Hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đồng Nai

Trong vài năm gần đây, cụm từ “hợp pháp hóa lãnh sự” và “chứng nhận lãnh sự” đã trở nên phổ biến với người dân Việt Nam do xu hướng xuất khẩu lao động, du học, tuyển dụng lao động nước ngoài, và nhiều hoạt động khác ngày càng gia tăng. Nếu bạn đã từng thực hiện thủ tục hành chính này, có lẽ bạn sẽ không còn xa lạ.

Tuy nhiên, nếu bạn chuẩn bị thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đồng Nai và chưa nắm rõ các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, hãy đọc ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu và cập nhật đầy đủ thông tin từ ACC Đồng Nai nhé!

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là một quy trình hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận chữ ký, con dấu, và chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó có thể được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Cơ quan có thẩm quyền làm Hợp pháp hóa lãnh sự 

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam có thể là:

Tại Việt Nam:

1. Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam: Là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong nước.
2. Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: Cũng là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, có 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Hồ sơ Hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 14 và Điều 15 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hồ sơ để hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự gồm hai phần chính:

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài:

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc tờ khai online, gửi trực tiếp tới Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ và in nộp kèm hồ sơ. (Mẫu tờ khai có thể tải về từ trang web của cơ quan có thẩm quyền).
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Không yêu cầu chứng thực bản chính giấy tờ này.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (đối với hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
• Trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam:

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
• Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Không yêu cầu chứng thực bản chính giấy tờ này.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không cần chứng thực và người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
• 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (đối với hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
• Trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.