Tờ trình thành lập ban quản lý dự án là tài liệu quan trọng giúp chủ đầu tư chính thức hóa việc tổ chức quản lý dự án đầu tư xây dựng, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả thực hiện. Trong bối cảnh các dự án ngày càng phức tạp, việc sử dụng đúng mẫu tờ trình không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa nguồn lực. Bài viết này ACC Đồng Nai sẽ hướng dẫn chi tiết về nội dung và cách áp dụng chi tiết.

1. Vai trò của ban quản lý dự án trong đầu tư xây dựng

Ban quản lý dự án (BQLDA) đóng vai trò trung tâm trong việc tổ chức, giám sát và điều phối các hoạt động từ chuẩn bị đầu tư đến nghiệm thu công trình, theo quy định tại Luật Xây dựng 2025 (số 135/2025/QH15), có hiệu lực từ 01/7/2026.

Cụ thể, BQLDA chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ như tổ chức lập báo cáo nghiên cứu khả thi, quản lý chi phí, tiến độ và chất lượng dự án, giúp chủ đầu tư giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.

Trong thực tiễn, việc thành lập BQLDA không chỉ hỗ trợ người quyết định đầu tư lựa chọn hình thức quản lý phù hợp mà còn quy định rõ quyền và nghĩa vụ của ban, chẳng hạn phối hợp với các bên liên quan để giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình thi công.

Theo Điều 32 Nghị định 217/2026/NĐ-CP (thay thế Nghị định 175/2024/NĐ-CP, quy định chi tiết Luật Xây dựng 2025), chủ đầu tư được lựa chọn một trong các hình thức tổ chức quản lý dự án sau:

Việc lựa chọn đúng hình thức tổ chức quản lý ngay từ đầu là căn cứ quan trọng để soạn tờ trình đúng nội dung, tránh phải chỉnh sửa nhiều lần.

>> Xem thêm: Thủ tục thành lập ban quản lý chợ chuẩn pháp lý từ A-Z

2. Mẫu tờ trình thành lập ban quản lý dự án mới nhất

Mẫu tờ trình thành lập ban quản lý dự án là biểu mẫu chuẩn dùng để đề xuất việc tổ chức ban, bao gồm thông tin về dự án, cơ cấu tổ chức và lý do thành lập.

Tài liệu này giúp đảm bảo tính minh bạch và phù hợp với các quy định pháp lý liên quan. Dưới đây là mẫu tham khảo chi tiết:

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Hiện chưa có mẫu tờ trình thành lập ban quản lý dự án nào được luật hóa thành biểu mẫu bắt buộc (Nghị định chỉ ban hành mẫu tờ trình thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi — một loại văn bản khác). Vì vậy, tờ trình thành lập BQLDA là văn bản hành chính nội bộ, chủ đầu tư có thể tự soạn miễn đảm bảo đủ nội dung theo thực tiễn quản lý dự án, thường gồm:

• Căn cứ pháp lý (Luật Xây dựng 2025, Nghị định 217/2026/NĐ-CP và văn bản chủ trương đầu tư dự án)
• Thông tin dự án: tên, địa điểm, quy mô, tổng mức đầu tư dự kiến
• Sự cần thiết thành lập BQLDA
• Đề xuất hình thức tổ chức quản lý dự án (tham khảo bảng ở mục 1)
• Dự kiến cơ cấu tổ chức, nhân sự chủ chốt (giám đốc quản lý dự án, các bộ phận chuyên môn)
• Kiến nghị và chữ ký của người đại diện chủ đầu tư

>> Xem thêm: Tham khảo mẫu đề án thành lập công ty

3. Điều kiện và cơ cấu tổ chức ban quản lý dự án

Việc thành lập ban quản lý dự án phải đáp ứng các điều kiện về năng lực, đặc biệt là giám đốc quản lý dự án phải có chứng chỉ hành nghề và kinh nghiệm phù hợp, quy định tại Nghị định 217/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Xây dựng 2025.

Cơ cấu tổ chức tùy theo hình thức đã chọn ở tờ trình:

• Ban QLDA một dự án: Gồm giám đốc quản lý dự án, các chuyên viên kỹ thuật, tài chính và pháp lý, đảm bảo đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ theo quy mô dự án.
• Ban QLDA khu vực hoặc chuyên ngành: Cơ cấu mở rộng hơn, bao gồm các bộ phận chuyên trách theo lĩnh vực như giao thông hoặc thủy lợi, hỗ trợ quản lý nhiều dự án đồng thời.

Chủ đầu tư có quyền thành lập ban trực thuộc để tăng tính linh hoạt, đồng thời BQLDA phải đảm bảo thực hiện đúng quyền hạn được giao như ký hợp đồng theo ủy quyền, giám sát thi công và báo cáo tiến độ định kỳ. Những điều kiện này giúp ban hoạt động hiệu quả, tránh tình trạng thiếu năng lực dẫn đến chậm trễ hoặc vi phạm pháp luật.

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng thành lập công ty liên doanh mới nhất

4. Thủ tục thành lập ban quản lý dự án chi tiết

Thủ tục thành lập ban quản lý dự án được thực hiện theo các bước rõ ràng để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, dựa trên Luật Xây dựng 2025 và Nghị định 217/2026/NĐ-CP.

Bước 1: Soạn và trình tờ trình

Bộ phận chuyên môn/chủ đầu tư soạn tờ trình thành lập BQLDA theo nội dung nêu ở mục 2, kèm theo:

• Văn bản về chủ trương đầu tư hoặc phê duyệt thông tin dự án
• Danh sách nhân sự dự kiến kèm lý lịch và chứng chỉ năng lực của giám đốc quản lý dự án
• Báo cáo nghiên cứu khả thi dự án (nếu đã có)

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ tờ trình giúp tránh bị yêu cầu bổ sung hồ sơ sau này, tiết kiệm thời gian cho chủ đầu tư.

Bước 2: Người quyết định đầu tư xem xét, ban hành quyết định thành lập

Sau khi nhận tờ trình, người quyết định đầu tư xem xét và ban hành quyết định thành lập ban quản lý dự án (văn bản phê duyệt chính thức, khác với tờ trình đề xuất).

Bước 3: Thủ tục với cơ quan quản lý nhà nước (nếu thuộc diện phải báo cáo/thẩm định)

Đối với các nội dung phải trình cơ quan chuyên môn về xây dựng (như thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi gắn với việc thành lập BQLDA), hồ sơ nộp tại cơ quan chuyên môn về xây dựng thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về xây dựng thuộc UBND cấp xã đối với dự án do cấp xã quyết định đầu tư (theo mô hình chính quyền 2 cấp áp dụng từ 01/7/2025).

Bước 4: Công bố và tổ chức hoạt động

Sau khi có quyết định thành lập, chủ đầu tư công bố nội bộ và thông báo cho các bên liên quan. Ban bắt đầu hoạt động ngay, với nhiệm vụ lập kế hoạch chi tiết theo quy định tại Nghị định 217/2026/NĐ-CP. Nếu có thay đổi cơ cấu, cần báo cáo lại người quyết định đầu tư để điều chỉnh kịp thời.

Quy trình này đảm bảo tờ trình thành lập ban quản lý dự án được xử lý nhanh chóng, giúp dự án khởi động suôn sẻ mà không gặp trở ngại pháp lý.

Tờ trình thành lập ban quản lý dự án là bước đầu tiên quan trọng để đảm bảo dự án đầu tư xây dựng được quản lý chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật. Việc áp dụng đúng mẫu và thủ tục không chỉ giúp tránh rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả thực hiện. Để được hỗ trợ tư vấn chi tiết hoặc soạn thảo hồ sơ, hãy liên hệ ACC Đồng Nai ngay hôm nay nhằm nhận giải pháp pháp lý tối ưu cho dự án của bạn.