Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc thay đổi trưởng văn phòng đại diện phải được thực hiện theo đúng thủ tục tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Bài viết này sẽ cung cấp các thông tin cần thiết về thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện chi tiết nhất, giúp bạn hiểu rõ thêm về vấn đề này.
Thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện chi tiết nhất
Khái niệm văn phòng đại diện được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.
Cụ thể, tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Thay đổi trưởng văn phòng đại diện là gì?
Thay đổi trưởng văn phòng đại diện là quá trình thay thế người đứng đầu hiện tại của văn phòng đại diện bằng một cá nhân khác, theo quyết định của công ty hoặc tổ chức. Thủ tục này nhằm đảm bảo người mới được bổ nhiệm có đủ thẩm quyền và trách nhiệm để điều hành các hoạt động của văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật và nội quy của công ty.
Theo khoản 2 Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi có sự thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Kèm theo thông báo này, doanh nghiệp phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người đứng đầu mới của văn phòng đại diện. Việc thay đổi này cần tuân thủ đúng các quy định để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động của văn phòng đại diện.
3. Hồ sơ, thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện
Hồ sơ, thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện
Để thay đổi trưởng văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước theo quy định tại khoản 2 Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
Bước 1. Gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Doanh nghiệp phải gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện: Theo mẫu tại Phụ lục II-9 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
Quyết định và biên bản họp: Về việc thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, do chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị lập tùy theo loại hình doanh nghiệp.
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân: Hộ chiếu hoặc CMND của người đứng đầu mới của văn phòng đại diện.
Bản sao Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện của công ty không trực tiếp nộp hồ sơ.
Công ty có thể nộp hồ sơ theo hai cách: nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến. Lưu ý, tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, hồ sơ phải được nộp qua mạng điện tử.
Bước 2. Xử lý hồ sơ
Khi nhận được thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành cấp Giấy biên nhận.
Sau đó, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cập nhật thông tin thay đổi trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Trả kết quả
Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động mới cho văn phòng đại diện. Nếu có nhu cầu, doanh nghiệp có thể yêu cầu cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động.
4. Câu hỏi thường gặp
Trưởng văn phòng đại diện có những trách nhiệm gì?
Theo Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP trưởng văn phòng đại diện có trách nhiệm: (1) chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền; (2) chịu trách nhiệm khi thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền; (3) ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện khi xuất cảnh khỏi Việt Nam (việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài).
Trưởng văn phòng đại diện có được kiêm nhiệm làm người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác?
Căn cứ theo khoản 6 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không được đồng thời kiêm nhiệm làm người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác.
Trưởng văn phòng đại diện kiêm nhiệm làm người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác bị phạt bao nhiêu tiền?
Căn cứ theo khoản 3, khoản 5 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, người đứng đầu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài làm đại diện cho công ty thành lập theo pháp luật Việt Nam thì bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện chi tiết nhất. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nainếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
