Ngày nay, nhu cầu về văn phòng phẩm ngày càng tăng cao, do đó việc thành lập công ty văn phòng phẩm là một ý tưởng kinh doanh tiềm năng. Tuy nhiên, để thành lập công ty văn phòng phẩm cần tuân thủ nhiều thủ tục pháp lý. Qua bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết về các bước cần thiết trong thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm.
Thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm
1. Mã ngành nghề kinh doanh khi thành lập công ty văn phòng phẩm là gì?
Theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam do Thủ tướng Chính phủ ban hành, để chọn mã ngành nghề kinh doanh phù hợp khi thành lập công ty văn phòng phẩm thì bạn có thể tham khảo các mã ngành sau đây:
Ngành nghề
Mã ngành
Bán buôn sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm
Chi tiết bao gồm:
Bán buôn văn phòng phẩm
Bán buôn sách, truyện, kể cả sách giáo khoa
Bán buôn báo, tạp chí, bưu thiếp và các ấn phẩm khác
46497
Bán lẻ sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
Loại trừ: Bán lẻ sách cũ hoặc sách cổ được phân vào nhóm 47749 (Bán lẻ hàng hóa khác đã qua sử dụng trong các cửa hàng chuyên doanh)
47610
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng, trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi
Chi tiết: Bán buôn tủ, bàn, ghế văn phòng
46594
2. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty văn phòng phẩm
Theo Chương IV Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập công ty văn phòng phẩm đối sẽ tuỳ thuộc theo từng loại hình công ty như sau:
– Công ty tư nhân:
Giấy đề nghị đăng ký công ty.
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ công ty tư nhân.
– Công ty hợp danh:
Giấy đề nghị đăng ký công ty.
Điều lệ công ty.
Danh sách thành viên.
Bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên công ty, của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
– Công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần:
Giấy đề nghị đăng ký công ty.
Điều lệ công ty.
Danh sách thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (công ty cổ phần).
Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của công ty.
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
– Công ty TNHH một thành viên:
Giấy đề nghị đăng ký công ty.
Điều lệ công ty.
Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của công ty.
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
3. Thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm
Thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm
Theo Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập công ty văn phòng phẩm theo các yêu cầu nêu trên, tùy thuộc vào loại hình công ty mà bạn chọn.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người thành lập công ty văn phòng phẩm hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh bằng một trong các phương thức sau:
Trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Qua dịch vụ bưu chính.
Qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Xem xét hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp. Trường hợp từ chối đăng ký, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Việc đăng ký thành lập công ty văn phòng phẩm qua mạng thông tin điện tử yêu cầu hồ sơ dưới dạng văn bản điện tử và có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ bằng giấy. Tổ chức, cá nhân có thể sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện thủ tục này.
4. Điều kiện thành lập công ty văn phòng phẩm
Kinh doanh văn phòng phẩm không phải ngành nghề kinh doanh có điều kiện, do đó, việc thành lập công ty văn phòng phẩm chỉ cần đáp ứng được các điều kiện về chủ thể thành lập, tên công ty, vốn,… tương tự như các công ty thông thường khác.
Chuẩn bị tên cho công ty văn phòng phẩm
Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải có các đặc điểm:
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty TNHH” đối với công ty TNHH; “công ty CP” đối với công ty cổ phần; “công ty HD” đối với công ty hợp danh; và “DNTN” đối với doanh nghiệp tư nhân.
Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp và phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Tìm kiếm địa điểm trụ sở đặt công ty văn phòng phẩm
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm trụ sở của công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp
Theo khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Tuy nhiên, không có quy định cụ thể về mức vốn điều lệ tối thiểu hay tối đa bắt buộc, số vốn này do công ty tự đăng ký và không cần phải chứng minh bằng tiền mặt, tài khoản hay bất cứ hình thức nào khác.
5. Kinh nghiệm thành lập công ty văn phòng phẩm
Để việc thành lập công ty văn phòng phẩm được diễn ra một cách thành công và suôn sẻ, bạn có thể tham khảo các kinh nghiệm sau đây:
Lựa chọn loại hình công ty phù hợp
Việc lựa chọn loại hình công ty phù hợp là yếu tố quan trọng khi muốn thành lập công ty văn phòng phẩm. Như đã đề cập ở trên, hiện có các loại hình doanh nghiệp sau đây:
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (TNHH MTV): Do một cá nhân/tổ chức thành lập và chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp.
Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (TNHH 2TV): Có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn thành lập công ty, chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp.
Công ty cổ phần (CTCP): Có tối thiểu 03 cổ đông trở lên và không hạn chế số cổ đông tối đa, chịu trách nhiệm trong phạm vi cổ phần do mình sở hữu.
Doanh nghiệp tư nhân (DNTN): Do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình.
Công ty hợp danh: Có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu công ty, cùng nhau kinh doanh và có thể có thêm thành viên góp vốn.
Xây dựng thương hiệu và chiến lược kinh doanh
Một công ty văn phòng phẩm muốn phát triển bền vững cần có chiến lược kinh doanh rõ ràng và thương hiệu mạnh. Một số bước quan trọng bao gồm:
Nghiên cứu thị trường: Hiểu rõ nhu cầu và xu hướng của thị trường văn phòng phẩm để xác định đúng đối tượng khách hàng và chiến lược tiếp cận.
Xây dựng thương hiệu: Tạo dựng hình ảnh, logo và slogan dễ nhận diện, phản ánh đúng giá trị và sứ mệnh của công ty.
Chiến lược tiếp thị: Lên kế hoạch tiếp thị qua các kênh truyền thông như website, mạng xã hội, email marketing, và các kênh quảng cáo khác.
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng và dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt để giữ chân khách hàng và tạo dựng uy tín.
Quản lý tài chính và vận hành hiệu quả
Quản lý tài chính và vận hành hiệu quả là yếu tố then chốt để công ty phát triển bền vững. Một số kinh nghiệm quan trọng bao gồm:
Lập kế hoạch tài chính: Dự báo doanh thu, chi phí, lợi nhuận và lên kế hoạch quản lý dòng tiền.
Quản lý chi phí: Kiểm soát chi phí hoạt động, tìm kiếm nhà cung cấp văn phòng phẩm với giá cả hợp lý và chất lượng tốt.
Sử dụng phần mềm quản lý: Ứng dụng các phần mềm quản lý kế toán, kho hàng và bán hàng để tăng cường hiệu quả và chính xác trong quản lý.
Đào tạo nhân viên: Đầu tư vào đào tạo nhân viên về kỹ năng bán hàng, quản lý và dịch vụ khách hàng để nâng cao năng lực đội ngũ.
Quản lý tài chính chặt chẽ và vận hành hiệu quả giúp công ty duy trì ổn định và phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh.
6. Câu hỏi thường gặp
Có rủi ro gì khi thành lập công ty văn phòng phẩm?
Khi thành lập công ty văn phòng phẩm, rủi ro có thể đến từ việc không hiểu rõ thị trường và nhu cầu khách hàng, dẫn đến tình trạng tồn kho và lỗ vốn. Việc quản lý tài chính không chặt chẽ cũng là một nguy cơ lớn, dễ dẫn đến việc mất kiểm soát chi phí. Cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ lâu năm và có tên tuổi trên thị trường cũng là thách thức lớn. Ngoài ra, các rủi ro pháp lý do không tuân thủ đúng quy định pháp luật về đăng ký kinh doanh và thuế cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Cần lưu ý gì khi thành lập công ty văn phòng phẩm?
Khi thành lập công ty văn phòng phẩm, điều quan trọng là phải nghiên cứu kỹ thị trường để xác định nhu cầu và xu hướng tiêu dùng. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp và chuẩn bị hồ sơ đăng ký đầy đủ, chính xác theo quy định của pháp luật là yếu tố then chốt. Ngoài ra, việc xây dựng thương hiệu mạnh mẽ và chiến lược tiếp thị hiệu quả sẽ giúp công ty tạo dựng uy tín và thu hút khách hàng. Quản lý tài chính cẩn thận và điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả là cần thiết để duy trì sự phát triển bền vững của công ty.
Cần có luật sư tư vấn khi thành lập công ty văn phòng phẩm không?
Không bắt buộc. Tuy nhiên, việc có một luật sư tư vấn khi thành lập công ty văn phòng phẩm sẽ giúp bạn hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định pháp luật liên quan đến thành lập và hoạt động doanh nghiệp, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Họ cũng có thể hỗ trợ trong việc soạn thảo các văn bản, hợp đồng và điều lệ công ty một cách chính xác và hợp pháp. Hơn nữa, sự tư vấn của luật sư sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề phức tạp và đảm bảo quyền lợi hợp pháp của bạn trong quá trình kinh doanh.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nainếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
