Việc thay đổi tên công ty là một quy trình pháp lý quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải tuân thủ khi có nhu cầu điều chỉnh tên gọi chính thức của mình. Thủ tục thay đổi tên công ty không chỉ giúp doanh nghiệp phù hợp hơn với chiến lược kinh doanh mới mà còn đảm bảo sự hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Hãy cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu về Thủ tục thay đổi tên công ty mới nhất thông qua bài viết dưới đây.
1. Khi nào phải thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty?
Theo khoản 1 Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp là một nội dung bắt buộc phải có trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Theo Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp được hiểu là tên tiếng Việt của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể có tên tiếng nước ngoài (thường là tiếng Anh) và tên viết tắt. Trong đó, tên tiếng Việt là bắt buộc, còn tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt có thể có hoặc không.
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai thành tố theo thứ tự: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Khi thay đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tên riêng, công ty đều phải thực hiện thủ tục thay đổi tên.
Doanh nghiệp có thể thay đổi tên trong quá trình hoạt động tùy theo nhu cầu. Tuy nhiên, theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi tên nếu tên hiện tại xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi tên.
Ngoài ra, khi doanh nghiệp thay đổi loại hình hoạt động, bản chất tên công ty cũng sẽ thay đổi (ví dụ: từ “Công ty TNHH ABC” thành “Công ty cổ phần ABC”), nhưng không cần làm thủ tục đổi tên.
2. Thủ tục thay đổi tên công ty
Trong thời hạn 10 ngày kể từ khi có Quyết định hoặc Nghị quyết thay đổi tên, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 1: Kiểm tra khả năng sử dụng của tên công ty mới dự kiến
Tra cứu tên công ty mới trên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia để kiểm tra xem tên mới có thể sử dụng được hay không.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên công ty gồm:
Xem chi tiết tại mục 3
Bước 3: Nộp hồ sơ và lệ phí thay đổi tên công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính
Riêng tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, hồ sơ thay đổi tên công ty bắt buộc phải nộp qua mạng. Sau khi được cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Cơ quan đăng ký sẽ ra kết quả chấp thuận hồ sơ hoặc yêu cầu sửa đổi hồ sơ (nếu có) trong thời hạn 03 ngày, kể từ khi nhận được hồ sơ.
Lệ phí: 50.000 đồng/lần (theo Thông tư số 47/2019/TT-BTC, áp dụng từ ngày 20/9/2019). Hiện nay, lệ phí được nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục đăng ký.
Bước 4: Khắc lại con dấu nếu thay đổi tên tiếng Việt
Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới, doanh nghiệp tiến hành thủ tục khắc con dấu pháp nhân mới với tên doanh nghiệp mới.
Tuy nhiên, theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không phải làm thủ tục thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Mẫu dấu của doanh nghiệp sẽ do doanh nghiệp quyết định về số lượng và hình thức, và cơ quan đăng ký kinh doanh không còn quản lý mẫu dấu này.
Tuy nhiên, để thống nhất hình thức trong các văn bản của doanh nghiệp, sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp vẫn nên thay đổi cả hình thức và nội dung con dấu.
Bước 5: Công bố thông tin thay đổi doanh nghiệp
Sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày thay đổi. Lệ phí công bố thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần.
3. Hồ sơ thay đổi tên công ty
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký; (Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT)
Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc đổi tên doanh nghiệp. (Biên bản phải ghi rõ những nội dung được thay đổi trong Điều lệ công ty)
Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần/của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên/của chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên (do Chủ tịch Hội đồng quản trị/Chủ tịch hội đồng thành viên/chủ sở hữu ký). (Quyết định phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty)
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả thay đổi tên công ty (nếu có)
4. Những việc cần làm sau khi thay đổi tên công ty?
Những việc cần làm sau khi thay đổi tên công ty?
Thay đổi con dấu công ty
Việc thay đổi tên doanh nghiệp là một trong những trường hợp cần thiết phải thay đổi mẫu con dấu. Hiện tại, doanh nghiệp có thể tự quản lý mẫu dấu mà không cần thông báo với cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để đảm bảo tính đồng nhất trong hồ sơ, tài liệu và tạo sự tin tưởng từ đối tác, khách hàng, doanh nghiệp cần thay đổi mẫu dấu theo tên mới.
Thay đổi thông tin ngân hàng và bảo hiểm xã hội
Tài khoản ngân hàng: Từ ngày 01/05/2021, thông tin tài khoản ngân hàng không còn là thông tin đăng ký thuế. Dù vậy, tài khoản ngân hàng là thông tin quan trọng liên quan đến các giao dịch của doanh nghiệp. Do đó, sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin mới tại ngân hàng.
Bảo hiểm xã hội: Khi thay đổi tên, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội. Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp lập Tờ khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS) kèm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới và nộp đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đăng ký.
Thay đổi thông tin tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: Doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất khi đổi tên, dựa vào điểm g khoản 1 Điều 17 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT được sửa đổi bởi khoản 154 Điều 6 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT.
Nhãn hiệu
Khi thay đổi tên, công ty sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mang tên mới. Tên cũ của công ty có thể bị các công ty khác đăng ký sử dụng, gây nhầm lẫn về chủ sở hữu nhãn hiệu. Để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính thống nhất trong các tài liệu liên quan đến nhãn hiệu, doanh nghiệp cần làm thủ tục sửa đổi thông tin trên văn bằng bảo hộ nhãn hiệu.
In ấn lại hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
Đối với các doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT, sau khi thay đổi tên công ty, hóa đơn VAT cũng cần được thay đổi.
Cách 1: Đóng dấu tên mới vào hóa đơn và thông báo thay đổi mẫu hóa đơn đặt in cho cơ quan thuế. Nếu công ty vẫn sử dụng hóa đơn cũ đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, thực hiện đóng dấu tên mới vào bên cạnh tên đã in sẵn và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo mẫu số 3.13 Phụ lục 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Cách 2: Thông báo hủy hóa đơn cũ còn tồn đọng, đặt in hóa đơn mới và thông báo sử dụng mẫu hóa đơn mới cho cơ quan thuế.
5. Mọi người cũng hỏi
Việc thay đổi tên công ty có ảnh hưởng đến các hợp đồng hiện tại không?
Không ảnh hưởng về mặt pháp lý, nhưng doanh nghiệp cần thông báo cho các đối tác về việc thay đổi tên để cập nhật thông tin trong hợp đồng và tránh nhầm lẫn trong giao dịch.
Doanh nghiệp cần làm gì nếu tên mới dự định đã được đăng ký bởi công ty khác?
Doanh nghiệp phải chọn một tên khác và tra cứu lại khả năng sử dụng tên mới trên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia để đảm bảo không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải thay đổi con dấu sau khi thay đổi tên công ty không?
Có, doanh nghiệp nên thay đổi con dấu để thống nhất với tên mới và công bố mẫu dấu mới trên cơ sở dữ liệu quốc gia. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tránh nhầm lẫn trong các văn bản, tài liệu của công ty.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Thủ tục thay đổi tên công ty mới nhất. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
