Thay đổi tên công ty trên chữ ký số là một quy trình quan trọng và phức tạp, đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp thường xuyên phải thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh. Để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả và đảm bảo tính hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và hướng dẫn từ cơ quan có thẩm quyền. Hãy cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu về Hướng dẫn thay đổi tên công ty trên chữ ký số thông qua bài viết dưới đây.
Chữ ký số hiện nay có nhiều tên gọi như chữ ký điện tử, chứng thư số, token, chữ ký số. Theo quy định tại khoản 6 Điều 3 nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, mà người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được hai vấn đề chính:
Việc biến đổi thông điệp dữ liệu bằng cách sử dụng đúng mã khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khoá.
Bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung trong thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi đó.
Nói một cách đơn giản, chữ ký số là một công cụ giúp người dùng thực hiện việc ký xác nhận trên các giao dịch điện tử mà không cần sử dụng chữ ký thủ công. Các giao dịch điện tử hiện nay thường được thực hiện qua phần mềm và được ký số như: Kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử, và thực hiện các dịch vụ công trên Cổng dịch vụ công quốc gia.
2. Hướng dẫn thay đổi tên công ty trên chữ ký số
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh việc thay đổi thông tin – tên doanh nghiệp trên chữ ký số. Hồ sơ bao gồm: Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới sau khi đổi tên; Giấy tờ tuỳ thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; Giấy thông báo về việc thay đổi thông tin công ty (có thể theo mẫu của nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số).
Bước 2: Gửi hồ sơ yêu cầu thay đổi tên công ty. Với mỗi nhà cung cấp khác nhau, có thể sẽ có các phương thức nhận hồ sơ yêu cầu thay đổi tên công ty trên chứng thư số riêng như: Gửi chuyển phát nhanh, đến trực tiếp hoặc làm hồ sơ thay đổi thông tin chữ ký số qua email.
Bước 3: Nhà cung cấp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu đổi tên công ty trên chứng thư số, tiến hành xác minh thông tin và hoàn tất thủ tục thay đổi tên công ty trên chứng thư số. Việc này có thể được bộ phận kỹ thuật của nhà cung cấp hướng dẫn qua điện thoại hoặc các phần mềm hỗ trợ từ xa.
Bước 4: Ký xác nhận việc thay đổi thông tin trên chữ ký số mới. Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần ký gửi văn bản xác nhận số seri chữ ký số mới tới nhà cung cấp theo hướng dẫn để hoàn thiện hồ sơ lưu tại đơn vị cung cấp
Bước 5: Tiến hành sử dụng chữ ký số có thông tin mới và cập nhật trong các tài khoản giao dịch điện tử như thuế, bảo hiểm xã hội, phần mềm xuất hoá đơn hoặc trên các trang kê khai điện tử khác để tránh sự cố không nhận diện được chữ ký mới do việc thay đổi thông tin. Đối với các thông tin khác của doanh nghiệp, tiến hành các bước tương tự như trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp.
3. Mọi người cũng hỏi
Cách thức gửi hồ sơ yêu cầu thay đổi tên công ty là gì?
Cách thức có thể là gửi chuyển phát nhanh, nộp trực tiếp hoặc làm hồ sơ thay đổi thông tin chữ ký số qua email tới nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số.
Ai tiến hành xác minh thông tin và hoàn tất thủ tục thay đổi tên công ty trên chữ ký số?
Nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số sẽ tiến hành xác minh thông tin và hoàn tất thủ tục thay đổi tên công ty trên chữ ký số.
Sau khi thay đổi thông tin, công ty cần thực hiện điều gì tiếp theo?
Sau khi thay đổi thông tin, công ty cần ký gửi văn bản xác nhận số seri chữ ký số mới tới nhà cung cấp để hoàn thiện hồ sơ và tiếp tục sử dụng chữ ký số mới trong các giao dịch điện tử.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hướng dẫn thay đổi tên công ty trên chữ ký số. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
