Chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng mà các cá nhân hoặc tổ chức cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và tối ưu hóa kế hoạch tài chính khi khởi sự kinh doanh. Việc xử lý đúng các khoản chi phí này không chỉ giúp tránh rủi ro vi phạm mà còn hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận chi phí hợp lệ sau khi thành lập. Để hỗ trợ bạn thực hiện đúng quy trình, hãy cùng ACC Đồng Nai khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
Chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp có nộp thuế
1. Tầm quan trọng của việc xử lý chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp
Việc xác định chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp có phải nộp thuế hay không đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật và lập kế hoạch tài chính hiệu quả. Các quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi bởi Luật số 26/2012/QH13 và Luật số 71/2014/QH13) và Thông tư 96/2015/TT-BTC đặt ra yêu cầu cụ thể về việc xử lý các khoản chi phí phát sinh trước khi doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Phần này sẽ phân tích lý do cần quan tâm đến vấn đề này, rủi ro nếu không tuân thủ, và lợi ích của việc thực hiện đúng quy định.
Không nắm rõ quy định về chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp có thể dẫn đến các vi phạm nghiêm trọng về thuế, chẳng hạn như kê khai sai thu nhập chịu thuế của người lao động hoặc không nộp thuế TNCN đúng hạn. Theo Điều 9 Nghị định 123/2021/NĐ-CP, hành vi chậm nộp hoặc không nộp thuế TNCN có thể bị phạt từ 2 triệu đến 25 triệu đồng, tùy thuộc vào số tiền thuế và mức độ vi phạm. Những sai sót này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn làm mất uy tín với cơ quan thuế, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh sau này.
Hiểu rõ quy trình xử lý chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp giúp các cá nhân hoặc tổ chức khởi nghiệp lập kế hoạch tài chính chính xác hơn. Các khoản chi phí này, nếu được ghi nhận và xử lý đúng cách, có thể được chuyển vào chi phí thành lập doanh nghiệp và phân bổ dần khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) sau này, giúp giảm gánh nặng thuế trong giai đoạn đầu hoạt động. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp khởi nghiệp, vốn thường đối mặt với nguồn vốn hạn chế và cần tối ưu hóa mọi khoản chi tiêu.
Việc tuân thủ quy định pháp luật còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với cơ quan thuế và các đối tác. Theo báo cáo của Tổng cục Thuế năm 2024, hơn 70% các trường hợp vi phạm thuế TNCN liên quan đến việc kê khai sai thu nhập từ tiền lương, đặc biệt trong giai đoạn chuẩn bị thành lập doanh nghiệp. Do đó, việc nắm vững quy định từ sớm không chỉ giúp tránh rủi ro mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp tập trung phát triển chiến lược kinh doanh lâu dài.
2. Chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp có nộp thuế không?
Phần này sẽ làm rõ các quy định pháp luật về nghĩa vụ thuế đối với chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp, bao gồm thuế TNCN, thuế TNDN, và cách ghi nhận các khoản chi phí này để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Nội dung dựa trên Luật Thuế TNCN 2007, Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC, và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Theo Điều 2 Luật Thuế TNCN 2007, thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân là thu nhập chịu thuế, bất kể khoản thu nhập này được chi trả trước hay sau khi doanh nghiệp chính thức thành lập. Khi một cá nhân hoặc tổ chức chi trả tiền lương cho người lao động trong giai đoạn chuẩn bị thành lập doanh nghiệp, khoản chi này được coi là thu nhập từ hoạt động cung cấp dịch vụ độc lập hoặc hợp đồng lao động không chính thức. Do đó, người nhận lương phải chịu thuế TNCN theo phương pháp khấu trừ tại nguồn. Nếu người lao động không có mã số thuế, thuế suất 10% sẽ được áp dụng cho thu nhập từ 2 triệu đồng trở lên mỗi lần chi trả. Ngược igjen, nếu ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và có mã số thuế, thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần (từ 5% đến 35% tùy mức thu nhập).
