Lấy hóa đơn VAT trên Agoda là nhu cầu thiết yếu đối với nhiều cá nhân và doanh nghiệp tại Việt Nam khi đặt phòng khách sạn qua nền tảng này, đặc biệt trong các chuyến công tác cần chứng từ hợp lệ để quyết toán chi phí. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết, căn cứ pháp lý chính xác và giải đáp các thắc mắc phổ biến về việc lấy hóa đơn VAT khi đặt phòng qua Agoda. Cùng ACC Đồng Nai khám phá quy trình đầy đủ và các lưu ý quan trọng dưới đây.

1. Đặt phòng trên Agoda có xuất hóa đơn VAT không?

Agoda không trực tiếp xuất hóa đơn VAT theo quy định của pháp luật Việt Nam cho dịch vụ đặt phòng. Agoda là nền tảng trung gian kết nối người đặt phòng với khách sạn, vì vậy sau khi hoàn tất đặt phòng, Agoda thường cung cấp Xác nhận đặt phòng (Booking Confirmation), Biên nhận thanh toán (Receipt) hoặc Hóa đơn thanh toán (Invoice). Tuy nhiên, các chứng từ này không phải là hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) theo quy định của pháp luật Việt Nam và không thể thay thế hóa đơn VAT trong trường hợp doanh nghiệp cần kê khai, khấu trừ thuế.

Việc có được xuất hóa đơn VAT hay không phụ thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trú và hình thức thanh toán. Nếu khách sạn là đơn vị trực tiếp thu tiền và có đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, bạn có thể yêu cầu khách sạn xuất hóa đơn VAT. Ngược lại, nếu toàn bộ khoản thanh toán đã được xử lý qua Agoda, nhiều khách sạn sẽ không thể xuất hóa đơn VAT riêng cho cùng giao dịch đó.

Vì vậy, nếu cần hóa đơn VAT để hạch toán chi phí hoặc kê khai thuế, bạn nên kiểm tra chính sách xuất hóa đơn của khách sạn trước khi đặt phòng thay vì chỉ dựa vào nền tảng Agoda.

Lưu ý: Một số khách sạn có hỗ trợ xuất hóa đơn VAT, nhưng chỉ khi người đặt cung cấp đầy đủ thông tin doanh nghiệp và yêu cầu trong thời hạn theo quy định của khách sạn.

2. Cách lấy hóa đơn VAT trên Agoda chi tiết

Để lấy được hóa đơn VAT khi đặt phòng qua Agoda, người dùng cần thực hiện một quy trình cụ thể, phối hợp với khách sạn hoặc đại lý du lịch trong nước. Phần này trình bày chi tiết các bước thực hiện, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và dễ dàng áp dụng trong thực tế.

Quy trình lấy hóa đơn VAT trên Agoda đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phối hợp với các bên liên quan vì Agoda không trực tiếp phát hành hóa đơn VAT hợp lệ theo quy định Việt Nam. Thay vào đó, khách sạn cung cấp dịch vụ lưu trú hoặc các đại lý du lịch trong nước sẽ chịu trách nhiệm xuất hóa đơn. Dưới đây là các bước chi tiết để đảm bảo nhận được hóa đơn VAT hợp pháp:

Bước 1: Kiểm tra và lưu trữ xác nhận đặt phòng từ Agoda

Sau khi hoàn tất thanh toán trên Agoda, bạn sẽ nhận được email xác nhận đặt phòng, chứa thông tin chi tiết như tên khách, ngày check-in, ngày check-out, tiền phòng, thuế, phí dịch vụ và tổng số tiền đã thanh toán. Email này thường kèm theo biên nhận điện tử dưới dạng PDF, nhưng theo Điều 3, Thông tư 39/2014/TT-BTC, biên nhận này không được coi là hóa đơn VAT hợp lệ để kê khai thuế. Bạn cần lưu trữ email xác nhận và mã đặt phòng để cung cấp cho khách sạn hoặc đại lý khi yêu cầu xuất hóa đơn. Thông tin này là cơ sở để khách sạn xác minh giao dịch và lập hóa đơn theo quy định.

