Giấy phép lao động đối với vị trí giám đốc điều hành là trường hợp dễ gây nhầm lẫn, ít và không phổ biến trong các vị trí xin cấp giấy phép lao động vì tính chất đặc thù chỉ là đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài, cụ thể là chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt của công ty mẹ nước ngoài. Vậy trình tự thủ tục, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động đối với vị trí giám đốc điều hành bao gồm những gì? Cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu thông qua bài viết sau đây.
Thủ tục cấp giấy phép lao động cho giám đốc điều hành
Giám đốc điều hành (CEO) là vị trí lãnh đạo cao cấp trong một tổ chức hoặc công ty, có trách nhiệm chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động hàng ngày của tổ chức đó. CEO thường được bổ nhiệm hoặc được bầu vào vị trí này bởi Hội đồng quản trị hoặc Ban giám đốc và thường là người đứng đầu trong cấp quản lý cao nhất của công ty. Trách nhiệm của CEO bao gồm đề ra chiến lược kinh doanh, giám sát hoạt động hàng ngày, đàm phán và ký kết các thỏa thuận chiến lược, quản lý rủi ro và tạo ra giá trị cho cổ đông và cộng đồng.
Trong số các đối tượng vào Việt Nam làm việc được cấp giấy phép lao động, vị trí giám đốc điều hành tuy ít và không phổ nhưng là vị trí dễ dàng được chấp thuận. Bởi lẽ đây là lao động nước ngoài chất lượng cao, sự tín nhiệm và có sự đóng góp nhất định cho sự phát triển của các chi nhánh, văn phòng đại diện ở Việt Nam của công ty mẹ nước ngoài.
Giám đốc điều hành làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong một năm thì không thuộc diện cấp giấy phép lao động, và doanh nghiệp cũng không phải làm báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (theo quy định nghị định 152/2020/NĐ-CP). Trường hợp ngược lại phải xin giấy phép làm việc theo quy định của pháp luật.
II. Thủ tục cấp giấy phép lao động cho giám đốc điều hành
– Cũng giống như thủ tục xin cấp giấy phép lao động với các vị trí khác, vị trí giám đốc điều hành cũng phải chuẩn bị hồ sơ cho 02 bước gồm: Xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài vị trí giám đốc điều hành và xin cấp mới giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
A. Xin công văn chấp thuận vị trí giám đốc điều hành
Trong bước này, tất cả hồ sơ sẽ được chuẩn bị bởi chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam, nhưng cần có chữ ký và dấu của công ty mẹ nước ngoài. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
1. Mẫu văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài:
Nếu đây là lần đầu tiên sử dụng lao động nước ngoài, sử dụng mẫu số 01/PLI Phụ lục I Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Nếu đã từng sử dụng lao động nước ngoài, sử dụng mẫu 02/PLI Phụ lục I Nghị định 152/2020/NĐ-CP để giải trình về việc thay đổi nhu cầu.
2. Bản sao chứng thực giấy thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Lưu ý: Nếu tên của giám đốc điều hành không được liệt kê trong giấy thành lập, cần bổ sung Quyết định/Thư bổ nhiệm có tên người nước ngoài về vị trí đó.
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người sử dụng lao động nước ngoài cần nộp hồ sơ trước ít nhất 30 ngày, tính từ ngày dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện qua các cách sau:
Nộp trực tiếp: tại bộ phận một cửa của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp – khu chế xuất nơi người lao động làm việc.
Thời hạn xử lý hồ sơ là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, nhưng thường là 12 – 15 ngày làm việc ở các khu vực trung tâm như TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Trong trường hợp từ chối, cần có văn bản ghi rõ lý do từ cơ quan có thẩm quyền.
B. Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài
Sau khi nhận được văn bản thông báo chấp thuận nhu cầu vị trí từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, người sử dụng lao động nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ sau đây trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến người lao động nước ngoài vào làm việc:
1. Mẫu số 11/PLI Phụ lục I Nghị định 152/2020/NĐ-CP về việc xin cấp mới giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
2. Bản sao chứng thực của văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (Kết quả từ bước xin công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động).
