Khi quyết định thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện, doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ một loạt các thủ tục và chuẩn bị hồ sơ tương ứng. Dưới đây là một số thông tin cần thiết để bạn hiểu rõ về quy trình này. Hãy cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu về Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện thông qua bài viết dưới đây.
Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Đối với đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện trong cùng một tỉnh hoặc trong cùng khu vực địa lý
Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.
Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Đối với đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện trong khác tỉnh hoặc khách khu vực địa lý
Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện gửi Cơ quan cấp Giấy phép nơi chuyển đi theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP;
Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp;
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện nơi chuyển đến theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
2. Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Đối với đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện trong cùng một tỉnh hoặc trong cùng khu vực địa lý
Quy trình và thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được quy định cụ thể theo hướng dẫn tại Điều 17 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:
Trong khoảng thời gian 60 ngày làm việc từ ngày có sự thay đổi quy định tại Điều 15 của Nghị định này, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh.
Thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu được áp dụng) đến cơ quan cấp Giấy phép.
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ tiến hành kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ. Yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình xử lý hồ sơ.
Trừ trường hợp quy định tại Khoản 5 của Điều này, trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ thực hiện điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh. Trong trường hợp không điều chỉnh, cơ quan cấp Giấy phép phải cung cấp văn bản giải thích rõ lý do.
Đối với đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện trong khác tỉnh hoặc khách khu vực địa lý
Quy trình và thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được tiến hành theo Điều 20 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:
Thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi xảy ra trường hợp quy định tại Khoản 1 của Điều 18 của Nghị định này trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại địa điểm chuyển đi. Trong trường hợp quá thời hạn nêu trên, thương nhân nước ngoài phải tuân thủ thủ tục cấp Giấy phép mới theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 của Nghị định này.
Thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu được áp dụng) đến cơ quan cấp Giấy phép.
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ tiến hành kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ. Yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong quá trình xử lý hồ sơ.
Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh. Trong trường hợp không cấp lại, cơ quan cấp Giấy phép phải cung cấp văn bản giải thích rõ lý do.
3. Các thủ tục khác cần thực hiện
Các thủ tục khác cần thực hiện
Về thông tin thuế
Liên quan đến thông tin thuế, theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 105/2020/TT-BTC, Văn phòng đại diện là đơn vị phải đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
Khi có sự thay đổi về tên gọi hoặc địa chỉ của Văn phòng đại diện, quy trình thực hiện sẽ tuân theo hướng dẫn tại Điều 10 của Thông tư 105/2020/TT-BTC:
Nếu không có sự thay đổi về cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hồ sơ cần được nộp đến cơ quan thuế đó bao gồm:
Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST được ban hành kèm theo Thông tư này;
Bản sao của Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của đơn vị, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp, nếu thông tin trên các tài liệu này có sự thay đổi.
Nếu thay đổi địa chỉ dẫn đến sự thay đổi về cơ quan thuế quản lý trực tiếp:
Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi
Người nộp thuế cần nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi). Hồ sơ bao gồm:
Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST được ban hành kèm theo Thông tư này;
Bản sao của Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hoặc các văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp, trong trường hợp thông tin về địa chỉ trên các tài liệu này có sự thay đổi.
Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến
Người nộp thuế cần nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo mẫu số 09-MST được ban hành kèm theo Thông tư này. Hồ sơ được nộp tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở mới.
4. Mọi người cũng hỏi
Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện có làm thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện không?
Có. Khi doanh nghiệp đăng ký thành lập văn phòng đại diện, họ phải cung cấp thông tin về địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Thông tin này được thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Do đó, khi có thay đổi địa chỉ mới khác với thông tin đã đăng ký, nội dung của giấy chứng nhận sẽ phải được điều chỉnh để phản ánh địa chỉ mới.
Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện là bao lâu?
Thời gian xử lý thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện thường dao động tùy thuộc vào cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng thường không quá 10 ngày làm việc.
Có bất kỳ khoản phí nào phải thanh toán khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không?
Thường không có khoản phí cố định, tuy nhiên, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu thanh toán một khoản phí nhỏ cho việc xử lý hồ sơ.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