Bước 2: Liên hệ trực tiếp với khách sạn để yêu cầu hóa đơn VAT

Khách sạn nơi bạn lưu trú là đơn vị cung cấp dịch vụ thực tế và có trách nhiệm xuất hóa đơn VAT theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định rằng người bán phải lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ. Bạn nên liên hệ khách sạn trước hoặc trong thời gian lưu trú, cung cấp mã đặt phòng, thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ) và yêu cầu xuất hóa đơn VAT. Một số khách sạn có thể từ chối vì đã thu thuế qua Agoda, nhưng bạn cần giải thích rằng hóa đơn VAT là bắt buộc để kê khai thuế theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu gặp khó khăn, hãy yêu cầu nói chuyện trực tiếp với bộ phận kế toán của khách sạn để làm rõ yêu cầu.

Bước 3: Hợp tác với đại lý du lịch trong nước nếu cần thiết

Trong trường hợp khách sạn không hỗ trợ xuất hóa đơn VAT hoặc bạn gặp khó khăn trong việc liên hệ, hãy làm việc với các đại lý du lịch uy tín tại Việt Nam. Các đại lý này chịu sự quản lý của cơ quan thuế và có thể xuất hóa đơn VAT hợp lệ theo Điều 10, Thông tư 39/2014/TT-BTC. Bạn cần cung cấp thông tin đặt phòng từ Agoda, bao gồm mã đặt phòng và biên nhận điện tử, để đại lý phối hợp với khách sạn. Một số đại lý còn cung cấp dịch vụ đặt phòng từ đầu, đảm bảo hóa đơn VAT được xuất ngay khi thanh toán, giúp đơn giản hóa quy trình.

Bước 4: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn VAT

Sau khi nhận được hóa đơn VAT từ khách sạn hoặc đại lý, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin bắt buộc theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; mô tả dịch vụ (ví dụ: dịch vụ lưu trú); số lượng; đơn giá; thành tiền; thuế suất VAT (thường là 10% đối với dịch vụ lưu trú); ngày lập hóa đơn; và chữ ký của người bán. Hóa đơn phải được lập bằng tiếng Việt, không tẩy xóa, sửa chữa. Nếu phát hiện sai sót, hãy yêu cầu chỉnh sửa ngay để đảm bảo hóa đơn hợp lệ khi kê khai thuế.

Bước 5: Lưu trữ và xử lý hóa đơn VAT trong kê khai thuế

Hóa đơn VAT cần được lưu trữ cẩn thận trong thời hạn tối thiểu 5 năm theo Điều 12, Luật Quản lý thuế 2019, để phục vụ việc hạch toán và kiểm tra thuế. Nếu bạn là cá nhân, hãy nộp hóa đơn cho bộ phận kế toán của công ty để quyết toán chi phí công tác. Đối với doanh nghiệp, hóa đơn VAT là căn cứ để khấu trừ thuế đầu vào, miễn là đáp ứng các điều kiện tại Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC. Lưu ý, nếu hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) để được tính vào chi phí hợp lệ, theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC.

>> Xem thêm: Mức thuế kinh doanh nhà nghỉ cập nhật mới 2026

3. So sánh hóa đơn Agoda và hóa đơn VAT của khách sạn

Qua bảng trên có thể thấy, nếu doanh nghiệp cần chứng từ phục vụ kê khai thuế thì hóa đơn VAT do khách sạn phát hành luôn có giá trị pháp lý cao hơn Biên nhận thanh toán (Receipt) hoặc Hóa đơn thanh toán (Invoice) từ Agoda.

4. Kinh nghiệm để chắc chắn nhận được hóa đơn VAT khi đặt phòng trên Agoda

Nếu thường xuyên đi công tác hoặc đặt phòng cho doanh nghiệp, bạn nên lưu ý một số kinh nghiệm sau để tăng khả năng nhận được hóa đơn VAT:

• Kiểm tra trước với khách sạn xem có hỗ trợ xuất hóa đơn VAT cho đơn đặt qua Agoda hay không.
• Ưu tiên các khách sạn có thông tin xuất hóa đơn rõ ràng trên website hoặc trong phần chính sách.
• Chuẩn bị sẵn thông tin doanh nghiệp, bao gồm tên công ty, mã số thuế và địa chỉ để cung cấp ngay khi nhận phòng hoặc trả phòng.
• Yêu cầu xuất hóa đơn càng sớm càng tốt, tránh để quá thời hạn tiếp nhận yêu cầu.
• Nếu hóa đơn VAT là điều kiện bắt buộc để thanh toán hoặc quyết toán nội bộ, nên cân nhắc đặt trực tiếp với khách sạn thay vì thông qua nền tảng trung gian.

Thực tế cho thấy, việc xác nhận trước với khách sạn thường giúp hạn chế tình trạng sau khi lưu trú mới phát hiện không thể xuất hóa đơn VAT.

>> Xem thêm: Dịch vụ hoàn thuế GTGT tại Đồng Nai

5. Cần chuẩn bị những thông tin gì để yêu cầu xuất hóa đơn VAT khi đặt phòng Agoda?

Để quá trình yêu cầu xuất hóa đơn VAT diễn ra nhanh chóng và hạn chế việc phải bổ sung thông tin nhiều lần, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết trước khi liên hệ với khách sạn hoặc đơn vị có thẩm quyền phát hành hóa đơn. Việc cung cấp chính xác ngay từ đầu cũng giúp đảm bảo hóa đơn được lập đúng quy định và tránh phát sinh sai sót.

Dưới đây là những thông tin thường được yêu cầu:

6. Câu hỏi thường gặp

Có thể yêu cầu hóa đơn VAT sau khi check-out không?

Việc yêu cầu hóa đơn VAT sau khi check-out có thể gặp khó khăn, vì khách sạn thường yêu cầu thông tin ngay trong thời gian lưu trú. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể liên hệ khách sạn hoặc đại lý du lịch để yêu cầu xuất hóa đơn, miễn là cung cấp đầy đủ thông tin đặt phòng và tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ theo Điều 12, Luật Quản lý thuế 2019.

Đại lý du lịch có thể xuất hóa đơn VAT thay cho khách sạn không?

Có, các đại lý du lịch uy tín tại Việt Nam có thể hỗ trợ xuất hóa đơn VAT hợp lệ nếu bạn đặt phòng qua họ. Các đơn vị này chịu sự quản lý của cơ quan thuế và có thể phối hợp với khách sạn để đảm bảo hóa đơn đáp ứng yêu cầu pháp lý, theo Điều 10, Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Thanh toán trực tiếp trên Agoda có lấy được hóa đơn VAT không?

Không phải lúc nào cũng được. Nếu Agoda là đơn vị trực tiếp thu tiền, khách sạn có thể không có căn cứ để xuất hóa đơn VAT cho khoản thanh toán đó. Bạn nên kiểm tra chính sách của khách sạn trước khi thanh toán nếu có nhu cầu lấy hóa đơn VAT.

Khách sạn từ chối xuất hóa đơn VAT thì phải làm sao?

Trước tiên, bạn nên hỏi rõ lý do từ chối. Nếu khách sạn cho biết giao dịch đã được Agoda thu tiền và họ không có quyền xuất hóa đơn, bạn có thể liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng của Agoda để được giải thích về chứng từ của giao dịch. Trong trường hợp cần hóa đơn VAT cho mục đích kế toán, đây cũng là kinh nghiệm để bạn cân nhắc hình thức đặt phòng phù hợp cho các lần sau.

Đặt phòng Agoda cho công ty có được tính vào chi phí hợp lý không?

Khoản chi phí lưu trú có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế, bao gồm việc có chứng từ hợp lệ, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng các điều kiện về thanh toán (nếu thuộc trường hợp bắt buộc). Do đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và chứng từ liên quan trước khi quyết toán thuế.

Lấy hóa đơn VAT trên Agoda là một quá trình đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa người dùng, khách sạn và đôi khi là đại lý du lịch. Bằng cách thực hiện đúng các bước như kiểm tra xác nhận đặt phòng, liên hệ khách sạn, làm việc với đại lý, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và lưu trữ cẩn thận, bạn có thể đảm bảo nhận được hóa đơn VAT hợp lệ để kê khai thuế hoặc quyết toán chi phí. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được hướng dẫn tận tình và giải pháp tối ưu.