Mẫu biên bản họp giải thể chi nhánh đầy đủ nhất là tài liệu không thể thiếu khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể chi nhánh, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh rủi ro pháp lý. Một biên bản họp được soạn thảo đúng chuẩn sẽ giúp quá trình giải thể diễn ra suôn sẻ, minh bạch. ACC Đồng Nai sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách lập biên bản, quy trình thực hiện, và các lưu ý quan trọng.
1. Tầm quan trọng của biên bản họp giải thể chi nhánh
Biên bản họp giải thể chi nhánh là tài liệu pháp lý quan trọng, đóng vai trò ghi nhận quyết định của các thành viên có thẩm quyền và là căn cứ để cơ quan nhà nước xem xét hồ sơ giải thể. Việc lập biên bản không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn đảm bảo sự minh bạch trong quá trình giải thể. Dưới đây là các lý do cụ thể:
Biên bản họp thể hiện sự đồng thuận của các thành viên hoặc cổ đông về quyết định giải thể chi nhánh, là yêu cầu bắt buộc theo Điều 207 Luật Doanh nghiệp 2020. Tài liệu này cần được lập bằng văn bản, có chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp theo Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020. Một biên bản đầy đủ, đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp nội bộ hoặc vấn đề pháp lý phát sinh, đồng thời là bằng chứng về việc tuân thủ trình tự giải thể.
Biên bản họp còn đóng vai trò cầu nối trong việc thông báo đến các bên liên quan, như cơ quan thuế, ngân hàng, hoặc đối tác kinh doanh. Nội dung biên bản phải nêu rõ phương án xử lý tài sản, nợ, và các nghĩa vụ tài chính của chi nhánh. Ví dụ, doanh nghiệp cần xác định rõ các khoản nợ phải thanh toán hoặc chuyển giao, tuân thủ quy định tại Điều 36 Nghị định 118/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 148/2021/NĐ-CP). Điều này đảm bảo quá trình giải thể được thực hiện minh bạch, không để lại hậu quả pháp lý.
Ngoài ra, biên bản họp là một phần không thể thiếu trong hồ sơ giải thể nộp lên Sở Kế hoạch và Đầu tư. Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ giải thể chi nh branche phải bao gồm biên bản họp, quyết định giải thể, và thông báo giải thể. Việc thiếu hoặc sai sót trong biên bản có thể khiến hồ sơ bị trả lại, gây chậm trễ hoặc tốn kém chi phí bổ sung. Do đó, việc soạn thảo biên bản cần được thực hiện cẩn thận, dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.
2. Mẫu biên bản họp giải thể chi nhánh đầy đủ nhất
CÔNG TY CỔ PHẦN ………………..
Số: ……………………….
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………………, ngày ….. tháng ….. năm ……….
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN ………………………………………………….
(V/v chấm dứt hoạt động chi nhánh)
Hôm nay, vào lúc 9h00 ngày …../…../……. Công ty cổ phần……………, mã số doanh nghiệp:………………, tại địa chỉ ………………………, tiến hành họp Hội đồng quản trị về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh như sau:
……………………………….. – Chủ tịch hội đồng quản trị – Chủ tọa cuộc họp sở hữu …… cổ phần chiếm tỷ lệ …… % vốn điều lệ.
………………………………. – Cổ đông sở hữu …… cổ phần chiếm tỷ lệ …… % vốn điều lệ.
………………………………. – Cổ đông sở hữu …… cổ phần chiếm tỷ lệ …… % vốn điều lệ.
………………………………. – Thư ký.
– Vắng mặt: 0
Ông/Bà …………………………… tuyên bố số cổ đông dự họp đại diện 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty, đủ điều kiện tiến hành họp Hội đồng quản trị.
A. NỘI DUNG CUỘC HỌP
Lấy ý kiến các thành viên dự họp về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh:
Tên chi nhánh:………………………………………………………………………………………………………………………..
Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động: ………………….. Ngày cấp ……………………………..
Nơi cấp ……………………….
Địa chỉ trụ sở: ……………………………………………………………………………………………………..
Lý do chấm dứt hoạt động: Chi nhánh doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh.
B. Ý KIẾN PHÁT BIỂU CỦA CÁC THÀNH VIÊN DỰ HỌP:
Phương thức biểu quyết: Giơ tay biểu quyết
Hoàn toàn đồng ý với việc chấm dứt hoạt động chi nhánh tại mục A nêu trên.
C. BIỂU QUYẾT:
Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ: ………. phiếu.
Tổng số phiếu biểu quyết không hợp lệ: ………. phiếu.
Tổng số phiếu tán thành: ……….. phiếu, đạt tỷ lệ 100% trên tổng số phiếu biểu quyết của thành viên dự họp.
Tổng số phiếu không tán thành: ……… phiếu.
Tổng số phiếu không có ý kiến: ……….phiếu.
D. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ QUYẾT ĐỊNH:
Thông qua việc chấm dứt hoạt động chi nhánh tại mục A nêu trên.
Giao cho ông/bà …………………… tiến hành các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật.
Biên bản được lập và thông qua vào hồi 11h00’ cùng ngày
Cuộc họp Hội đồng quản trị CÔNG TY CỔ PHẦN ……………kết thúc vào hồi……………cùng ngày.
3. Hướng dẫn sử dụng mẫu biên bản họp giải thể chi nhánh đầy đủ nhất
Mẫu biên bản họp giải thể chi nhánh đầy đủ nhất cần bao gồm các nội dung theo quy định pháp luật, đồng thời phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Phần này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách soạn thảo từng phần của biên bản, đảm bảo tính hợp pháp và rõ ràng:
Thông tin cơ bản của cuộc họp: Phần đầu biên bản cần ghi rõ thông tin về doanh nghiệp, chi nhánh, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp, và danh sách thành viên tham dự. Theo Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản phải được lập bằng văn bản và có chữ ký xác nhận của chủ tọa và thư ký. Ví dụ, nội dung có thể ghi: “Cuộc họp diễn ra vào lúc 9h00 ngày 13/05/2025 tại trụ sở Công ty TNHH XYZ, với sự tham dự của 100% thành viên Hội đồng quản trị”. Phần này cần chính xác để tránh tranh chấp về tính hợp lệ của cuộc họp, đồng thời đáp ứng yêu cầu công khai thông tin theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Nội dung cuộc họp và quyết định giải thể: Đây là phần cốt lõi, ghi nhận lý do giải thể chi nhánh và các quyết định được thông qua. Doanh nghiệp cần nêu rõ nguyên nhân giải thể, như “chi nhánh không còn phù hợp với chiến lược phát triển” hoặc “do khó khăn tài chính”. Biên bản cũng phải đề cập đến việc xử lý các nghĩa vụ tài chính, lao động, và tài sản của chi nhánh. Ví dụ: “Hội đồng quản trị thống nhất giải thể chi nhánh tại Đồng Nai, ủy quyền cho Giám đốc thanh lý tài sản và thanh toán các khoản nợ theo Điều 207 Luật Doanh nghiệp 2020”. Nội dung này cần rõ ràng, minh bạch để tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp sau này.
Ký tên và xác nhận: Phần cuối biên bản phải có chữ ký của các thành viên tham dự, đặc biệt là chủ tọa và thư ký cuộc họp, để đảm bảo tính hợp pháp. Theo quy định, biên bản cần được lưu trữ tại doanh nghiệp và nộp kèm hồ sơ giải thể lên Sở Kế hoạch và Đầu tư. Một số doanh nghiệp có thể công chứng biên bản để tăng tính pháp lý, dù điều này không bắt buộc. Ngoài ra, doanh nghiệp nên sao lưu biên bản dưới dạng điện tử để tiện đối chiếu khi cần thiết.
4. Quy trình soạn thảo và sử dụng biên bản họp giải thể chi nhánh
Quy trình lập biên bản họp và sử dụng trong thủ tục giải thể chi nhánh cần được thực hiện theo các bước rõ ràng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh sai sót. Dưới đây là các bước chi tiết:
Bước 1: Chuẩn bị cuộc họp giải thể: Doanh nghiệp cần thông báo đến các thành viên có thẩm quyền ít nhất 7 ngày trước ngày họp, trừ khi điều lệ công ty quy định khác, theo Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020. Thông báo phải nêu rõ thời gian, địa điểm, và nội dung cuộc họp, bao gồm thảo luận về giải thể chi nhánh. Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị các tài liệu liên quan, như báo cáo tài chính, danh sách nợ, và tài sản của chi nhánh. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả, tránh tranh cãi hoặc thiếu sót thông tin.
Bước 2: Tổ chức cuộc họp và lập biên bản: Trong cuộc họp, các thành viên thảo luận và biểu quyết về quyết định giải thể chi nhánh. Biên bản cần ghi lại toàn bộ nội dung, bao gồm ý kiến đóng góp, kết quả biểu quyết, và các quyết định được thông qua. Theo Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản phải được hoàn thiện ngay sau khi cuộc họp kết thúc và được tất cả thành viên tham dự ký xác nhận. Một biên bản đầy đủ sẽ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục pháp lý.
Bước 3: Nộp hồ sơ giải thể chi nhánh: Sau khi có biên bản họp, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ giải thể, bao gồm biên bản họp, quyết định giải thể, thông báo giải thể, và các tài liệu liên quan khác. Hồ sơ được nộp lên Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đăng ký hoạt động. Theo Điều 64 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ trong 5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, chi nhánh sẽ được xóa tên khỏi sổ đăng ký kinh doanh, hoàn tất thủ tục giải thể.
Bước 4: Thông báo giải thể đến các bên liên quan: Doanh nghiệp phải thông báo giải thể chi nhánh đến cơ quan thuế, chủ nợ, và các đối tác kinh doanh trong vòng 7 ngày kể từ ngày thông qua quyết định giải thể, theo Điều 36 Nghị định 118/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 148/2021/NĐ-CP). Đồng thời, doanh nghiệp cần công khai thông tin giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ Điều 207 Luật Doanh nghiệp 2020.
5. Lưu ý khi soạn thảo biên bản họp giải thể chi nhánh
Để đảm bảo biên bản họp giải thể chi nhánh đáp ứng yêu cầu pháp luật và không gặp vấn đề khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
Tuân thủ quy định pháp luật: Biên bản phải được soạn thảo dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều lệ công ty để đảm bảo cuộc họp và biên bản phù hợp với quy định nội bộ. Ngoài ra, việc xử lý nghĩa vụ lao động phải tuân thủ Điều 47 Bộ luật Lao động 2019, đảm bảo quyền lợi cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng.
Đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng: Nội dung biên bản cần trình bày rõ ràng, tránh thông tin mơ hồ. Ví dụ, nếu chi nhánh có nợ, biên bản phải nêu rõ phương án thanh toán hoặc chuyển giao, kèm thời hạn thực hiện. Việc trình bày minh bạch giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp hoặc khiếu nại từ các bên liên quan, đồng thời tạo thuận lợi khi cơ quan nhà nước kiểm tra hồ sơ.
Xử lý nghĩa vụ tài chính và lao động: Trước khi giải thể, doanh nghiệp phải hoàn thành các nghĩa vụ tài chính, như nộp thuế và thanh toán nợ. Đối với người lao động, doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ theo Điều 47 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm thanh toán lương, trợ cấp thôi việc, và thông báo chấm dứt hợp đồng lao động. Những nội dung này nên được đề cập trong biên bản để đảm bảo tính toàn diện.
Lưu trữ và công khai thông tin: Biên bản họp cần được lưu trữ cẩn thận tại doanh nghiệp để phục vụ kiểm tra hoặc đối chiếu sau này. Doanh nghiệp cũng phải công khai thông tin giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thông báo đến các bên liên quan, theo Điều 207 Luật Doanh nghiệp 2020. Việc thực hiện đúng các bước này giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể một cách hợp pháp.
Việc soạn thảo mẫu biên bản họp giải thể chi nhánh đầy đủ nhất đòi hỏi doanh nghiệp nắm rõ quy định pháp luật và thực hiện đúng quy trình. Một biên bản họp được lập chuẩn mực không chỉ giúp hoàn tất thủ tục giải thể mà còn đảm bảo tính minh bạch, tránh rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hoặc tư vấn chuyên sâu, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được hướng dẫn tận tình, nhanh chóng, và chuyên nghiệp.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN