Trợ lý dự án là một vị trí quan trọng trong các dự án, giúp hỗ trợ quản lý dự án và các thành viên trong quá trình thực hiện các công việc liên quan. Công việc của trợ lý dự án bao gồm việc theo dõi tiến độ, chuẩn bị tài liệu, tổ chức cuộc họp và xử lý các công việc hành chính để đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ và hiệu quả. Trợ lý dự án thường làm việc dưới sự chỉ đạo của quản lý dự án, đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận và người tham gia dự án. Bài viết này ACC Đồng Nai sẽ giúp quý khách hiểu rõ hơn về Trợ lý dự án là gì?
1. Trợ lý dự án là gì?
Trợ lý dự án, hay còn gọi là Project Assistant (PA), là người hỗ trợ quản lý dự án (Project Manager – PM) trong việc điều hành và thực hiện các công việc liên quan đến toàn bộ dự án, bao gồm cả các công việc kỹ thuật, chuyên môn, cũng như quản lý hành chính, nhân sự, tài chính, và pháp lý. Vai trò của trợ lý dự án là điều phối và sắp xếp công việc, kết nối các thành viên trong đội nhóm, theo dõi tiến độ và lập báo cáo về hoạt động của dự án cho người quản lý. Tùy vào từng ngành nghề và đặc thù của dự án, công việc của trợ lý dự án có thể có sự khác biệt. Ví dụ, một trợ lý dự án trong lĩnh vực kinh doanh sẽ có nhiệm vụ khác với trợ lý dự án trong lĩnh vực công nghệ thông tin (IT), đặc biệt là trong việc hỗ trợ các dự án đầu tư hay phát triển phần mềm.
2. Công việc của trợ lý dự án
Công việc chuyên môn của Trợ lý Dự án (Project Assistant) bao gồm việc hỗ trợ Quản lý Dự án (Project Manager) trong việc thu thập thông tin, nghiên cứu và lập kế hoạch cho dự án, đồng thời xây dựng đội nhóm làm việc và thực hiện các công việc hành chính, hậu cần khác. Trợ lý Dự án cần nắm vững toàn bộ thông tin về dự án, bao gồm chiến lược, mục tiêu, tài nguyên như nhân sự, trang thiết bị, vốn tài chính và ngân sách chi tiêu, đồng thời lưu trữ thông tin và hồ sơ liên quan đến dự án.
Về công việc điều phối, Trợ lý Dự án chịu trách nhiệm điều phối nhân sự, sắp xếp trang thiết bị, phân bổ tài nguyên và ngân sách phù hợp với từng giai đoạn của dự án. Họ theo dõi và đánh giá tiến độ, chất lượng dự án cho đến khi nghiệm thu toàn bộ dự án, lập báo cáo cho quản lý dự án về tình hình dự án và đề xuất phương án giải quyết. Trợ lý Dự án cũng phối hợp với Quản lý Dự án để tổ chức các cuộc họp nội bộ trong đội nhóm, họp với khách hàng, đối tác, v.v.
Mức lương của Trợ lý Dự án thường dao động từ 8.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng/tháng, tùy thuộc vào số năm kinh nghiệm, quy mô và tính chất của dự án. Với 2-3 năm kinh nghiệm trở lên và tham gia vào các dự án lớn, mức thu nhập có thể đạt từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng/tháng, kèm theo các khoản thưởng dự án, thưởng KPI và các phúc lợi hấp dẫn khác.
Xem thêm: Dịch vụ lập dự án đầu tư tại Đồng Nai
3. Yêu cầu đối với trợ lý dự án
Trước hết, một Trợ lý Dự án (Project Assistant) cần có nền tảng chuyên môn vững vàng, phù hợp với loại hình dự án, hoặc ít nhất có khả năng học hỏi nhanh để có thể hiểu và xử lý các tài liệu chuyên môn. Điều này giúp họ có thể làm việc hiệu quả với các chuyên gia, kỹ thuật viên và kỹ sư trong đội ngũ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công việc phối hợp và quản lý dự án.
Một Project Assistant giỏi cần có khả năng đa nhiệm (multi-tasking) và chịu được áp lực cao. Khối lượng công việc của Trợ lý Dự án rất lớn, từ việc bao quát toàn bộ dự án, bao gồm kế hoạch, nhân sự, trang thiết bị, ngân sách, đến việc theo dõi và đánh giá tiến độ dự án một cách tỉ mỉ và sát sao. Ngoài ra, Trợ lý Dự án còn phải có tinh thần làm việc nhóm xuất sắc và khả năng giao tiếp khéo léo, vì họ có nhiệm vụ điều phối nhân sự và công việc trong đội ngũ. Trong quá trình thực hiện dự án, sẽ không tránh khỏi những sự cố bất ngờ, do đó, một Project Assistant cần có sự bình tĩnh và khả năng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và thông minh.
Xem thêm: Dịch vụ xin giấy phép đầu tư tại Đồng Nai
4. Câu hỏi thường gặp
Trợ lý dự án chỉ làm việc hành chính?
Không hoàn toàn. Mặc dù việc hỗ trợ công việc hành chính là một phần quan trọng trong công việc của trợ lý dự án, nhưng họ còn tham gia vào nhiều khía cạnh khác của dự án như: hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý tài liệu, phối hợp với các thành viên trong nhóm, và thậm chí là tham gia vào một số công việc chuyên môn của dự án.
Trợ lý dự án là cấp dưới của tất cả mọi người trong dự án?
Không, trợ lý dự án thường trực thuộc và báo cáo công việc cho quản lý dự án. Tuy nhiên, họ không phải là cấp dưới của tất cả mọi người trong dự án. Trợ lý dự án có thể phối hợp làm việc với các thành viên khác ở các cấp độ khác nhau trong dự án.
Chỉ những dự án lớn mới cần trợ lý dự án?
Không, cả các dự án lớn và nhỏ đều có thể cần đến trợ lý dự án. Đối với các dự án nhỏ, trợ lý dự án có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau, trong khi đối với các dự án lớn, họ thường tập trung vào các công việc hỗ trợ cụ thể.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Trợ lý dự án là gì? Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
