Mở cửa hàng văn phòng phẩm là một quyết định kinh doanh có thể mang lại nhiều cơ hội và thách thức. Việc xác định số vốn cần thiết là một bước quan trọng để đảm bảo khởi đầu suôn sẻ và duy trì hoạt động ổn định trong thời gian dài. Tuy nhiên, việc ước lượng vốn không chỉ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh mà còn vào nhiều yếu tố khác nhau.Bằng cách này, việc đặt ra câu hỏi “Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần bao nhiêu vốn?” trở thành một cơ hội để tìm hiểu sâu về thị trường, định hình mô hình kinh doanh, và xây dựng một kế hoạch tài chính chặt chẽ để đạt được sự thành công trong ngành kinh doanh đầy tiềm năng này.
Cửa hàng văn phòng phẩm là một loại cửa hàng chuyên kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến văn phòng và công việc học tập. Trong cửa hàng này, khách hàng có thể tìm thấy và mua sắm các vật dụng văn phòng, đồ dùng học tập, trang thiết bị công nghệ, giấy tờ văn phòng, và nhiều mặt hàng khác để hỗ trợ công việc và học tập của họ.
2. Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần bao nhiêu vốn?
Chi phí thuê mặt bằng
Với chi phí thuê mặt bằng, diện tích khoảng 40-100m2, đủ không gian cho bạn trưng bày văn phòng phẩm. Nếu chúng ta kinh doanh kết hợp với quà tặng chuyên các loại sách thì diện tích mặt bằng phải 200m2. Tùy vào diện tích và vị trí của cửa hàng mà chi phí cho khoản này dao động từ 5 đến 20 triệu đồng/tháng, dù vậy bạn cần tính là sẽ phải đặt cọc tiền thuê 3-6 tháng, thậm chí cả năm nên con số sẽ khá lớn.
Chi phí trang thiết bị
Đặc thù sản phẩm sách và văn phòng phẩm cần được trang bị giá kệ, bàn ghế, tủ kính, tủ kệ sát tường và tủ trưng bày nhiều tầng. Những chiếc tủ này được chia thành các ngăn giúp dễ dàng phân chia sản phẩm và sắp xếp khoa học. Bên cạnh đó, cần tính đến chi phí trang bị đèn nền để cửa hàng trông hiện đại, chuyên nghiệp hơn. Các chi phí cố định này dao động khoảng từ 20 – 50 triệu đồng.
Chi phí nguồn hàng
Hãy lên một danh sách các mặt hàng kinh doanh và ghi chú rõ nguồn cung cấp mỗi mặt hàng, khoảng giá vào tầm bao nhiêu để thuận lợi cho việc lên kế hoạch lấy hàng và vạch rõ dự án kinh doanh. Một số tiêu chí quan trọng để tìm nhà cung cấp như: uy tín, thương hiệu, thời hạn giao hàng, mức chiết khấu, chất lượng sản phẩm, phương thức thanh toán,… Đây là một trong những khoản chi phí chiếm tỉ lệ cao nhất. Tùy số lượng mặt hàng mà bạn muốn kinh doanh, có thể dao động từ 50 – 100 triệu đồng.
Chi phí quản lý cửa hàng
Bao gồm chi phí nhân viên, chi phí điện nước, Internet,… Với mô hình kinh doanh tại gia, nhiều người đã bỏ qua khoản này và thường tính chung vào chi phí sinh hoạt trong gia đình. Bạn nên tách riêng khoản này hoặc lấy một khoảng ước lượng trước khi kinh doanh so với hiện tại để biết mức chênh lệch.
3. Thủ tục mở cửa hàng văn phòng phẩm
Mở cửa hàng văn phòng phẩm là một hoạt động kinh doanh buôn bán các mặt hàng như sách, đồ dùng học tập, bút, vở, kéo,… Để thực hiện việc này, cửa hàng văn phòng phẩm cần phải thực hiện thủ tục đăng ký thành lập cơ sở kinh doanh tại cơ quan Phòng Kinh tế cấp quận/huyện. Sau khi hoàn tất việc đăng ký kinh doanh, cửa hàng mới được phép tiến hành hoạt động kinh doanh.
Thủ tục mở cửa hàng văn phòng phẩm theo luật pháp mới nhất sẽ tuân thủ theo các quy định chung sau đây:
1. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh.
2. Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
3. Danh sách góp vốn và các thông tin cá nhân, kèm theo Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của chủ hộ đăng ký kinh doanh.
