Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện.Tìm hiểu các thông tin cần thiết về những giấy tờ quan trọng, quy trình nộp hồ sơ và các yêu cầu pháp lý cần tuân thủ. Giúp các doanh nghiệp và nhà đầu tư hiểu rõ hơn về các bước cần thực hiện để mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam một cách hợp pháp và hiệu quả. Cùng ACC Đồng Nai theo dõi Văn phòng đại diện là gì? Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm? Quy trình thủ tục mở văn phòng đại diện thế nào? nhé.
Văn phòng đại diện (VPĐD – tiếng Anh là Representative Office) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện về quyền và lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, tức là không hoạt động vì mục đích sinh lời. Văn phòng đại diện có mã số thuế riêng gồm 13 chữ số, không có tư cách pháp nhân và không bắt buộc phải có con dấu công ty. Văn phòng đại diện cũng có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, còn được gọi là giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện.
2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?
Để thành lập văn phòng đại diện, bạn cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của:
– Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
– Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty hợp danh;
Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao công chứng căn cước (CCCD) hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật);
Bản sao công chứng Căn cước hoặc hộ chiếu của người nộp hồ sơ.
3. Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Trình tự các bước thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện, bạn cần thực hiện theo quy trình các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như ACC Đồng Nai đã chia sẻ ở trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Bạn có thể lựa chọn một trong ba cách nộp sau:
– Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT.
– Cách 2: Nộp qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost).
– Cách 3: Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Bước 3: Chờ nhận giấy phép văn phòng đại diện.
Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ xét duyệt hồ sơ và phản hồi kết quả:
– Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
– Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa, bổ sung, bạn tiến hành nộp lại hồ sơ.
>>> Đối với trường hợp thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài, yêu cầu về hồ sơ và thủ tục sẽ phức tạp hơn nhiều. Vì vậy, để biết chi tiết về hồ sơ và thủ tục, bạn hãy tham khảo bài viết: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài.
4. Trước khi thành lập văn phòng đại diện cần lưu ý gì
Trước khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
Đặt tên văn phòng đại diện
Tên văn phòng đại diện phải tuân theo quy định đặt tên tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể:
– Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “văn phòng đại diện”;
– Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp”;
– Tên văn phòng đại diện được viết theo bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và chữ số;
– Ngoài tên tiếng Việt, văn phòng đại diện có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.
Địa chỉ thành lập văn phòng đại diện
Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác và có đầy đủ thông tin như: số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường; huyện, quận, thị xã; tỉnh hoặc thành phố. Ngoài ra, địa chỉ đặt văn phòng đại diện công ty không được là nhà chung cư, nhà tập thể.
Kê khai thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện
Khi điền thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện phải cung cấp địa chỉ thường trú (theo CCCD/hộ chiếu) và chỗ ở hiện tại có đầy đủ số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố. Ngoài ra, bản sao y chứng thực CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện không được quá 6 tháng.
thành lập văn phòng đại diện (VPĐD)
5. Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện
Để văn phòng đại diện hoạt động một cách hợp pháp, sau khi có giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
Treo bảng hiệu tại văn phòng đại diện
Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện. Biển hiệu phải đảm bảo đầy đủ các thông tin như: tên văn phòng đại diện, mã số thuế văn phòng đại diện, địa chỉ, tên cơ quan chủ quản.
Nộp tờ khai và lệ phí môn bài (Nếu có)
Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài, nếu công ty thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài với thời gian tương ứng. Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.
*Lưu ý: Trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.
Các lưu ý khác
– Nếu có bất cứ thay đổi nào liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải nhanh chóng thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép văn phòng đại diện;
– Tuy văn phòng đại diện hoạt động theo ủy quyền của công ty mẹ, áp dụng hình thức hạch toán phụ thuộc và các khoản thuế, lệ phí sẽ do công ty mẹ thực hiện, nhưng khi các cơ quan quản lý yêu cầu giải trình, văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm trực tiếp giải trình.
6. Câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện tiếng Anh là gì?
Văn phòng đại diện, tên tiếng Anh là representative office, là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện cho quyền và lợi ích của doanh nghiệp.
Thành lập văn phòng đại diện gồm các bước nào?
Thành lập văn phòng đại diện gồm 3 bước sau:
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ;
Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở;
Chờ nhận kết quả trong vòng 3 ngày làm việc.
Văn phòng đại diện có phải đóng lệ phí môn bài không?
Nếu trụ sở chính doanh nghiệp đang trong giai đoạn được miễn lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện thành lập trong khoảng thời gian này cũng sẽ được miễn lệ phí môn bài. Nếu có đóng thì mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện phải nộp là 1.000.000 đồng/năm.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Hy vọng thông tin này sẽ giúp quý doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh. Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, hãy liên hệ ACC Đồng Nai để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp.
