Xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất là một thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thuế, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các giao dịch kinh doanh. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình thực hiện, căn cứ pháp lý hiện hành và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định. Cùng ACC Đồng Nai khám phá các bước thực hiện ngay dưới đây!

1. Tầm quan trọng của việc xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất

Việc xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch kinh doanh. Sai sót về thuế suất có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân, như áp dụng sai mức thuế giá trị gia tăng (GTGT), thay đổi chính sách thuế theo văn bản pháp luật mới hoặc yêu cầu điều chỉnh từ phía đối tác. Phần này sẽ làm rõ lý do tại sao doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục này và những lợi ích mà nó mang lại.

Theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, khi phát hiện hóa đơn có sai sót về thuế suất, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ. Sai sót về thuế suất có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc khấu trừ thuế GTGT của bên mua và nghĩa vụ nộp thuế của bên bán. Nếu không được điều chỉnh kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với các hình phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 4 đến 20 triệu đồng tùy thuộc vào mức độ vi phạm. Việc điều chỉnh hóa đơn đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên trong giao dịch, từ đó duy trì uy tín và sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Từ ngày 1/7/2025, Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (số 48/2024/QH15) chính thức có hiệu lực, thay thế Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, mang đến nhiều thay đổi về mức thuế suất và các đối tượng chịu thuế. Ví dụ, Nghị định 174/2025/NĐ-CP quy định giảm 2% thuế GTGT (từ 10% xuống 8%) đối với một số hàng hóa, dịch vụ từ ngày 1/7/2025 đến hết 31/12/2026. Doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời các quy định mới này để điều chỉnh hóa đơn phù hợp, tránh vi phạm pháp luật và tối ưu hóa chi phí thuế. Việc thực hiện đúng thủ tục xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất còn giúp doanh nghiệp xây dựng hồ sơ thuế rõ ràng, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế.

2. Căn cứ pháp lý để xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất

Hiểu rõ căn cứ pháp lý là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện việc xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất một cách chính xác và hợp pháp. Phần này sẽ trình bày các văn bản pháp luật hiện hành liên quan, được kiểm tra từ các nguồn chính thức như chinhphu.vn và thuvienphapluat.vn, đảm bảo thông tin đầy đủ và đáng tin cậy.

Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 1/6/2025), khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thuế suất, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tùy theo tình huống cụ thể. Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ nội dung sai sót, thông tin hóa đơn gốc (số hóa đơn, ngày lập) và nội dung điều chỉnh để đảm bảo tính minh bạch. Văn bản này cũng yêu cầu hai bên (bên bán và bên mua) phải lập biên bản thống nhất về việc điều chỉnh trước khi thực hiện thủ tục.

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng hóa đơn điều chỉnh phải được lập và gửi đến cơ quan thuế trong thời hạn quy định, thường là trước khi nộp tờ khai thuế GTGT của kỳ kê khai liên quan. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu thuế được cập nhật chính xác trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Ngoài ra, Thông tư 32/2025/TT-BTC (hướng dẫn Nghị định 70/2025/NĐ-CP) bổ sung các quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, trong đó nhấn mạnh yêu cầu về tính chính xác của thuế suất trên hóa đơn.

Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, cụ thể tại Điều 9, quy định các mức thuế suất GTGT (0%, 5%, 8%, 10%) áp dụng từ ngày 1/7/2025. Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/7/2025), các đối tượng không chịu thuế GTGT và cách tính giá trị thuế được hướng dẫn chi tiết, đặc biệt đối với hàng hóa nhập khẩu và dịch vụ đặc thù. Nghị định 174/2025/NĐ-CP quy định chính sách giảm thuế GTGT 2% cho các hàng hóa, dịch vụ áp dụng thuế suất 10%, trừ các mặt hàng như viễn thông, tài chính, bảo hiểm, bất động sản và kim loại (theo Phụ lục I). Doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định này để xác định mức thuế suất đúng khi lập hóa đơn điều chỉnh.

Điều 59, Luật Quản lý thuế 2019 (được sửa đổi bởi Luật số 56/2024/QH15, có hiệu lực từ 1/1/2025) quy định về xử lý tiền chậm nộp thuế, áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp điều chỉnh thuế suất dẫn đến bổ sung số thuế phải nộp. Theo đó, nếu chậm nộp thuế do điều chỉnh hóa đơn, doanh nghiệp sẽ bị tính lãi chậm nộp dựa trên số tiền thuế và số ngày chậm nộp. Các quy định này được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, trong đó mẫu số 02/KTT được sử dụng để điều chỉnh số thuế GTGT thu hồi hoàn hoặc bổ sung.

Xem thêm: 1Các bước lập tờ khai thuế môn bài khi thay đổi vốn điều lệ2>Các bước lập tờ khai thuế môn bài khi thay đổi vốn điều lệ

3. Hướng dẫn các bước xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất

Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các bước theo quy định pháp luật. Phần này sẽ trình bày chi tiết từng bước, kèm theo giải thích cụ thể để doanh nghiệp dễ dàng thực hiện, dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành và kinh nghiệm thực tiễn.

Bước đầu tiên là xác định sai sót về thuế suất trên hóa đơn gốc. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn, đối chiếu với hợp đồng, chứng từ giao dịch và các văn bản pháp luật như Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 hoặc Nghị định 174/2025/NĐ-CP. Ví dụ, nếu hóa đơn gốc áp dụng thuế suất 10% nhưng thuộc đối tượng được giảm xuống 8% theo chính sách mới, doanh nghiệp cần ghi nhận sai sót này. Việc xác định sai sót đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận kế toán và pháp lý để đảm bảo tính chính xác. Sau khi xác định, bên bán cần thông báo và thống nhất với bên mua về nội dung điều chỉnh, thường thông qua biên bản hoặc văn bản thỏa thuận.

Bước tiếp theo là lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biên bản điều chỉnh phải được lập bằng văn bản, ghi rõ nội dung sai sót (ví dụ: áp dụng sai thuế suất 10% thay vì 8%), số hóa đơn gốc, ngày lập hóa đơn gốc và nội dung cần điều chỉnh. Biên bản này cần có chữ ký xác nhận của cả hai bên (bên bán và bên mua) để đảm bảo tính hợp pháp. Biên bản điều chỉnh là tài liệu bắt buộc, được lưu trữ cùng với hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh để phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế. Trong một số trường hợp, nếu sai sót không ảnh hưởng đến giá trị giao dịch, các bên có thể thỏa thuận bổ sung thêm các chứng từ liên quan để làm rõ nội dung điều chỉnh.

Sau khi có biên bản điều chỉnh, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh trên hệ thống hóa đơn điện tử. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ “Hóa đơn điều chỉnh” và thông tin hóa đơn gốc, bao gồm số hóa đơn, ngày lập và nội dung điều chỉnh (ví dụ: điều chỉnh thuế suất từ 10% xuống 8%, số tiền thuế GTGT cần bổ sung hoặc hoàn trả). Hóa đơn điều chỉnh phải được lập theo mẫu hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Thời hạn gửi hóa đơn điều chỉnh thường là trước khi nộp tờ khai thuế GTGT của kỳ kê khai liên quan, nhằm tránh vi phạm về thời hạn kê khai.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế điều chỉnh theo quy định. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh được kê khai vào tờ khai thuế GTGT (mẫu số 01/GTGT) của kỳ thuế tương ứng. Nếu việc điều chỉnh dẫn đến tăng thuế suất, bên bán phải nộp bổ sung số thuế chênh lệch vào ngân sách nhà nước. Ngược lại, nếu thuế suất giảm, bên mua có thể được khấu trừ số thuế GTGT tương ứng, dựa trên hóa đơn điều chỉnh đã nhận. Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kế toán hoặc hóa đơn điện tử đạt chuẩn để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ với hệ thống của cơ quan thuế. Việc kê khai đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh bị tính lãi chậm nộp theo Điều 59, Luật Quản lý thuế 2019.

Cuối cùng, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ liên quan đến hóa đơn điều chỉnh, bao gồm hóa đơn gốc, biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh. Theo Điều 39, Luật Kế toán 2015, các chứng từ này cần được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu 10 năm để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra dữ liệu hóa đơn trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế để đảm bảo thông tin đã được cập nhật chính xác. Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro khi có yêu cầu thanh tra từ cơ quan thuế.

>>>Xem thêm tại đây Dịch vụ tư vấn thuế tại Đồng Nai uy tín, chuyên nghiệp

4. Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất

Hóa đơn điều chỉnh có ảnh hưởng đến doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Nếu hóa đơn điều chỉnh chỉ thay đổi thuế suất mà không thay đổi giá trị hàng hóa/dịch vụ, doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. Điều này đảm bảo tính minh bạch trong hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Có cần lập hóa đơn điều chỉnh nếu thuế suất giảm theo nghị định mới?

Theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, nếu hóa đơn đã lập trước ngày 1/7/2025 với thuế suất 10% nhưng thuộc đối tượng được giảm 2% thuế GTGT (xuống 8%), doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh để áp dụng thuế suất mới. Điều này giúp bên mua được khấu trừ đúng số thuế GTGT và đảm bảo tuân thủ chính sách thuế mới. Biên bản điều chỉnh cần nêu rõ lý do giảm thuế theo nghị định.

Hóa đơn điều chỉnh có cần gửi cơ quan thuế không?

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh phải được gửi đến cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử trong thời hạn quy định, thường là trước khi nộp tờ khai thuế GTGT. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống hóa đơn điện tử được kết nối với Tổng cục Thuế để dữ liệu được cập nhật tự động, tránh sai sót trong quá trình kê khai.

Xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất là một thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thuế, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các giao dịch kinh doanh. Khi phát sinh sai sót về thuế suất hoặc có sự thay đổi chính sách thuế, việc điều chỉnh hóa đơn kịp thời giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.Liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục xuất hóa đơn điều chỉnh thuế suất một cách nhanh chóng, chính xác.