chi nhánh và thông báo đến các bên liên quan.

Bước 5: Cập nhật thông tin với cơ quan thuế và đối tác
Doanh nghiệp cần thông báo thay đổi tên chi nhánh với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để cập nhật thông tin trên hóa đơn, chứng từ thuế. Ngoài ra, thông báo đến ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội và các đối tác để đảm bảo tính liên tục trong giao dịch.

Bước 6: Làm lại con dấu (nếu có)
Nếu chi nhánh sử dụng con dấu riêng, doanh nghiệp cần khắc lại con dấu với tên mới và thông báo mẫu dấu mới đến Phòng Đăng ký kinh doanh, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Quy trình trên cần được thực hiện đúng thời hạn để tránh bị phạt hành chính, đồng thời đảm bảo hoạt động của chi nhánh không bị gián đoạn.

Xem thêm: Những tiêu chí để trở thành trưởng chi nhánh công ty luật

4. Hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi tên chi nhánh công ty

Hồ sơ thay đổi tên chi nhánh công ty cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi. Dưới đây là danh sách các giấy tờ theo Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh: Sử dụng mẫu quy định tại Phụ lục II-1, do người đại diện theo pháp luật của công ty ký, nêu rõ thông tin về tên chi nhánh cũ, tên chi nhánh mới và mã số thuế của chi nhánh.
• Bản sao nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị: Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, cần có nghị quyết và biên bản họp ghi nhận quyết định thay đổi tên chi nhánh. Đối với công ty TNHH một thành viên, cần có quyết định của chủ sở hữu.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh: Giấy tờ này dùng để đối chiếu thông tin hiện tại của chi nhánh.
• Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ, cần cung cấp giấy ủy quyền kèm bản sao giấy tờ pháp lý (căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu) của người được ủy quyền.
• Bản sao Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế (nếu có): Áp dụng cho chi nhánh hoạt động theo Giấy chứng nhận đầu tư, đặc biệt với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
• Nơi nộp hồ sơ: Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi chi nhánh đặt trụ sở. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Lưu ý thực tế:

• Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trong hồ sơ, đặc biệt là mã số thuế và tên chi nhánh mới, để tránh sai sót.
• Tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, việc nộp hồ sơ qua mạng là bắt buộc, vì vậy cần chuẩn bị chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Hồ sơ cần được nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định thay đổi để tránh bị phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

>>> Xem thêm tại: Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói tại Đồng Nai

5. Chi phí và thời gian thực hiện thủ tục

Chi phí và thời gian thực hiện thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp lập kế hoạch. Dưới đây là thông tin chi tiết:

• Lệ phí đăng ký thay đổi nội dung hoạt động chi nhánh:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh: 50.000 đồng/lần, theo Thông tư 47/2019/TT-BTC.
• Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia: Miễn phí lệ phí.

• Chi phí khắc con dấu (nếu có):

• Chi phí khắc con dấu mới dao động từ 300.000 đến 500.000 đồng, tùy thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Thông báo mẫu dấu mới: Miễn phí nếu nộp qua mạng, hoặc 50.000 đồng nếu nộp trực tiếp.

• Chi phí khác (nếu có):

• Chi phí công chứng giấy tờ (nếu cần): Khoảng 100.000 đến 200.000 đồng/bản.
• Chi phí làm lại biển hiệu chi nhánh: Tùy thuộc vào kích thước và chất liệu, thường từ 500.000 đến 2.000.000 đồng.

• Thời gian xử lý:

• Thời gian chuẩn bị hồ sơ: 1-2 ngày, tùy thuộc vào mức độ phức tạp.
• Thời gian xử lý hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh: 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
• Thời gian cập nhật thông tin với cơ quan thuế và đối tác: 2-5 ngày, tùy thuộc vào cơ quan và quy trình nội bộ.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và nộp hồ sơ đúng hạn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời tránh các khoản phạt hành chính.

6. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của ACC Đồng Nai

Sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo thực hiện đúng thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty. ACC Đồng Nai mang đến giải pháp toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp từ A đến Z.

ACC Đồng Nai sở hữu đội ngũ chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, am hiểu Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định liên quan. Dịch vụ của ACC bao gồm tư vấn điều kiện đặt tên chi nhánh, soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước và hỗ trợ cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tránh sai sót và hoàn tất thủ tục nhanh chóng.

Ngoài ra, ACC Đồng Nai cung cấp dịch vụ với chi phí hợp lý, minh bạch và tiến độ rõ ràng. Với sự chuyên nghiệp và tận tâm, ACC Đồng Nai cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi thủ tục pháp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

7. Câu hỏi thường gặp về thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty

Dưới đây là các câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty, kèm câu trả lời chi tiết để giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp:

Thay đổi tên chi nhánh có bắt buộc phải thay đổi con dấu không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu do doanh nghiệp tự quản lý, nên việc thay đổi con dấu không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu chi nhánh sử dụng con dấu riêng, doanh nghiệp nên khắc lại con dấu với tên mới để đảm bảo tính thống nhất và tránh nhầm lẫn trong giao dịch.

Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi tên chi nhánh là bao lâu?

Thời gian xử lý hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh là 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, thời gian chuẩn bị hồ sơ và cập nhật thông tin với các bên liên quan có thể kéo dài thêm 2-5 ngày.

Tên chi nhánh có thể khác với tên công ty mẹ không?

Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty mẹ và cụm từ “Chi nhánh”, theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể bổ sung thành tố địa điểm hoặc đặc điểm riêng, miễn là không vi phạm quy định về đặt tên.

Doanh nghiệp có cần thông báo với cơ quan thuế sau khi đổi tên chi nhánh không?

Có, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để cập nhật thông tin trên hóa đơn và chứng từ thuế, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Việc này cần hoàn tất trong vòng 2 ngày sau khi thay đổi tên.

Thay đổi tên chi nhánh có làm thay đổi mã số thuế của chi nhánh không?

Không, mã số thuế của chi nhánh không thay đổi khi đổi tên, vì mã số thuế được cấp cố định cho chi nhánh theo Điều 29 Luật Doanh nghiệp 2020. Tuy nhiên, thông tin tên mới cần được cập nhật với cơ quan thuế.

Thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty là một bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và cập nhật thông tin doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Để được hỗ trợ chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian, hãy liên hệ ACC Đồng Nai ngay hôm nay.