Trình tự và thời gian thực hiện thủ tục sẽ tuân thủ theo quy định của pháp luật. Sau khi hoàn tất hồ sơ, bạn cần gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Cơ quan này sẽ tiến hành xem xét và thẩm định theo quy định, sau đó sẽ cấp giấy phép kinh doanh trong thời gian quy định.
4. Kinh nghiệm mở cửa hàng văn phòng phẩm
Kinh nghiệm mở cửa hàng văn phòng phẩm
Lên ý tưởng, kế hoạch kinh doanh cửa hàng
Trước hết, để kinh doanh thành công, dù là trong bất kỳ lĩnh vực nào thì bạn luôn cần phải có một ý tưởng và kế hoạch cụ thể. Bạn muốn mở cửa hàng văn phòng phẩm thì cần phải có hiểu biết về lĩnh vực này. Bạn sẽ cần phải trả lời được các câu hỏi như: Khách hàng của bạn là ai? Nên bán lẻ cho học sinh, sinh viên hay giao sỉ cho các công ty? Nguồn vốn của bạn là bao nhiêu? Tìm nhà cung cấp sỉ giá gốc ở đâu? Ai có thể chia sẻ kinh nghiệm hay giới thiệu mối quen cho bạn? Vị trí mở cửa hàng ở đâu?
Ngoài ra, bạn chắc chắn cần phải nghiên cứu hiểu biết về thị trường, đối thủ, sản phẩm. Tìm hiểu chi tiết về các mặt hàng thông dụng, các mặt hàng thiết yếu và các mặt hàng hot mà cửa hàng văn phòng phẩm của bạn cần có. Học hỏi các đối thủ hiện tại về điểm mạnh, cái hay và điểm yếu của họ là gì để rút kinh nghiệm. Đảm bảo tốt các kiến thức về sản phẩm để có thể tư vấn cho khách hàng một cách tốt nhất.
Lựa chọn mặt hàng và tìm kiếm nguồn hàng
Bạn nên lựa chọn mặt hàng và nhập hàng theo một tỉ lệ nhất định để tạo nên sự đa dạng cho cửa hàng văn phòng phẩm. Tất nhiên khi mở cửa hàng văn phòng phẩm thì các mặt hàng văn phòng phẩm như giấy in, mực in, bút, đồ dùng văn phòng sẽ chiếm khoảng 50%. Ngoài ra thì bạn có thể nhập thêm các mặt hàng khác như quà lưu niệm, đồ handmade khoảng 20%, đồ chơi trẻ em khoảng 15%, đồ dùng học sinh khoảng 10% và phân bổ cho các mặt hàng còn lại mà bạn thấy nên nhập vì có thể bán được.
Đối với vật dùng văn phòng thì nên có các loại mặt hàng như sổ tay nhỏ lớn, nhật ký có khóa, giấy note nhiều kích thước, các loại bút nhiều màu, bút có đầu cảm ứng, bút có giấy highlight, bút có kèm ghi âm… Các vật dụng làm đồ handmade thì nên có giấy lụa, sợi thô, giấy nhăn, các loại giấy gói quà, thiệp, que kem, súng bắn keo, các loại keo nhiều màu sắc…
Tính toán nguồn vốn đầu tư
Tùy theo từng quy mô cửa hàng mà bạn muốn mở sẽ có những số vốn tương ứng khác nhau. Các khoảng chi tiêu ban đầu cần bỏ ra bao gồm các chi phí như: tiền nhập hàng, tiền đặt cọc, tiền thuê mặt bằng; tiền sửa chữa, trang trí nội thất, cơ sở vật chất bên trong cửa hàng (đèn, bàn, tủ kệ trưng bày,…); tiền thuê nhân sự; tiền mua các thiết bị, công cụ, dụng cụ hỗ trợ cho việc bán hàng (phần mềm quản lý bán hàng, các thiết bị cửa hàng như máy tính tiền, máy in mã vạch, hóa đơn,…); vốn dự phòng cho ít nhất 3 tháng đầu kinh doanh.
Nếu bạn muốn mở cửa hàng văn phòng phẩm với quy mô cửa hàng từ 20m2 – 40m2 thì vốn đầu tư ban đầu tầm từ 70 -100 triệu. Còn nếu bạn muốn mở cửa hàng văn phòng phẩm với quy mô từ 100 m2 trở lên thì số vốn ít nhất phải từ 200 triệu trở lên. Với quy mô này có thể xem như siêu thị văn phòng phẩm bán lẻ tầm trung. Còn nếu bạn đang có ý định mở chuỗi cửa hàng văn phòng phẩm với các mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại thì vốn kinh doanh có thể lên đến 2 tỷ đồng.