Về phía bên chi trả, chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp không được ghi nhận trực tiếp vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, vì tại thời điểm chi trả, doanh nghiệp chưa có tư cách pháp nhân hoặc mã số thuế. Tuy nhiên, theo Khoản 2.21 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập, bao gồm chi phí lương, có thể được ghi nhận vào chi phí thành lập doanh nghiệp và chuyển vào tài sản dưới dạng chi phí trước hoạt động. Các khoản chi này sẽ được phân bổ dần vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN trong tối đa 5 năm, theo Điều 14 Thông tư 78/2014/TT-BTC. Ví dụ, nếu một tổ chức chi trả 100 triệu đồng tiền lương trước khi thành lập, số tiền này có thể được phân bổ đều trong 5 năm, mỗi năm ghi nhận 20 triệu đồng vào chi phí được trừ.
Để đảm bảo tuân thủ, bên chi trả cần lập bảng lương hoặc hợp đồng dịch vụ, trong đó ghi rõ thông tin người nhận, số tiền chi trả, khoản thuế TNCN khấu trừ, và mục đích sử dụng lao động. Các chứng từ như hóa đơn, phiếu chi, biên lai nộp thuế, hoặc hợp đồng lao động cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ kiểm tra của cơ quan thuế. Trong trường hợp chi trả lương cho người không cư trú (theo Điều 1 Nghị định 12/2015/NĐ-CP), thuế TNCN được tính theo thuế suất cố định 20% trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam, bất kể có mã số thuế hay không. Ví dụ, một chuyên gia nước ngoài nhận 50 triệu đồng tiền công tư vấn trước khi doanh nghiệp thành lập sẽ chịu 10 triệu đồng thuế TNCN, do bên chi trả khấu trừ và nộp.
Quá trình kê khai và nộp thuế TNCN được thực hiện thông qua bên chi trả. Theo Điều 16 Thông tư 151/2014/TT-BTC, bên chi trả phải nộp tờ khai thuế TNCN (mẫu 05/KK-TNCN) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Sau khi doanh nghiệp được thành lập, các khoản thuế TNCN đã nộp cần được ghi nhận vào hồ sơ kế toán để đối chiếu và quyết toán với cơ quan thuế, đảm bảo tính minh bạch và liên tục trong quản lý tài chính.
3. Các bước xử lý chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp
Để xử lý chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp một cách hợp pháp và hiệu quả, cá nhân hoặc tổ chức cần thực hiện các bước cụ thể, từ lập hợp đồng, khấu trừ thuế, đến ghi nhận và phân bổ chi phí sau khi doanh nghiệp hoạt động. Phần này sẽ trình bày chi tiết các bước này, kèm theo ví dụ minh họa để tăng tính thực tiễn.
Việc đầu tiên là lập hợp đồng lao động hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ với người lao động. Theo Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, hợp đồng cần ghi rõ công việc thực hiện, mức lương, thời gian làm việc, và nghĩa vụ thuế TNCN. Ví dụ, nếu một tổ chức thuê một kế toán viên với mức lương 15 triệu đồng/tháng để chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp, hợp đồng nên nêu rõ thời gian làm việc là 2 tháng và thuế TNCN sẽ được khấu trừ 10% (1,5 triệu đồng/tháng) nếu kế toán viên không cung cấp mã số thuế. Hợp đồng này là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế kiểm tra tính hợp pháp của khoản chi trả.
Sau khi ký hợp đồng, bên chi trả phải khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Nếu người lao động có mã số thuế và ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến. Ngược lại, với hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không có mã số thuế, thuế suất 10% được áp dụng cho thu nhập từ 2 triệu đồng trở lên mỗi lần chi trả. Khoản thuế khấu trừ phải được nộp cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày, kèm theo tờ khai mẫu 05/KK-TNCN. Ví dụ, nếu chi trả 30 triệu đồng cho một nhóm tư vấn trong 2 tháng, bên chi trả cần khấu trừ 3 triệu đồng thuế TNCN và nộp cho cơ quan thuế trước ngày 10 của tháng tiếp theo.