3. Các giấy tờ liên quan đến người lao động trong các trường hợp đặc biệt bao gồm:
Văn bản của công ty nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã được công ty nước ngoài tuyển dụng trước khi làm việc tại Việt Nam ít nhất 12 tháng liên tục.
Hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài về việc làm việc tại Việt Nam.
Văn bản của công ty nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
4. Các giấy tờ do người lao động cung cấp bao gồm:
Phiếu lý lịch tư pháp số 01 (còn thời hạn 06 tháng).
Giấy chứng nhận/khám sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp (còn trong thời hạn 12 tháng).
02 ảnh màu 4×6 cm (phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu không đội nón, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ.
Bản sao chứng thực hộ chiếu còn hiệu lực.
Lưu ý: Các tài liệu phải được hợp pháp hóa và dịch thuật công chứng ra tiếng Việt (nếu cần) trước khi nộp hồ sơ.
5. Sau khi hoàn tất hồ sơ, người sử dụng lao động cần nộp hồ sơ theo các phương thức sau:
Nộp trực tiếp: tại bộ phận một cửa của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp – khu chế xuất nơi người lao động làm việc.
Thời hạn xử lý hồ sơ là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp từ chối, cần có văn bản giải thích rõ lý do từ cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.
Thủ tục cấp giấy phép lao động cho giám đốc điều hành
III. Thời hạn của giấy phép lao động cho giám đốc điều hành
Thời hạn tùy vào thỏa thuận trong hợp đồng/văn bản ký kết giữa các bên nhưng tối đa không quá 02 năm.
IV. Làm gì để xin giấy phép lao động cho giám đốc điều hành hiệu quả?
Để xin giấy phép lao động cho giám đốc điều hành một cách hiệu quả, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Đầu tiên, bạn cần thu thập và chuẩn bị các tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật. Đảm bảo rằng các thông tin trong hồ sơ là chính xác và đầy đủ.
Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Làm văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo mẫu quy định. Đây là bước quan trọng để cơ quan có thẩm quyền hiểu rõ về lý do và nhu cầu của bạn.
Thực hiện các thủ tục theo đúng quy trình: Nộp hồ sơ và làm các thủ tục theo quy định của cơ quan có thẩm quyền, đồng thời tuân thủ đúng các quy định pháp luật về lao động và nhập cư.
Tạo điều kiện cho việc kiểm tra và xử lý hồ sơ: Đảm bảo rằng thông tin trong hồ sơ được cung cấp một cách minh bạch và rõ ràng để giúp cơ quan có thẩm quyền dễ dàng kiểm tra và xử lý hồ sơ của bạn.
Theo dõi và hỗ trợ trong quá trình xử lý: Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ và cung cấp thông tin bổ sung khi được yêu cầu. Hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hồ sơ của bạn.
Tuân thủ quy định sau khi được cấp giấy phép: Sau khi được cấp giấy phép lao động, đảm bảo tuân thủ đúng các điều khoản và quy định được ghi trong giấy phép.
V. Câu hỏi thường gặp
Thủ tục cấp giấy phép lao động cho giám đốc điều hành có những đặc điểm gì?
Đây là trường hợp ít phổ biến và có tính chất đặc thù, thường là đơn vị trực thuộc của công ty mẹ nước ngoài như chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Người lao động nước ngoài cần phải thực hiện bước nào sau khi nhận được giấy phép lao động?
Người lao động nước ngoài cần ký kết hợp đồng lao động trước ngày dự kiến vào làm việc tại Việt Nam.
Ai là người chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho giám đốc điều hành?
Tất cả hồ sơ sẽ được chuẩn bị bởi chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam,
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng có cho mình câu trả lời về “Thủ tục cấp giấy phép lao động cho giám đốc điều hành”. Nếu quý khách hàng còn thắc mắc, hãy liên hệ với ACC Đồng Nai khi có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
