Việc thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty TNHH là một quá trình quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đến doanh nghiệp được cập nhật và chính xác. Các quy định mới nhất về việc thay đổi địa chỉ yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình để duy trì sự hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động. Thông qua bài viết dưới đây, hãy cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu một số thông tin liên quan đến thủ tục này.
Theo Khoản 1, Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh công ty được xem là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân riêng biệt, nhưng nó thực hiện một phần hoặc toàn bộ các chức năng của doanh nghiệp mẹ. Điều này bao gồm khả năng thực hiện các hoạt động kinh doanh và các chức năng đại diện theo ủy quyền từ doanh nghiệp chính.
Chi nhánh công ty có thể hoạt động và điều hành các hoạt động kinh doanh tương tự như doanh nghiệp mẹ, với mục đích mở rộng khả năng kinh doanh và tăng cường sự hiện diện của doanh nghiệp trên thị trường. Tuy nhiên, các hoạt động và ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải hoàn toàn phù hợp và đồng nhất với ngành nghề kinh doanh đã được đăng ký của doanh nghiệp mẹ. Điều này đảm bảo rằng chi nhánh không hoạt động ngoài phạm vi lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp mẹ, đồng thời duy trì sự đồng bộ và kiểm soát chất lượng trong toàn bộ hệ thống.
2. Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý
Hồ sơ cần chuẩn bị
Tại cơ quan thuế chuyển đi:
Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế: Theo mẫu số 08-MST, được ban hành kèm theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC. Đây là tài liệu chính để thông báo về việc thay đổi địa chỉ chi nhánh, giúp cơ quan thuế chuyển đi cập nhật các thông tin liên quan đến địa chỉ mới của chi nhánh.
Tại phòng đăng ký kinh doanh:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh: Cung cấp thông tin về việc thay đổi địa chỉ chi nhánh, đảm bảo rằng thông tin mới được cập nhật chính xác trong cơ sở dữ liệu đăng ký kinh doanh.
Văn bản uỷ quyền: Nếu người đại diện không thực hiện trực tiếp thủ tục, cần cung cấp văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện thay mặt.
Bản sao căn cước công dân của người được uỷ quyền: Để xác thực danh tính người thực hiện thủ tục.
Thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh
Tại cơ quan thuế:
Bước 1: Nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế: Người nộp thuế cần nộp hồ sơ cho cơ quan thuế nơi chi nhánh hiện tại đang thuộc quản lý (cơ quan thuế chuyển đi) để thông báo về việc thay đổi địa chỉ. Việc này cần thực hiện trước khi thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Bước 2: Xử lý hồ sơ tại cơ quan thuế: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế công bố biên bản kiểm tra (đối với hồ sơ cần kiểm tra tại trụ sở) hoặc 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (đối với hồ sơ không cần kiểm tra), cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo mẫu số 09-MST. Thông báo này xác nhận việc thay đổi địa chỉ chi nhánh và gửi đến người nộp thuế.
Tại phòng đăng ký kinh doanh:
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ chi nhánh: Sau khi nhận được Thông báo về việc chuyển địa điểm từ cơ quan thuế, người nộp thuế phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ chi nhánh tới Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương mới.
Bước 2: Xử lý hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh mới. Thời gian xử lý hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.
Những bước này đảm bảo việc chuyển đổi địa chỉ chi nhánh diễn ra một cách hợp pháp và thuận lợi, đồng thời đảm bảo thông tin thuế và đăng ký kinh doanh của chi nhánh luôn chính xác và cập nhật.
3. Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý
Khi một chi nhánh cần thay đổi địa chỉ nhưng không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện các bước và chuẩn bị hồ sơ theo quy định sau:
Những lưu ý khi thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty TNHH
Hồ sơ cần chuẩn bị và nộp tại phòng đăng ký kinh doanh
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh
Đây là tài liệu chính thông báo về việc thay đổi địa chỉ chi nhánh, cần nêu rõ địa chỉ cũ và địa chỉ mới của chi nhánh.
Văn bản ủy quyền
Nếu người đại diện của doanh nghiệp không thực hiện trực tiếp các thủ tục, cần cung cấp văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện thay mặt. Văn bản này phải thể hiện rõ quyền hạn và trách nhiệm của người được ủy quyền.
Bản sao căn cước công dân của người được ủy quyền
Để xác thực danh tính của người thực hiện thủ tục, cần cung cấp bản sao căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ của người được ủy quyền.
Thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ chi nhánh: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ chi nhánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh hiện tại đặt trụ sở. Hồ sơ này cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để đảm bảo quá trình xử lý diễn ra suôn sẻ.
Xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ chi nhánh: Sau khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện việc cập nhật thông tin về địa chỉ mới của chi nhánh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh mới là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Quá trình thay đổi địa chỉ chi nhánh được thực hiện mà không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý giúp doanh nghiệp duy trì liên kết với cơ quan thuế hiện tại, đảm bảo không có gián đoạn trong hoạt động thuế và đăng ký kinh doanh.
4. Điều kiện thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty TNHH
Thay đổi địa chỉ chi nhánh của công ty TNHH yêu cầu phải tuân theo các điều kiện và quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính hợp pháp và sự liên tục trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là các điều kiện cơ bản cần đáp ứng khi thay đổi địa chỉ chi nhánh:
Thay đổi không ảnh hưởng đến cơ quan thuế quản lý: Nếu việc thay đổi địa chỉ không dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh mà không cần thông báo cho cơ quan thuế mới. Ngược lại, nếu thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, phải thực hiện các thủ tục thông báo cho cơ quan thuế hiện tại và cơ quan thuế mới.
Tuân thủ quy định về địa chỉ mới: Địa chỉ mới của chi nhánh phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp hoặc có quyền sử dụng hợp pháp của công ty. Địa chỉ này cần được xác định rõ ràng và hợp lệ, không vi phạm các quy định về sử dụng địa chỉ trong khu vực kinh doanh.
Cập nhật thông tin theo quy định pháp luật: Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng thông tin về địa chỉ chi nhánh được cập nhật đầy đủ và chính xác theo yêu cầu của pháp luật. Điều này bao gồm việc nộp hồ sơ thay đổi thông tin tại Phòng Đăng ký kinh doanh và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trên các giấy tờ, tài liệu liên quan.
Có sự đồng thuận của các bên liên quan: Trong một số trường hợp, việc thay đổi địa chỉ có thể yêu cầu sự đồng thuận của các bên liên quan như đối tác kinh doanh, ngân hàng, hoặc cơ quan quản lý khác nếu địa chỉ mới ảnh hưởng đến các hợp đồng hoặc giao dịch hiện tại.
Tuân thủ quy trình nội bộ: Công ty TNHH cần thực hiện các bước nội bộ như thông báo đến các phòng ban liên quan, cập nhật thông tin trong hệ thống quản lý của công ty, và thông báo cho khách hàng và đối tác về địa chỉ mới nếu cần.
Đảm bảo các điều kiện trên giúp công ty TNHH thực hiện việc thay đổi địa chỉ chi nhánh một cách hợp pháp và hiệu quả, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý và gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
5. Những lưu ý khi thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty TNHH
Khi thay đổi địa chỉ chi nhánh của công ty TNHH, có một số lưu ý quan trọng cần cân nhắc để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và đúng quy định pháp luật:
Xác định ảnh hưởng đến cơ quan thuế: Nếu thay đổi địa chỉ chi nhánh dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý, công ty phải thực hiện thủ tục thông báo cho cả cơ quan thuế hiện tại và cơ quan thuế mới. Điều này bao gồm việc cập nhật thông tin trong hệ thống thuế và đảm bảo rằng mọi nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng hạn.
Kiểm tra hợp pháp của địa chỉ mới: Đảm bảo địa chỉ mới của chi nhánh là hợp pháp và phù hợp với quy định về sử dụng địa chỉ trong khu vực kinh doanh. Địa chỉ mới phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp hoặc có quyền sử dụng hợp pháp của công ty.
Cập nhật thông tin kịp thời: Sau khi thay đổi địa chỉ, công ty cần cập nhật thông tin mới trong tất cả các hồ sơ, tài liệu và hệ thống quản lý của công ty. Điều này bao gồm việc thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, con dấu, và các tài liệu pháp lý khác.
Thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh chuyển đến. Đảm bảo rằng hồ sơ đầy đủ và chính xác để tránh việc phải nộp lại hoặc gặp phải sự chậm trễ.
Thông báo cho khách hàng và đối tác: Cập nhật thông tin địa chỉ mới trên các tài liệu, hợp đồng, và thông báo đến khách hàng, đối tác, và các bên liên quan khác để tránh sự gián đoạn trong giao dịch và hoạt động kinh doanh.
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật: Theo dõi các quy định pháp luật liên quan đến việc thay đổi địa chỉ chi nhánh để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình và hạn chế rủi ro pháp lý.
Cân nhắc về các hợp đồng và giấy phép: Xem xét các hợp đồng và giấy phép liên quan để xác định xem có cần thực hiện các điều chỉnh nào liên quan đến địa chỉ mới không.
Lưu trữ tài liệu liên quan: Lưu trữ các tài liệu và biên bản liên quan đến việc thay đổi địa chỉ để có thể tham khảo khi cần và để phục vụ cho việc kiểm tra thuế hoặc thanh tra sau này.
Việc chú trọng đến những lưu ý này giúp đảm bảo quá trình thay đổi địa chỉ chi nhánh diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, từ đó duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh của công ty TNHH.
Thực hiện việc thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty TNHH theo quy định mới nhất giúp doanh nghiệp duy trì sự liên tục và minh bạch trong hoạt động. Đảm bảo cập nhật kịp thời và chính xác mọi thông tin liên quan sẽ hỗ trợ sự chuyển giao diễn ra suôn sẻ và tránh các rắc rối pháp lý. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