Lựa chọn địa điểm mở cửa hàng văn phòng phẩm
Đối với những ai định kinh doanh văn phòng phẩm online thì có thể chưa cần quan tâm lắm đến việc nghiên cứu về địa điểm mở cửa hàng văn phòng phẩm. Tuy nhiên, về lâu dài thì chắc chắn bạn cũng nên mở cửa hàng offline để khách hàng có thể đến tận nơi xem và lựa chọn nhiều mặt hàng hơn. Khi bắt đầu lựa chọn địa điểm mở cửa hàng văn phòng phẩm thì nên xem xét đến các điều kiện như nằm gần trường học, siêu thị, trung tâm thương mại, công ty,… sẽ là lợi thế.
Bởi vì cửa hàng cần phải đặt ở những nơi có nhiều nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm như người làm văn phòng, học tập, sinh viên, giáo viên, kỹ sư… Vị trí nên gần mặt đường, rộng rãi, phô bày được hết mặt hàng cần thiết để thu hút khách hàng. Cần phải có diện tích rộng rãi để giữ xe, nếu nằm đối diện trường học hoặc ngay trung tâm dân cư hoặc gần các công ty thì càng tốt.
Tuyển dụng nhân sự
Với cửa hàng văn phòng phẩm có quy mô nhỏ, bạn chỉ cần tuyển một quản lý, một kế toán – thu ngân và khoảng hai nhân viên bán hàng. Sau này bạn có thể tuyển thêm nhân viên tùy theo sự phát triển của cửa hàng văn phòng phẩm. Nhưng dù cửa hàng lớn hay nhỏ thì bạn vẫn cần xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn, có kỹ năng tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng. Nhân viên tuyển vào nên có các tiêu chí như tác phong chuyên nghiệp, ý thức và trách nhiệm với công việc được giao. Ví dụ: luôn vui vẻ với khách hàng, biết chăm sóc, vệ sinh hàng hóa, biết lắng nghe…
Bày trí và trang bị công cụ, thiết bị hỗ trợ quản lý, bán hàng cho cửa hàng
Nếu là cửa hàng bán lẻ thì cách bài trí sản phẩm sẽ rất cần thiết và quan trọng. Bạn cần thiết kế tủ kệ phù hợp để trưng bày, đảm bảo sản phẩm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ mua. Đối với cửa hàng nhỏ bạn nên có hai kệ giá chạy dài bên cạnh tường, và một giá ở giữa, tạo thành lối đi hai bên. Tùy từng diện tích, bạn có thể để thành nhiều giá nhưng mỗi giá các bạn nên để tầm 1,5m – 2m sẽ giúp cho việc vận chuyển hàng hóa dễ dàng hơn. Tủ kính đựng văn phòng phẩm có thể để ngay ở đằng trước, tạo thành quầy thu ngân.
Quảng bá cửa hàng và phát triển
Về loại hình kinh doanh này thì bạn chỉ cần tạo website và Facebook rồi quảng cáo, đa số người có nhu cầu sẽ thông qua công cụ tìm kiếm để tự động tìm đến đến cửa hàng của bạn. Nếu bán online thì bạn nên tập trung cho khách sỉ, công ty đặt hàng với số lượng lớn. Đối với cửa hàng offline thì bạn có thể sử dụng phương pháp marketing truyền thống. Đó là phát tờ rơi tại các công ty, xí nghiệp, trường học gần khu vực của bạn. Dù ở ngành nào hãy lĩnh vực nào cũng luôn có những chương trình ưu đãi cho khách hàng. Nên có nhiều chương trình khuyến mãi, giảm giá với những mặt hàng mới lạ. Áp dụng vào các dịp lễ tết để đẩy mạnh doanh thu văn phòng phẩm.
5. Mọi người cùng hỏi
Chi phí mua sắm trang thiết bị và nội thất cho cửa hàng văn phòng phẩm là bao nhiêu?
Chi phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô cửa hàng và chất lượng trang thiết bị, từ máy in, máy tính, đến kệ và bàn làm việc.
Cần bao nhiêu vốn dự trữ cho việc quản lý cửa hàng trong giai đoạn đầu khi lợi nhuận còn thấp?
Việc xác định vốn dự trữ là quan trọng để đối mặt với các chi phí không dự kiến, thúc đẩy quảng cáo và duy trì hoạt động trong giai đoạn khởi đầu.
Làm thế nào để ước lượng chi phí nguồn cung văn phòng phẩm và duy trì hàng tồn kho?
Cần đánh giá nhu cầu thị trường, xác định nhà cung cấp và tính toán chi phí lưu trữ để ước lượng chi phí cung ứng và duy trì kho hàng.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần bao nhiêu vốn? Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
