Việc xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là một yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật, góp phần minh bạch hóa giao dịch và quản lý thuế. Tùy thuộc vào phương pháp khai thuế và đặc điểm kinh doanh, hộ kinh doanh cần nắm rõ quy trình, thời điểm và thủ tục xuất hóa đơn để đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Việc này không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. Bài viết này ACC Đồng Naisẽ giúp quý khách hiểu rõ về Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.
Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2022, các cơ sở kinh doanh, bao gồm cả hộ kinh doanh, bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể, các quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh được chia thành hai nhóm: trường hợp bắt buộc và trường hợp chưa bắt buộc.
Các trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
Theo Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc một trong các trường hợp sau đây phải sử dụng hóa đơn điện tử:
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán: Nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh: Nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Như vậy, từ ngày 01/07/2022, các hộ kinh doanh đã phải chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
Các trường hợp hộ kinh doanh chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
Theo khoản 2 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC và khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn có thể được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng. Các điều kiện cụ thể bao gồm:
Không thực hiện được giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
Không có hạ tầng công nghệ thông tin.
Không có hệ thống phần mềm kế toán.
Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để truyền dữ liệu đến cơ quan thuế và người mua.
Trong thời gian 12 tháng, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ và có giải pháp để hộ kinh doanh dần chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Thời gian áp dụng 12 tháng được tính như sau:
Đối với hộ kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/07/2022: Thời gian 12 tháng được tính từ ngày 01/07/2022.
Đối với hộ kinh doanh mới thành lập từ sau 01/07/2022: Thời gian 12 tháng được tính từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn.
2. Hình thức hoá đơn điện tử đối với 3 trường hợp hộ kinh doanh
Để tuân thủ các quy định của pháp luật, hộ kinh doanh cần nắm rõ các quy định về hình thức hóa đơn điện tử, thời điểm xuất hóa đơn điện tử và thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Dưới đây là chi tiết từng nội dung:
Tùy thuộc vào phương pháp khai thuế, hộ kinh doanh sẽ áp dụng các loại hóa đơn điện tử khác nhau:
Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền và kết chuyển dữ liệu đến cơ quan Thuế.
Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan Thuế cấp theo từng lần phát sinh.
Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan Thuế cấp theo từng lần phát sinh.
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử phụ thuộc vào phương pháp khai thuế:
Đối với hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai: xuất hóa đơn ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Đối với hộ kinh doanh theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh: xuất hóa đơn theo yêu cầu của hộ kinh doanh theo từng lần phát sinh.
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cũng được phân chia theo phương pháp khai thuế:
Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN.
Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh nộp Mẫu số 06/ĐN-PSĐT trực tiếp tại cơ quan Thuế.
Theo quy định tại Tiết c.2, Điểm c, Khoản 2, Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xác định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được thực hiện như sau:
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký kinh doanh.
Quy định này nhằm đảm bảo tính linh hoạt trong việc cấp hóa đơn điện tử, đồng thời phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Hộ kinh doanh có thể tự in hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng?
Không, hóa đơn điện tử phải được tạo ra và lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Việc in hóa đơn điện tử chỉ mang tính chất tham khảo, không có giá trị pháp lý bằng hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống.
Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số mới có giá trị pháp lý?
Có, hóa đơn điện tử phải được ký số bằng chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền hoặc bằng chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Chữ ký số đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể phủ nhận của hóa đơn điện tử.
Hộ kinh doanh có thể sử dụng phần mềm kế toán để xuất hóa đơn điện tử?
Có, nhiều phần mềm kế toán hiện nay đã tích hợp chức năng xuất hóa đơn điện tử. Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
