Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế

Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là công cụ quản lý quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp để ghi nhận và theo dõi các thông tin liên quan đến các hợp đồng kinh tế một cách cụ thể và có hệ thống. Sổ theo dõi này giúp cho việc quản lý, theo dõi, và đánh giá hiệu quả của các hợp đồng trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Nội dung chính

1. Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là gì?

Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hợp đồng kinh tế của mình. Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng thực hiện của các hợp đồng, phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, từ đó đảm bảo quyền lợi và lợi ích của doanh nghiệp.

2. Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế

3. Các bước điền mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ để điền mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế bao gồm:

Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế Các hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp

Bước 2: Điền thông tin vào mẫu sổ

Trước khi điền thông tin vào mẫu sổ, cần đọc kỹ các nội dung của sổ để nắm rõ các cột và dòng cần điền. Sau đó, điền các thông tin sau vào mẫu sổ:

Số thứ tự: Điền số thứ tự của hợp đồng kinh tế trong sổ.
Ngày ký hợp đồng: Điền ngày ký hợp đồng kinh tế.
Tên bên mua: Điền tên bên mua của hợp đồng kinh tế.
Tên bên bán: Điền tên bên bán của hợp đồng kinh tế.
Loại hợp đồng: Điền loại hợp đồng kinh tế.
Tên hàng hóa, dịch vụ: Điền tên hàng hóa, dịch vụ giao dịch trong hợp đồng kinh tế.
Số lượng: Điền số lượng hàng hóa, dịch vụ giao dịch trong hợp đồng kinh tế.
Đơn giá: Điền đơn giá của hàng hóa, dịch vụ giao dịch trong hợp đồng kinh tế.
Thành tiền: Điền thành tiền của hàng hóa, dịch vụ giao dịch trong hợp đồng kinh tế.
Tổng số tiền: Điền tổng số tiền của hợp đồng kinh tế.
Tiến độ thanh toán: Điền tiến độ thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
Thời hạn thanh toán: Điền thời hạn thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
Tình trạng hợp đồng: Điền tình trạng hợp đồng kinh tế (hoàn thành, chưa hoàn thành, chấm dứt,…)

Bước 3: Lưu trữ sổ

Sau khi điền đầy đủ thông tin vào mẫu sổ, cần lưu trữ sổ tại nơi an toàn, thuận tiện cho việc tra cứu. Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là một loại sổ sách kế toán quan trọng, cần được lưu trữ và bảo quản cẩn thận.

4. Nội dung mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế gồm những gì?

Nội dung của mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế thường bao gồm các thông tin sau:

Thông tin về hợp đồng:

Số hợp đồng
Ngày ký hợp đồng
Loại hợp đồng
Nội dung hợp đồng
Giá trị hợp đồng
Thời hạn thực hiện hợp đồng
Bên giao hàng, bên nhận hàng (đối với hợp đồng mua bán hàng hóa)
Bên cung cấp dịch vụ, bên sử dụng dịch vụ (đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ)

Thông tin về quá trình thực hiện hợp đồng:

Ngày giao hàng, ngày cung cấp dịch vụ
Số lượng hàng hóa, khối lượng dịch vụ đã giao, đã cung cấp
Giá trị hàng hóa, dịch vụ đã giao, đã cung cấp
Số tiền đã thanh toán
Số tiền còn phải thanh toán
Tình trạng thực hiện hợp đồng

Thông tin về các thay đổi, điều chỉnh hợp đồng (nếu có):

Số hiệu, ngày ký phụ lục hợp đồng
Nội dung thay đổi, điều chỉnh

Ngoài ra, sổ theo dõi hợp đồng kinh tế có thể bổ sung thêm các thông tin khác như:

Thông tin về bên thứ ba (nếu có): Đối với hợp đồng có sự tham gia của bên thứ ba, sổ theo dõi hợp đồng cần ghi rõ thông tin về bên thứ ba bao gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…
Thông tin về thanh toán: Đối với hợp đồng có hình thức thanh toán bằng tiền mặt, sổ theo dõi hợp đồng cần ghi rõ ngày, số tiền, phương thức thanh toán.
Thông tin về nghiệm thu: Đối với hợp đồng có quy định về nghiệm thu, sổ theo dõi hợp đồng cần ghi rõ kết quả nghiệm thu, ngày nghiệm thu.

5. Quy trình nộp mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm:

Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế: Doanh nghiệp tự lập mẫu sổ này, nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin như:
- Thông tin chung về hợp đồng: Tên hợp đồng, ngày ký, thời hạn, giá trị,…
- Tình trạng thực hiện: Ngày bắt đầu, hoàn thành,…
- Các vấn đề phát sinh: Nếu có, ghi rõ vấn đề, nguyên nhân và biện pháp xử lý.
Tờ khai thông tin hợp đồng kinh tế: Lập theo mẫu quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ có thể nộp theo các cách sau:

Nộp trực tiếp tại cơ quan nhà nước.
Gửi qua đường bưu điện, chẳng hạn chuyển phát nhanh.
Nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước.

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan nhà nước sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hợp lệ, sẽ cấp giấy tiếp nhận.

Bước 4: Xử lý hồ sơ

Cơ quan nhà nước tiến hành xử lý hồ sơ trong thời hạn quy định.

Bước 5: Trả kết quả

Sau khi xử lý, cơ quan nhà nước sẽ trả kết quả cho doanh nghiệp.

6. Nơi nộp mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế

Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là một tài liệu nội bộ của doanh nghiệp, vì vậy không có quy định cụ thể về nơi nộp. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể nộp sổ theo dõi hợp đồng kinh tế tại các địa điểm sau:

Phòng Kế toán Phòng Kế toán là bộ phận có trách nhiệm quản lý và theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp. Do đó, sổ theo dõi hợp đồng kinh tế thường được lưu trữ tại Phòng Kế toán.
Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh là đơn vị thực hiện các hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sổ theo dõi hợp đồng kinh tế cũng có thể được lưu trữ tại Phòng Kinh doanh.
Phòng Pháp chế Phòng Pháp chế có trách nhiệm tư vấn về các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng kinh tế. Do đó, sổ theo dõi hợp đồng kinh tế cũng có thể được lưu trữ tại Phòng Pháp chế.

7. Mọi người cùng hỏi

Các thông tin được ghi lại trong mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế có thể được sử dụng cho mục đích gì?

Thông tin trong mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các hợp đồng, lập kế hoạch tài chính, quản lý rủi ro, và đảm bảo tuân thủ các điều khoản hợp đồng.

Làm thế nào để duy trì và cập nhật mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế?

Để duy trì và cập nhật mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế, cần thiết lập quy trình tổ chức để ghi nhận và cập nhật thông tin mới đầy đủ, đồng thời kiểm tra và sửa chữa các thông tin không chính xác.

Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế có ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào?

Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về các hợp đồng, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh có tính chất chiến lược và hiệu quả hơn.

Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.