Thủ tục thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam là một quá trình phức tạp nhưng cần thiết để mở rộng hoạt động kinh doanh vào thị trường Việt Nam. Việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp nước ngoài nhanh chóng và hiệu quả trong việc thiết lập chi nhánh tại Việt Nam. Hãy cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Theo Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh được định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp;

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cũng hoạt động theo hình thức như chi nhánh của công ty trong nước. Chi nhánh của thương nhân nước ngoài được hoạt động và kinh doanh như công ty, có mã số thuế và con dấu riêng, nên có thể ký kết hợp đồng với đối tác và khách hàng. Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thể đăng ký chữ kí số, hóa đơn để hoạt động nếu có nhu cầu;

Mỗi thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập tối đa 1 chi nhánh trong mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam

Doanh nghiệp nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên/được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Doanh nghiệp nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, tính từ ngày được thành lập/đăng ký;
• Nếu Giấy đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ có giá trị tương đương) của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài.

Trường hợp nội dung hoạt động của chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam/doanh nghiệp nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

3. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam gồm:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh/giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam);

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán/văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất/giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp/xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);

– Bản sao Điều lệ hoạt động của chi nhánh (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh – (đối với bản sao hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh là người nước ngoài thì phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở chi nhánh:

• Bản sao biên bản ghi nhớ/thỏa thuận thuê địa điểm/bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở chi nhánh;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh.

– Văn bản ủy quyền nếu doanh nghiệp nước ngoài ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.

4. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trình tự, thủ tục thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam theo hướng dẫn tại Điều 13 Nghị định 07/2016 như sau:

Bước 1: Người nộp hồ sơ nộp trực tiếp/qua đường bưu điện/trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Bộ Công Thương.

Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ Công Thương kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.

Được yêu cầu bổ sung hồ sơ tối đa 01 lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Công Thương cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài.

Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 4: Trường hợp nội dung hoạt động của chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, Bộ Công Thương gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ Công Thương, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập chi nhánh.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Bộ Công Thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập chi nhánh cho doanh nghiệp nước ngoài. Nếu không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

>>>> Xem thêm bài viết: Quyền và nghĩa vụ của nhà đầu tư nước ngoài

5. Lưu ý khi thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam

Các trường hợp thương nhân nước ngoài không được cấp giấy phép thành lập chi nhánh 

Bộ Công thương không cấp giấy phép thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài trong trường hợp sau :

Thương nhân nước ngoài không đáp ứng được điều kiện để thành lập chi nhánh;

Hồ sơ xin cấp giấy phép không hợp lệ và không bổ sung theo yêu cầu của Bộ Công thương;

Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp giấy phép thành lập chi nhánh trong thời gian 2 năm kể từ ngày bị thu hồi giấy phép;

Việc thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài bị hạn chế theo quy định pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

Những việc cần làm sau khi thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Khắc con dấu pháp nhân riêng của chi nhánh;
• Mua chữ ký số, hóa đơn điện tử;
• Kê khai thuế cho chi nhánh, nộp báo cáo quý, báo cáo tài chính năm theo quy định;
• Chi nhánh có nghĩa vụ báo cáo và cung cấp tài liệu hoặc giải trình các vấn đề liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của Bộ Công thương. Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo hoạt động của chi nhánh theo mẫu BC-2 ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT ngày 05/07/2016 về hoạt động của mình trong năm trước đó trước ngày 30/01 hàng năm.

Thời hạn giấy phép thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Giấy phép thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn tối đa 5 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương nếu giấy tờ đó có ghi nhận quy định về thời hạn;
• Giấy phép thành lập chi nhánh có thể được cấp lại với thời hạn bằng với thời hạn giấy phép đã được cấp trước đó.

Quy định về người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

– Người đứng đầu chi nhánh phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và chi nhánh trong phạm vi được ủy quyền;

– Người đứng đầu chi nhánh phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình nếu thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được ủy quyền;

– Khi người đứng đầu chi nhánh xuất cảnh khỏi Việt Nam phải làm văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu chi nhánh theo pháp luật. Người đứng đầu chi nhánh vẫn phải chịu trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền. Ủy quyền phải có sự chấp thuận của thương nhân nước ngoài;

– Nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu chi nhánh chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền dừng lại hoặc tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu chi nhánh như đã ủy quyền cho đến khi người đứng đầu chi nhánh trở lại làm việc hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác;

– Thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu chi nhánh nếu người đứng đầu chi nhánh không quay trở lại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, hạn chế mất năng lực hành vi dân sự;

– Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài thì không được đảm nhiệm thêm các chức vụ sau:

• Người đứng đầu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài khác;
• Người đứng đầu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hiện tại;
• Người đại diện pháp luật của tổ chức kinh tế thành lập tại Việt Nam.

6. Các câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có giống chi nhánh công ty Việt Nam không?

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cũng tương tự như chi nhánh của công ty Việt Nam, có mã số thuế riêng, con dấu riêng, được hoạt động một hoặc một phần ngành nghề của công ty mẹ (đã đăng ký tại Việt Nam), có thể ký kết hợp đồng với đối tác và khách hàng.

Chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam có cần báo cáo tình hình hoạt động không?

Có. Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo hoạt động của chi nhánh và cung cấp tài liệu hoặc giải trình các vấn đề liên quan đến hoạt động của mình trước ngày 30/01 hàng năm theo yêu cầu của Bộ Công thương.

Giấy phép thành lập chi nhánh của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được gia hạn không?

Có. Thương nhân nước ngoài được gia hạn giấy phép thành lập chi nhánh nhưng phải nộp hồ sơ gia hạn giấy phép trong thời hạn tối thiểu 30 ngày trước khi giấy phép hết hạn.

Thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý và hành chính. Thực hiện đúng thủ tục không chỉ giúp chi nhánh hoạt động hợp pháp mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Nếu gặp khó khăn trong quá trình tìm hiểu, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn trực tiếp và nhanh nhất.