Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là tài liệu pháp lý quan trọng, chứng nhận sự tồn tại và hợp pháp của một doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về giấy chứng nhận này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động kinh doanh trong tương lai. Hãy cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là loại văn bản thường được gọi bằng các tên phổ biến là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được xem là văn bản giấy hoặc bản điện tử. Trong đó, thể hiện những thông tin liên quan đến doanh nghiệp được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp giống như “giấy khai sinh” trong đó ghi nhận các thông tin quan trọng về đăng ký doanh nghiệp. Nhờ đó, các cơ quan có thẩm quyền có thể quản lý và kiểm soát những thông tin cơ bản liên quan đến doanh nghiệp.
2. Khi nào được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?
Trường hợp cấp mới giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi đủ các điều kiện sau đây:
Hồ sơ hợp lệ
Nộp đủ lệ phí
tên doanh nghiệp hợp lệ
Ngành nghề không bị cấm
Trường hợp cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác;
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp không đúng hồ sơ, trình tự, thủ tục theo quy định. Khi đó, phòng đăng ký kinh doanh gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp hoàn chỉnh và nộp hồ sơ hợp lệ để được xem xét cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Doanh nghiệp phát hiện nội dung trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp có thể gửi văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến phòng đăng ký kinh doanh;
Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử phạt theo quy định của pháp luật và yêu cầu doanh nghiệp làm lại hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nếu thông tin kê khai không trung thực và chính xác;
Doanh nghiệp chuyển đổi loại hình hoạt động hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, có thể gửi xin cấp lại giấy phép đăng ký kinh doanh đến phòng đăng ký kinh doanh. Sau 3 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được xem xét cấp lại giấy phép đăng ký kinh doanh.
Các mẫu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy theo loại hình doanh nghiệp được đăng ký. Tuy vậy, giấy chứng nhận đều sẽ bao gồm 5 nội dung sau đây:
Thông tin về tên doanh nghiệp: Bao gồm tên tiếng Việt, tên nước ngoài và tên viết tắt của công ty.
Thông tin về địa chỉ đăng ký làm trụ sở chính và thông tin liên lạc.
Thông tin về vốn điều lệ của doanh nghiệp.
Thông tin về người đại diện theo pháp luật: Bao gồm Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân tuỳ theo loại hình công ty.
Bên cạnh đó, giấy chứng nhận cũng thể hiện mã số doanh nghiệp và ngày đăng ký.
4. Thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Các trường hợp thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
8 trường hợp thay đổi nội dung giấy phép đăng ký kinh doanh mà doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh gồm có:
Thay đổi địa chỉ;
Thay đổi tên công ty;
Tăng, giảm vốn điều lệ;
Thay đổi loại hình công ty;
Thay đổi theo quyết định của tòa án hoặc phán quyết của trọng tài;
Thay đổi các thông tin như số điện thoại, email, website, số fax của công ty;
Thay đổi đại diện pháp luật hoặc thông tin của người đại diện theo pháp luật;
Thay đổi thành viên công ty, chủ sở hữu công ty hoặc thông tin của thành viên/chủ sở hữu.
Trường hợp nội dung thay đổi không có trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh như: thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh; thay đổi nội dung đăng ký thuế… thì doanh nghiệp vẫn cần làm thủ tục thông báo nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Thời hạn thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi, doanh nghiệp bắt buộc đăng ký thay đổi nội dung giấy phép đăng ký kinh doanh;
Trong vòng 15 ngày, kể từ ngày bản án, quyết định của tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc có phán quyết của trọng tài, doanh nghiệp gửi đề nghị đăng ký thay đổi đến phòng đăng ký kinh doanh (kèm theo các bản sao hợp lệ của bản án, quyết định của tòa án hoặc phán quyết của trọng tài);
Trong vòng 3 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ và trả kết quả.
Nhận kết quả cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trường hợp hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản thông báo và nêu rõ lý do. Theo đó, doanh nghiệp tiến hành sửa đổi hay bổ sung theo yêu cầu và nộp lại.
Trường hợp từ chối việc cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cơ quan chức năng sẽ gửi văn bản thông báo và nêu rõ lý do.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ bị thu hồi trong 5 trường hợp sau đây:
Các thông tin được kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là thông tin giả mạo.
Doanh nghiệp đã thực hiện ngừng hoạt động kinh doanh trong một năm mà không thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
Doanh nghiệp không tiến hành gửi báo cáo trong thời hạn 6 tháng đến cơ quan đăng ký kinh doanh, tính từ thời điểm hết hạn gửi báo cáo hoặc có văn bản yêu cầu.
Những trường hợp khác theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền hoặc quyết định của tòa án.
Doanh nghiệp được thành lập do những người bị cấm thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
6. Các câu hỏi thường gặp về giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Quy trình và thủ tục để xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ra sao?
Quy trình xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các bước chính như sau: chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh, nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, và chờ xét duyệt. Hồ sơ bao gồm đơn đăng ký, điều lệ công ty, danh sách thành viên, và các giấy tờ liên quan khác. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực trong bao lâu và khi nào cần phải thay đổi hoặc cập nhật?
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực vô thời hạn, tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải thay đổi hoặc cập nhật thông tin khi có sự thay đổi về tên, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, hoặc người đại diện theo pháp luật. Việc thay đổi này cần được thực hiện kịp thời và tuân theo quy định của pháp luật để tránh bị xử phạt.
Cơ quan có thẩm quyền cấp và thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?
Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định tại Điều 14, 15, Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan có chức năng và thẩm quyền cấp và thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không chỉ là minh chứng cho sự hợp pháp của doanh nghiệp mà còn là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng lòng tin với đối tác và khách hàng. Việc nắm vững quy trình đăng ký và bảo quản giấy chứng nhận này góp phần đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nếu gặp khó khăn trong quá trình tìm hiểu, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn trực tiếp và giải đáp nhanh nhất.