Tất cả chứng từ liên quan, bao gồm hợp đồng, bảng lương, phiếu chi, và biên lai nộp thuế, cần được lưu trữ cẩn thận. Theo Khoản 2.21 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi phí lương này sẽ được ghi nhận vào chi phí thành lập doanh nghiệp sau khi doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bên chi trả nên lập bảng kê chi tiết, bao gồm thông tin người nhận, số tiền chi trả, thuế khấu trừ, và mục đích sử dụng lao động. Bảng kê này sẽ được chuyển cho kế toán doanh nghiệp để xử lý khi lập báo cáo tài chính ban đầu.
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần chuyển các khoản chi phí lương trước khi thành lập vào tài sản dưới dạng chi phí trước hoạt động. Quá trình này được thực hiện thông qua lập báo cáo tài chính ban đầu, trong đó ghi nhận chi phí lương như một khoản tài sản chờ phân bổ. Nếu bạn thắc mắc “thành lập công ty tiếng Anh là gì”, thì thuật ngữ này được dịch là “establish a company”, phản ánh bước pháp lý quan trọng để doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và mã số thuế, từ đó hợp pháp hóa các khoản chi phí trước đó.
Cuối cùng, khi doanh nghiệp đi vào hoạt động, các khoản chi phí lương trước khi thành lập được phân bổ dần vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, theo Điều 14 Thông tư 78/2014/TT-BTC. Thời gian phân bổ tối đa là 5 năm, và doanh nghiệp cần lập bảng phân bổ chi tiết, kèm theo chứng từ gốc, để trình bày với cơ quan thuế khi quyết toán. Ví dụ, nếu tổng chi phí lương trước thành lập là 150 triệu đồng, doanh nghiệp có thể phân bổ 30 triệu đồng mỗi năm trong 5 năm, giúp giảm số thuế TNDN phải nộp hàng năm.
Chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Không trực tiếp, vì doanh nghiệp chưa có tư cách pháp nhân tại thời điểm chi trả. Tuy nhiên, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí lương có thể được ghi nhận vào chi phí thành lập doanh nghiệp và phân bổ dần trong tối đa 5 năm sau khi doanh nghiệp hoạt động. Hãy lưu trữ đầy đủ chứng từ để đảm bảo được công nhận.
Ai chịu trách nhiệm nộp thuế TNCN cho chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp?
Bên chi trả lương chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế TNCN thay cho người lao động, theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Thuế phải được nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế, kèm tờ khai mẫu 05/KK-TNCN. Liên hệ ACC Đồng Nai để được hỗ trợ lập tờ khai chính xác và đúng hạn.
Có cần ký hợp đồng lao động cho người nhận lương trước khi doanh nghiệp thành lập không?
Có, hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ là cần thiết để xác định thu nhập chịu thuế và bảo vệ quyền lợi các bên, theo Thông tư 111/2013/TT-BTC. Hợp đồng cần ghi rõ mức lương, thời gian thực hiện, và nghĩa vụ thuế để tránh tranh chấp hoặc rủi ro pháp lý.
Nếu không nộp thuế TNCN cho chi phí lương trước khi thành lập, hậu quả là gì?
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc không nộp hoặc nộp chậm thuế TNCN có thể bị phạt từ 1,5 triệu đến 25 triệu đồng, kèm tiền lãi chậm nộp 0,03%/ngày. Doanh nghiệp còn có thể bị truy thu thuế và kiểm tra, gây thiệt hại tài chính và uy tín.
Làm thế nào để tối ưu hóa chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp?
Để tối ưu hóa, hãy lập hợp đồng rõ ràng, khấu trừ thuế đúng quy định, và lưu trữ đầy đủ chứng từ. Sau khi thành lập, chuyển chi phí lương vào tài sản chờ phân bổ để được trừ khi tính thuế TNDN. Liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn chi tiết về kế hoạch tài chính và thuế.
Chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp là một vấn đề cần được xử lý cẩn thận để tuân thủ các quy định về thuế TNCN và tối ưu hóa chi phí khi tính thuế TNDN. Việc lập hợp đồng, khấu trừ thuế, ghi nhận và phân bổ chi phí đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn mang lại lợi ích tài chính, từ tiết kiệm thuế đến xây dựng uy tín. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hoặc tư vấn chuyên sâu về thủ tục pháp lý , hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được giải đáp nhanh chóng và chính xác!
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN